قد يواجه الموظفون في مراحل معينة من حياتهم المهنية ظروفًا تدفعهم إلى كتابة خطاب طلب إعفاء من منصب.
قد تكون هذه الظروف شخصية، صحية، أو تتعلق بتغيرات في الأولويات.
لطلب الإعفاء من منصبك بشكل رسمي ومهني، يجب عليك كتابة خطاب طلب يتضمن جميع التفاصيل اللازمة.
في هذا المقال، سنتناول كيفية كتابة خطاب طلب إعفاء من منصب بطريقة احترافية.
يمكنكم التواصل عبر رَقْم الواتس للحصول على أعلي الخِدْمَات المقدمة في كتابة المعروضات والطلبات: 0533243424
جدول المحتويات
طريقة كتابة خطاب طلب إعفاء من منصب
تُعد كتابة خطاب طلب إعفاء من منصب من المهام الإدارية فهو نموذج بسيط يمكن للأطراف المهتمة الأخرى ملؤه بسهولة.
- كتابة التاريخ في التقويم الهجري والميلادي (اختياري).
- املأ بيانات الموظف المتقدم وحدد الجهة المستهدفة (رئيس القسم، رئيس الهيئة، المدير…………………..).
- في العنوان، قم بتدوين أنواع المهام التي يرغب الموظفون في استبعادها.
- اكتب الأسباب التي دفعت الموظف إلى تقديم طلب للإعفاء من هذه المهمة (الإعاقة، الشيخوخة، موظف آخر أكثر خبرة)
- تعديل هذا النموذج وإضافة إمكانية التقديم للإعفاء من المهام الإدارية المناسبة لبيانات أخرى.
- يتم توقيع الموظف.
ما هي طلبات الإعفاء
طلب الإعفاء هو وثيقة رسمية مقدمة من أصحاب الأعمال المهمة، بغض النظر عما إذا كان العمل في وزارة أو موقع رسمي.
يتم أيضًا تقديم هذا المستند أو ما يسمى بطلب الإعفاء في كثير من الحالات، بما في ذلك الحالة الطبية لصاحب الوظيفة أو القضايا الشخصية المحددة.
ووجد أيضًا أنه في وقت كتابة طلب الإعفاء، لا يمكن لأي شخص الاستمرار في العمل بشكل دائم، لذلك هناك ظروف معينة يتقدم فيها العديد من الأفراد للحصول على إعفاءات من مديرين عملهم لأن الشخص عادة ما يعاني العديد من المواقف.
من أكثر الحالات شيوعًا التي تحفز العديد من الأشخاص على التقدم بطلب للحصول على إعفاءات من وظائف محددة هي أن الإصابات الناجمة عن أمراض معينة تتطلب علاجًا مكثفًا.
يمكنك التعرف على: صيغة تظلم قانونية.
الخطوات المطلوبة لكيفية كتابة طلب الإعفاء من الوظيفة
قبل أن تكتب رسالة تطلب الإعفاء من منصب معين، عليك ألا تتسرع في اتخاذ هذا القرار، خاصة عندما تكون غاضبًا، لأن الغضب جنون قصير العمر ولا يصلح لاتخاذ أي قرارات مصيرية، خاصة وأن هذا القرار مرتبط بمصيرك ومصير عائلتك ومعيشتك ومصدر رزقك الوحيد، القوي هو الشخص الذي يسيطر على نفسه عندما يكون غاضبًا.
- كتابة خطاب طلب إعفاء من منصب على الحاسوب، ولأن الكتابة على الحاسب واضحة، يمكن للجميع قراءتها بسهولة دون أي تكلفة.
- التعليمات مكتوبة بخط عريض في بداية الصفحة، والتعليمات هي مستلم الخطاب الذي سترسل إليه رسالة تطلب الإزالة.
- اكتب متطلباتك واذكر الأسباب التي دفعتك لتقديم خطاب طلب الإعفاء، ويجب أن يكون كلمات بسيطة، بعيداً عن العبارات المصطنعة وغير المعروفة أو التي لها أكثر من معنى، وكذلك أكثر من شرح وتفسيرات متعددة، فتكون صياغة خطاب طلب الإعفاء واضحة.
- اكتب اسمك وموقعك وتوقيعك وتاريخك في النهاية، وهو موجود في الجانب الأيسر من أسفل الحرف.
خطوات كتابة الإعفاء عمومًا
في بداية الطلب يجب كتابة اسم الشخص المسؤول عن المؤسسة أو المنصب الذي سيقدم فيه الشخص الطلب بطريقة مناسبة، عادةً في الجزء العلوي من الطلب.
اكتب مقدمة موجزة، بما في ذلك اعتذار بسيط ورسمي لمسؤول أو وزير في السلطة لعدم تمكنه من إكمال العمل بسبب ظروف خاصة.
اكتب ملخصًا قصيرًا عن الحالة التي يمر بها هذا الشخص و التي تمنعه من إكمال العمل مرة أخرى، كأن الحالة التي يعاني منها هذا الشخص هي مرض خاص، وهو من الأمراض المزمنة، لذلك لا تكون قادرًا على العمل بشكل طبيعي بسبب مرض سيئ يؤثر على الشخص المسؤول ونفسك.
وبما أن مسؤوليته المهنية تتطلب منه تقديم هذا الاقتراح حفاظًا على كفاءة العمل وعادة لا يسبب ضررًا لأنه لا يعمل بطريقة أو بأخرى، فمن الضروري له أن يقدم هذا الطلب إلى مشرفك حتى يتم إعفائك من هذا المنصب بسبب عدم كفاءة العمل، لأن الوظيفة تتطلب وجود شخص خالٍ من العيوب أو الأمراض لتعزيز العمل وتحسين كفاءة العمل.
وتختم بأمل أن تتمكن من قَبُول تنحي عن العمل الذي أمارسه، لأنني لم أعد قادرًا على القيام بعملي إلى أقصى حد، لأنه أصبح شاقًا ومتعبًا لي وكلها تتجاوز قدرتي وطاقتي.
وأعبر لكم عن خالص شكري وتقديري.
طالب وظيفة:……………………
رقم الهاتف:……………………………
التوقيع: ……………………………
شروط كتابة خطابات الإعفاء الإدارية
عند كتابة خطابات الإعفاء، يجب مراعاة سلسلة من الشروط، لكي تكون رسمية وهي:
- الاعتماد على لغة حوار بسيطة وواضحة وبليغة، مبنية على مفردات صوتية، والابتعاد عن المفردات المنطوقة، حتى يتمكن متلقي الرسالة من فهم محتواها ومعناها بسهولة.
- يجب أن تكون جميع المعلومات الواردة في الرسالة صحيحة ومسجلة ومعتمدة بحيث يكون لدى المستلم فرصة كافية لقبول محتوى الرسالة أو رفضه.
- المهم أن تكون عبارة الرسالة قصيرة ومقنعة، وتهدف إلى الغرض المقصود من إرسالها، سواء كان طلبًا أو تقديم شكوى أو غير ذلك، وبدون أي تفاصيل إضافية غير مفيدة.
- يجب أن يشير الخطاب الإداري إلى تاريخ التسليم واسم ومحتوى المستلم واسم المرسل وتوقيعه وإذا لزم الأمر يجب إرفاق المستندات المطلوبة.
نموذج كتابة خطاب طلب إعفاء من منصب
إليك نموذج لخطاب طلب إعفاء من منصب يمكن أن تستخدمه كمرجع:
“الاسم: [اسمك الكامل]
رقم الهوية: [رقم الهوية أو الموظف]
الوظيفة: [وظيفتك الحالية]
القسم: [قسمك الحالي]
التاريخ: [تاريخ كتابة الرسالة]
إلى السيد/ السيدة [اسم المسؤول المباشر أو اسم الجهة]
الموضوع: طلب إعفاء من منصب
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
أتقدم إليكم بهذا الطلب لطلب إعفائي من منصبي الحالي كـ [منصبك الحالي] في قسم [قسمك الحالي]، وذلك نظرًا لـ [سبب طلب الإعفاء مثل: ظروف صحية، التزامات أسرية، تغيير في الأهداف المهنية، إلخ]. أود التأكيد على أن هذا القرار لم يكن سهلًا، ولكنه ضرورة تقتضيها الظروف الحالية.
أشكر لكم دعمكم وتفهمكم خلال فترة عملي في هذا المنصب، وأتمنى للشركة دوام النجاح والتقدم.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.
التوقيع:
[توقيعك]
[اسمك الكامل]”
مواصفات خطاب الإعفاء
تتمثل هذه المواصفات في النِّقَاط التالية:
- يجب أن يحتوي الرأس على العنوان الرئيسي لسبب إرسال هذه الرسالة.
- اسم الجهة المتلقية للخطاب، وبعدها يدرج التاريخ.
- عرض اسم مستلم الرسالة سواء كان شخصًا عاديًا أو شخصًا اعتباريًا.
- لا تنسي كتابة البسملة فهي التحية المحببة للجميع وبداية لكتابة الخطاب.
- توضيح عنوان الرسالة ثم توضيح مضمون الرسالة.
- تحية ختامية قصيرة.
- توضيح اسم وتوقيع المرسل.
- انتبه لنوع الورق المستخدم في الكتابة.
- استخدم خطوط واضحة بالحجم المناسب وابتعد عن الخطوط التي تحتوي على رموز أو أشكال غير واضحة.
- انتبه إلى تنسيق شكل ورق الرسالة وتنسيق الهوامش والعناوين.
معوقات العمل الإداري
هناك العديد من المعوقات التي تحول دون تنفيذ العمل الإداري وتتمثل هذه المعوقات في الآتي:
- بعض المؤسسات والشركات مليئة بالفساد أو يطلق عليها المحسوبية بين بعض المسؤولين.
- لا تلتزم القيادة العليا للوكالة باتباع خِطَّة التخطيط الاستراتيجي.
- لا يكون هناك تعاون بين الوحدات الإدارية المختلفة.
- يفتقر الموظفون في الأقسام الإدارية المختلفة إلى الخبرة والتعاون مع بعضهم البعض.
- عدم القدرة على تحديد الأهداف بدقة، ونقص التخطيط المنظم والاستخدام الجيد للموارد.
- تجاهل العمال والموظفين المكلفين بإتمام المهام الإدارية لأداء هذه المهام، فيقع العبء على عاتق شخص واحد.
أهم الأسئلة الشائعة حول كتابة خطاب طلب إعفاء من منصب
ما هو الوقت المناسب لتقديم طلب الإعفاء من المنصب؟
يُفضل تقديم طلب الإعفاء في وقت يسمح لجهة العمل بترتيب الإجراءات اللازمة لضمان استمرار العمل بشكل سلس.
عادةً ما يكون هذا قبل فترة كافية من التاريخ المرغوب للإعفاء، مثل شهر أو أكثر.
هل يجب توضيح الأسباب في خطاب طلب الإعفاء؟
نعم، من المهم توضيح الأسباب بشكل موجز وصادق. يمكن أن تكون الأسباب صحية، أسرية، أو تتعلق بتغيرات في الأهداف المهنية.
هذا يساعد في توضيح موقفك لجهة العمل ويظهر الاحترام للمؤسسة.
هل يمكن رفض طلب الإعفاء من المنصب؟
نعم، يمكن أن ترفض جهة العمل طلب الإعفاء إذا لم تكن الظروف تقتضي ذلك أو إذا لم يكن هناك بديل مناسب.
من المهم مناقشة الأمر مع المسؤولين وفهم أسباب الرفض المحتملة.
هل يجب تقديم مستندات داعمة مع طلب الإعفاء؟
في بعض الحالات، قد يكون من المفيد تقديم مستندات داعمة مثل التقارير الطبية أو خطابات من جهات معتمدة تشرح الظروف التي دفعتك لطلب الإعفاء.
كيف يمكنني التأكد من قبول طلب الإعفاء؟
بعد تقديم الطلب، تأكد من الحصول على تأكيد خطي بالموافقة من الجهة المسؤولة. هذا يضمن توثيق جميع الإجراءات والموافقات.
ماذا أفعل إذا رُفض طلب الإعفاء؟
إذا تم رفض طلبك، ناقش الأسباب مع المسؤولين وحاول الوصول إلى حلول بديلة قد تتضمن تعديلات في العمل أو جدولة جديدة تناسب ظروفك.
هل يجب تقديم إشعار فترة زمنية قبل ترك المنصب؟
نعم، من الأفضل تقديم إشعار بفترة زمنية كافية قبل ترك المنصب. هذه الفترة تسمح لجهة العمل بإيجاد بديل وترتيب الأعمال بطريقة سلسة.
هل يمكن طلب الإعفاء من المنصب والاحتفاظ بالوظيفة في الشركة؟
نعم، في بعض الحالات يمكن طلب الإعفاء من منصب معين مع البقاء في الشركة في وظيفة أخرى تناسب ظروفك الحالية.
يجب مناقشة هذا الخيار مع إدارة الموارد البشرية.
هل يؤثر طلب الإعفاء على مستقبلي المهني في الشركة؟
يعتمد ذلك على الطريقة التي يتم بها التعامل مع الطلب.
إذا تم تقديم الطلب بشكل مهني ومناسب وتم التواصل بشكل جيد مع الإدارة، فمن الممكن أن تحتفظ بسمعتك المهنية الجيدة في الشركة.
ما هي الخطوات التالية بعد تقديم طلب الإعفاء؟
بعد تقديم الطلب، انتظر الحصول على رد رسمي من الجهة المسؤولة. قد يتم طلب لقاء لمناقشة التفاصيل والتأكد من جميع الجوانب المتعلقة بالإعفاء. تأكد من توثيق جميع الإجراءات والاتفاقات.
أخيرًا نتمنى أن نكون قدم قدمنا لكم كل ما تريده حول طريقة كتابة خطاب طلب إعفاء من منصب، كما قدمنا عينة من تلك الخطابات، مع توضيح الشروط وأهم المعايير والمميزات التي يجب إتباعها من أجل إنشاء خطاب أعفاء مقنع، ويمكنكم التواصل عبر الواتس التالي: 0533243424
