8 خطوات لكتابة مذكرة داخلية، وأهم الأنواع التي يجب معرفتها

كتابة مذكرة داخلية من الأشياء الضرورية في ميدان العمل، فهي وثيقة رسمية وإدارية هامة، تشبه إلى حد كبير التقرير.

في هذا المقال نتعرف عليها بشيء من التفصيل، وذلك باستخدام طريقتنا المميزة في سرد المعلومات وتبسيطها وجعلها سهلة ويسيرة ومفهومة للجميع.

وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم:

0533243424

كتابة مذكرة داخلية

في بيئة العمل هناك الكثير من الوسائل والطرق لشرح القضايا التي تدور في العمل، أو لشرح المشاكل وتفصيلها، ورفعها إلى من يهمه الأمر.

فلا بد أن يكون هناك تواصل كامل وفعال أيضًا، بين الموظفين فيما بينهم، وبين الموظفين والمديرين والمشرفين، ونقصد بالتواصل هناك تواصل في إطار العمل.

فأي مشكلة تواجه الفريق في العمل، فإنه يسعى إلى حلها، فإذا لم يستطع فإنه يلجأ إلى الإدارة من أجل توضيح المشكلة التي تواجههم وحلها في أسرع وقت.

هنا يتم عرض الأفكار والحقائق بشيء من التفصيل، فيتم منح الإدارة المعلومات اللازمة حيا ذلك.

كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر

كتابة مذكرة داخلية وسميت داخلية لأنها تكون في إطار مؤسسة العمل، أو في إطار الشركة ، أو في إطار المدرسة أو الجامعة، لذلك فإن كتابة المذكرة الداخلية من الأشياء والأمور الداخلية.

التي لا يحق للجهات الخارجية أن تطلق عليها، وفي حالة كان التواصل مع خارج إطار الشركة، فإن المذكرة تسمى مذكرة خارجية.

أنواع المذكرات الداخلية

لكتابة المذكرة الداخلية أهمية كبيرة، وقبل أن نعرف أهمية كتابة المذكرة الداخلية وتقديمها إلى من يهمه الأمر في حدود العمل، وفي حدود المؤسسة أو الشركة، فلا بد أن نتعرف أولًُا على أنواع المذكرات الداخلية.

فقبل أن تبدأ في كتابة مذكرة داخلية يجب أن تعرف أنواعها، وأنواعها هي:

النوع الأول: تهنئة وشكر

وتكون في إطار الشركة، فإذا كانت هناك مناسبة ما، مثل عيد أو غير ذلك، أو أن أحد الموظفين ترقى إلى منصب أكبر، فإن كتابة مذكرة التهنئة ستكون الأنسب في هذا الأمر.

إذ يبدأ الموظف في كتابة المذكرة ثم تقديمها إلى ذلك الشخص الذي يريد أن يهنئه ويبارك له في أمر ما.

أما إذا حصل الموظف على ترقية، أو علاوة، أو مكافأة أو جائزة، أو تم تكريمه، فإنه يلجأ إلى كتابة مذكرة شكر، وتقديمها إلى المدير العام حتى يشكر له ويقديره على هذا الصنيع وعلى هذا المعروف.

أيضًا يتم تقديم مذكرة الشكر في كثير من الحالات إضافة إلى الحالات التي ذكرناها سابقًا.

النوع الثاني: إحاطة وإبلاغ

من المذكرات الهامة التي تتم كتابتها بشكل مستمر أو دوري “مذكرة الإحاطة” حيث تستخدم في العديد من الأشياء والحوادث، ومن ذلك:

• إحاطة بغياب موظف:

فعندما يغيب الموظف يجب أن تتم إحاطة المدير العام، أو مدير القسم، بأن هذا الموظف قد غاب، وفي حالة كانت فترة غيابه طويلة فإنه يتم اقتراح شخص أو موظف آخر يقوم بعمله حتى يعود من عمله.

وهذا يحدث كثيرًا، فكم من الموظفين الذي يتغيبون عن أعمالهم بعذر أو دون عذر، فلا يوجد هنا متسع للحديث عن سبب الغياب، وإنما ما يعنينا هنا هو غياب الموظف وكتابة المذكرة الداخلية للإحاطة.

• الإحاطة بنقل موظف:

الإحاطة بنقل موظف من قسم إلى قسم، أو من فرع إلى فرع، عند هذا الحدث فإنه يجب إحاطة المدير العام أو من يهمه الأمر في ذلك، وتتم كتابة مذكرة النقل الداخلية، وتقديمها في الوقت المناسب لمن يهمه الأمر في ذلك.

• إحاجة بالإبلاغ:

ومن ضمن أنواع الإحاطات التي يتم تقديمها على هيئة مذكرة، وهي عبارة عن إبلاغ؛ إذ يتم الإبلاغ عن أو الإحاطة بأن أحد الموظفين ترك العمل.

فقد يترك بعض الموظفين عمله دون سابق إنذار، صحيح أن هذا يحدث نادرًا ولكنه موجود وبشكل كبير؛ لذلك يجب إحاطة المسئول عن ذلك في الحال ودون تأخير وكتابة مذكرة داخلية إحاطة بترك العمل، أو بالإبلاغ بترك العمل.

• إحاطة باستقالة موظف:

كما أن هناك من يستقيل من الموظفين، يجب الإبلاغ عن خبر استقالته، ويجب أن يكون الموظف المسئول عن هذا على دراية وافية بهذا الأمر، لذلك يجب كتابة المذكرة الداخلية وتقديمها له، ويكون عنوانها إحاطة باستقالة الموظف الفلاني.

• الإحاطة بموعد هام:

وهناك الكثير من الحوادث والوقائع التي يجب إبلاغ الجهات المختصة عنها، ومن ذلك موعد هام المدير، ففي حالة كان هناك موعد هام مع المدير مع أشخاص آخرين، فإنه يجب إبلاغه عن الموعد وكتابة مذكرة داخلية حتى لا ينسى، وأيضًا يعتبر الأمر رسميًا أكثر من إبلاغه دون مذكرة، وغيرها الكثير والكثير من الحوادث التي يجب أن يحيط المدير العام أو المسئول عنها علمًا.

خدمة كتابة الطلبات

النوع الثالث: مذكرة المعلومات

هذه المذكرة عبارة عن نوع خاص، كما أنه يتم كتابتها عندما يحتاج الموظف إلى وصف أمر ما في الشركة، أو في العمل، أو في حالة حدوث أي مشكلة أو مصيبة.

فإنه يتم كتابة المذكرة الداخلية وتقديمها إلى المدير حتى يصبح على دراية بالموضوع، كما أن يمكن أن يقدمها الموظف في حالة كانت لديه معلومات عن أمر ما ويريد أن يقدمه للمدير.

مثلًا يكون عنده معلومات هامة، أو يريد أن يخبر المدير بشيء ما من اختراعه مثل الأفكار والخطط وغير ذلك من الأشياء التي قد تفيد، وتستدعي أن يتم كتابتها على هيئة مذكرة.

هذه الأنواع التي اتسع لنا المجال لذكرها، وهناك أنواع أخرى كثيرة ومختلفة ، قد يختلف نوع المذكرة، والهدف من كتابتها، ولكن يتم الاتفاق في التصميم والتنسيق الهيكلة، ولكن لا شك أن مضمون كل واحدة يختلف عن الأخرى.

خدمة كتابة الطلبات

كيفية كتابة مذكرة داخلية

فكتابة المذكرة أمرًا سهلًا للغاية، ولا يحتاج منا إلى جهد كبير، بل هناك خطوات سهلة ويسيرة، يمكن للكاتب أن يستعين بها،

إليك الخطوات:

في البداية يجب على الموظف أن يحدد نوع المذكرة، والمراد منها، ولمن سيتم تقديمها، أو إرسالها، ثم يتبع الخطوات القادمة.

1. الاستهلال بالبسملة:

بداية المذكرة يجب أن تستلها بالبسملة، فهي خير ما يبدأ بها الأعمال، ويجب كتابتها في كل خطاب أو مذكرة أو معروض رسمي، وصيغتها المعروفة هي: بسم الله الرحمن الرحيم.

2. تحديد المستلم:

ثم ينتقل مباشرة إلى تحديد لمن تقدم المذكرة، فيتم كتابة الشخص الذي يتم إرسال إليه المذكرة.

3. التحية:

بعد ذلك يفضل كتابة التحية أي تحية الشخص المقدم إليه المذكرة.

4. تحديد نوع المذكرة:

ينتقل مباشرة إلى كتابة موضوع المذكرة، ونعني بهذا أن يتم تحديد نوع المذكرة، كما بينا سابقًا في الفقرات السابقة.

5. كتابة المذكرة:

ثم ينتقل مباشرة إلى كتابة المذكرة، ويفضل أن يبدأ بالعبارات الآتية: نحيطكم علمًا، نود أن نبلغ سيادتكم، نظرًا ل، إشارة إلى موضوع المذكرة أعلاه….الخ

6. الدخول في صلب الموضوع:

الدخول في صلب الموضوع، ويتم كتابتها بشيء من التفصيل، وشيء من السهولة والبساطة، ولا يعقد الأمر ويجعله صعبًا، بل يتم استخدام كلمات مفهومة، وعبارات منسقة.

كما أنه يفضل أن يتم تحويل المذكرة إلى نقاط في حالة كانت طويلة، أو كانت هناك أكثر من موضوع في المذكرة نفسها.

7. التحية الختامية:

في نهاية المذكرة يجب على الكاتب أن يكتب لهم التحية الختامية، مثل: تقبلوا مني خالص الشكر والاحترام، وغيرها من الجمل المماثلة.

8.التوقيع:

في النهاية يجب عليه أن يقوم بالإمضاء أو التوقيع، مع كتابة اسم الشخص المقدم للمذكرة.

بهذا نكون قد تعرفنا على الطريقة الصحيحة والمثالية لكتابة مذكرة داخلية.

نموذج مذكرة داخلية لمدير المدرسة

مع ثورة التكنولوجيا والمعلومات، أصبح استخدام المذكرة قليلًا نوعًا ما، ولكنه ما زال موجودًا، ومستخدمًا، ففي ثورة التكنولوجيا ومع تطور العلم، أصبح الإيميل أكثر استخدامًا، وحل محل المذكرات الورقية بشكل كبير جدًا.

وفي حالة كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة فإنه يجب كتابتها بالكمبيوتر، بدلًا من خط اليد، إلا إذا اضطررت لذلك.

وإليك النموذج:

بسم الله الرحمن الرحيم إلى مدير مدرسة……المحترم السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ثم أما بعد.. الموضوع/ مذكرة داخلية لمدير المدرسة نحيطكم علمًا سيدي المدير بأن ورشة العمل الخاصة بالمدرسين قد أوشكت على النهاية، وقد كان واجبًا علينا أن نبلغكم أن الورشة قد لاقت إعجاب الكثيرين، وأنها كانت محط أنظار المدرسين من مدرستنا ومن مدارس أخرى. وقد نجحت حتى هذه اللحظة نجاحًا كبيرًا، ولم يبق إلا المرحلة الأخير من ورشة العمل التي قامت بها المدرسة، والتي تهدف إلى ……….. غير أن المرحلة الأخيرة تتطلب منكم المشاركة، كما هو موضح في برنامج الورشة. وبهذا فإننا نأمل منكم قبول الدعوة والحضور في الوقت المناسب، والاهتمام بهذا الأمر حتى تنجح الورشة بشكل كلي. وتقبلوا مني خالص التحية والتقدير. الاسم/…. المسمى الوظيفي/… رقم الهاتف/…. التوقيع/…..

نموذج مذكرة داخلية تربية مهنية

يحدث ذلك في الكثير من الأحيان حين يتم ملاحظة أن مستويات الطلاب غير جيدة في مادة ما، فيتم إضافة حصص لهم، وهذه الحصص هي للتقوية.

نحتاج حينها إلى كتابة مذكرة داخلية إلى المدرسة المطلوبة، لنخبرهم بما لاحظنا، وأيضًا تقديم المقترح المناسب، أو الحل المناسب لتفادي هذا الأمر.

إليك نموذج مذكرة داخلية تربية مهنية:

بسم الله الرحمن الرحيم المؤسسة التعليمية في منطقة…… من مدير مدرسة……… إلى وكيل المدرسة……. تحية طيبة وبعد… السلام عليكم ورحمة الله وبركاته الموضوع/ مذكرة داخلية تربية مهنية نحيطكم علمًا أننا لاحظنا في الفترة الأخيرة تدني واضح وقوي في مستويات الطلاب في المرحلة الثانوية العامة، خصوصًا الصف الأخير في مادة الأحياء. وبهذا فإننا قررنا أن يتم تكثيف وزيادة حصص هذا المادة، بحيث تصبح الحصص الأسبوعية لهذه المادة إلى ثلاث حصص بدلًا من اثنتين. وعليه نرجو منكم متابعة الموضوع بشكل مباشر، والعمل بما قلنا في المذكرة، وموافاتنا بالتقارير اللازمة حول هذا الأمر. والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته. مدير المدرسة…… الختم…..

نموذج مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات

بسم الله الرحمن الرحيم من مدير المدرسة الأستاذ…… إلى الأستاذ……. مسئول النشاطات…. تحية طيبة وبعد…. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته نظرًا لما لاحظناه في الآونة الأخيرة من قلة النشاطات، وعدم تفعيلها بالشكل المطلوب، فهي عامة جدًا للطلاب والطالبات، فالجسم السليم في العقل السليم. لذلك فإننا نطلب منكم تفعيل النشاطات بموجب هذه المذكرة. ونرجو منكم الاهتمام بهذا الأمر جيدًا. والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته. مدير المدرسة…. الختم….

اقرأ أيضًا: خطاب طلب تدريب

الأسئلة الشائعة حول كتابة مذكرة داخلية

ما هي الخطوات الأساسية لكتابة مذكرة داخلية بشكل فعّال؟

لكتابة مذكرة داخلية بشكل فعّال، يجب تحديد الهدف الرئيسي، جمع المعلومات بدقة، وتنظيمها بشكل مباشر وواضح، مع مراعاة الدقة والتوقيت في الإرسال.

ما هي أهمية كتابة المذكرات الداخلية في البيئات التنظيمية؟

تعزز المذكرات الداخلية التواصل الداخلي، وتوثق القرارات والتعليمات، وتحدد المسؤوليات بوضوح، مما يسهم في الحفاظ على النظام وتعزيز الشفافية داخل المؤسسة.

كيف يمكن للموظفين استخدام المذكرات الداخلية بشكل فعّال في العمل اليومي؟

يجب على الموظفين قراءة المذكرات بتركيز، والالتزام بالتوجيهات والمعلومات الموجودة، واستخدامها كأداة لتوثيق النشاطات وتسهيل التعاون داخل الفريق.

كيف يمكن للمديرين أن يضمنوا كتابة المذكرات الداخلية بشكل فعال في منظماتهم؟

يجب على المديرين توضيح الأهداف بوضوح، وتوزيع المذكرات بشكل مناسب، ومراجعتها لضمان الدقة والكمال، مع تشجيع الموظفين على التفاعل وتقديم الملاحظات البناءة.

” src=”data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7″ alt=”