هل تريد معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية بالطريقة المثالية خطوة بخطوة؟

إذن أنت في المكان الصحيح!! في هذا المقال نقدم لك كل ما تريد معرفته وتعلمه حول كتابة الخطاب الرسمي، فابقوا معنا حتى نهاية المقال لتعم الفائدة أكثر.

يمكنك طلب الخدمات الكتابية التي نقدمها لكم، عبر هذا الموقع، بما يخدم وضعك ويناسب ظروفك، تواصل الآن معنا عبر الواتساب على الرقم التالي: 966533243424

تعريف الخطاب الرسمي لجهة حكومية

علاقة المواطن بالجهات الحكومية علاقة وطيدة ولا مفر منها، بل يبقى على تواصل مع الجهات الحكومية بأي طريقة كانت، وهذا التواصل يحتاج إلى خطاب رسمي.

فالخطاب الرسمي لجهة حكومية: هو خطاب يتم كتابته بطريقة رسمية وتقديمه للجهات الحكومية، لعرض قضية ما، خاصة به؛ لذلك يجب على المواطن معرفة الطريقة الصحيحة والرسمية لكتابته.

كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

في هذه الفقرة نقدم لكم فيها الخطوات الصحيحة لكتابة الخطاب الرسمي.

يحتاج الخطاب الرسمي  إلى كتابته بطريقة رسمية، وذلك من خلال اتباع بعض الخطوات المعدة لهذا، وذلك ما يجعل الخطاب يكون رسميًا، ويكون أيضًا مرتبًا ومنسقًا، فهيا بنا ننتقل إلى الخطوات من أجل معرفة كيفية كتابة الخطاب الرسمي.

1. كتابة البسملة:

عند بدء أي خطاب رسمي يجب كتابة البسملة، وذلك في كل الخطابات الرسمية، وموقعها: في وسط رأس الصفحة، وتكون بالصيغة المعروفة لها: بسم الله الرحمن الرحيم.

2. كتابة الجهة:

كتابة الجهة التي يتم إرسال الخطاب الرسمي إليها، وهذه الجهة يتم اختيارها وكتابتها حسب الموضوع وحسب الحاجة، فمثلًا إذا كنت تريد أن تكتب خطاب شكوى، فيمكنك تقديمه مثلًا: إلى ديوان المظالم، أو إلى الديوان الملكي، وهكذا، غير أن هناك خطابات رسمية خاصة مثلًا، إذا كنت تعمل في التعليم، وتريد خطاب نقل، فإنك تعمل على كتابته إلى وزارة التعليم، وهلم جرَّا.

3. تحية الجهة:

تحية الجهة المقدم إليها معروض رسمي لجهة حكومية، ونرى أنه من الضروري كتابته، غير أن هناك من يرى الاكتفاء بكتابة أما بعد ثم الانتقال إلى موضوع الخطاب، لكن الصحيح هو تحية الجهة المقدم إليها الخطاب، ومن ذلك كتابة مثلًا: تحية طيبة وبعد.. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أو السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. ثم أما بعد.

4. كتابة موضوع الخطاب:

كتابة موضوع الخطاب، وموضوع الخطاب يكون عبارة عن كلمات قليلة مركزة، يتم كتابتها بهذا الشكل حتى تجذب انتباه القارئ، فالقارئ عندما يأخذ الخطاب فإنه أول ما يبحث عنه هو الموضوع، ليعرف ما يحتوي الخطاب، وما هو موضوعه.

5. المقدمة:

بعد ذلك كله يتوجه كاتب الخطاب إلى الدخول في موضوع الخطاب، ومن ذلك كتابة الإشارة، وهي: بالإشارة إلى الموضوع أعلاه، ثم يبدأ في سرد الخطاب، كما أنه يفضل أن تكون مقدمة الخطاب محتوية على كلمات يتم فيها شكر الجهة المرسل إليها الخطاب وكتابة الإنجازات التي يقومون بها، وهذا من جانب استعطاف الجهة، وتقديم الشكر بين أيديهم، فمن لا يشكر الناس لا يشكر الله.

6. جسم الخطاب:

بعد تلك المقدمة ينتقل كاتب الخطاب إلى موضوع الخطاب، سواء شكوى، أو طلب نقل، أو تهنئة، أو أي شيء، ويتم كتابته بطريقة احترافية، منسقة ومرتبة، يتم ترتيب العبارات، وتنسيق الكلمات، واختيارها بعناية، حتى وإن كان الخطاب شكوى، فإنه لا يفضل أن يتم كتابة الكلمات السيئة، فمن الرسمية في كتابة الخطاب تجنب هذه الكلمات.

7. الثناء وكتابة كلمات الدعاء:

نهاية الموضوع يفضل كتابة كلمات ترجي للجهة التي تم إرسال الخطاب إليها، حتى يتم قبول الخطاب، مع كتابة كلمات الدعاء لهم، والتمني لهم بالتفوق والازدهار في حياتهم العملية والعلمية.

8. ختم الخطاب الرسمي:

وفي الأخير يتم ختم الخطاب الرسمي بكتابة البيانات الشخصية لمرسل الخطاب، حتى يتم التعرف عليه والتواصل معه، كما أنه من الممكن كتابتها في بداية الخطاب، وهذه البيانات يجب أن تكون محتوية على: الاسم كما في الهوية الوطنية، ورقم الهوية الوطنية، وفي حالة كان مقيمًا يكتب الاسم كما في الإقامة مع رقم الإقامة، إضافة إلى رقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، ومحل الإقامة، وأخيرًا التوقيع.

أهم النصائح عند كتابة شكوى خطاب رسمي

بعد أن تعرفنا على الخطوات الصحيحة والدقيقة لكتابة الخطاب الرسمي لجهة حكومية ننتقل وإياكم إلى معرفة بعض التنبيهات التي يحتاج إليها كاتب الخطاب الرسمي، فلا بد من أخذها بعين الاعتبار، ثم ننتقل إلى كتابة خطاب شكوى في الفقرة القادمة إن شاء الله، وهذه التنبيهات نقدمها لكم في السطور القادمة:

1. استخدام الألفاظ الرسمية:

يجب على الكاتب التنبه إلى استخدام الألفاظ الرسمية، والابتعاد عن العامية والكلمات الدارجة، فبعض الكلمات العامية قد لا تفهم عند بعض الناس، لذلك يجب توخي الحذر، حتى لا يتم رفض الخطاب، ومن جهة ثانية الالتزام بأدب الحوار الرسمي، من ذلك انتقاء الكلمات انتقاءً.

2. عدم الكتابة بخط اليد:

عدم الكتابة بخط اليد، وفي العصر الحالي الذي نعيش فيه أصبح من السهل استخدام الكمبيوتر، وأصبح من السهل تقديم الخطاب الرسمي بطريقة مرتبة ومطبوعة، كما أن الكتابة بالكمبيوتر تكون أكثر وضوحًا وأكثر رسمية، وأكثر تفننًا، ويسهل تصحيح الأخطاء، كما أنها تعتبر أسهل للاستخدام، لذلك يجب أن تتم الكتابة بالكمبيوتر، ثم طباعة الخطاب والتوقيع عليه وتقديمه إلى الجهة المقصودة.

3. التنبه للأخطاء الإملائية والنحوية:

كما يجب على الكاتب التنبه للأخطاء الإملائية والنحوية، فمن الخطأ تغافل الأخطاء الإملائية والنحوية، لذلك التنبه لهذا الأمر مهم جدًا، وهناك من لا يتحمل رؤية الأخطاء الإملائية في الرسائل العادية على وسائل التواصل، فما بالك بخطاب رسمي مقدم لجهة رسمية حكومية، لذلك يجب مراجعته جيدًا، ويفضل عرضه على شخص آخر لمراجعته على أن يكون لديه الخبرة الكافية في المراجعة.

4. التنبه أيضًا لأماكن علامات الترقيم:

التنبه أيضًا لأماكن علامات الترقيم، ومن ذلك أماكن وضعها في الأماكن الصحيحة والمناسبة لها، وعدم الإكثار من عبارات وعلامات التعجب.

5. استخدام أسلوب النقاط:

حيث يمكن استخدام النقاط أثناء كتابة الخطاب، وهو أفضل من كتابة الخطاب في قطعة واحدة، فالنقاط تكون أسهل للفهم وأيسر، وكما أنها تكون واضحة بما يكفي، وتسهل على القارئ قراءة الخطاب دون ملل كما في القطعة الواحدة، كما يسهل عليه الانتقال والحصول على المعلومات التي يريد.

هذا ما مر علينا من تنبيهات، وهي الأهم، ولذلك يجب التنبه لها جيدًا أثناء كتابة خطاب رسمي.

اقرأ أيضًا:

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

في هذه الفقرة التي بين أيدينا نقدم لكم خطاب لجهة حكومية تحت موضوع: خطاب شكوى، والذي يقدمها أحد المواطنين إلى الديوان الملكي السعودي.

نعرف تفاصيل الشكوى في الخطاب التالي:

(ملاحظة: يجب تطبيق الخطوات السابقة أثناء كتابة الخطاب، مع الأخذ بعين الاعتبار التنبيهات التي تم ذكرها سابقًا)

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى معالي وزير الديوان الملكي…الموقر

تحية طيبة وبعد…

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته..

الموضوع/ شكوى خطاب رسمي لجهة حكومية

أحب أن أنتهز هذه الفرصة وأقدم لكم شكري وتقديري لسيادتكم، وذلك لما تقدمونه من خدمات للمواطنين المواطنات، والمقيمين والمقيمات، من تسهيلات لمعاملاتهم، ومن قبول لمعروضاتهم وخطاباتهم، ومساعدة المحتاج منهم، والسماع للمشتكي منهم ونصرته، فلكم جزيل الشكر والتقدير على هذا كله، وهذا غيض من فيض، ونقطة من نهر، نسأل الله أن يجعل كل ذلك في ميزان حسناتكم وأن يوفقكم لما يحبه ويرضاه.

سيدي معالي الوزير:

قبل حوالي خمس سنوات، أتى إليّ أخي الصغير (الاسم….رقم الهاتف….) وطلب مني أن أشرف على بناء بيته، وعلى العمال الذي يعملون هناك، فوافقت على ذلك مباشرة، لأنني دون عمل في ذلك الوقت.

واتفق معي على أن يعطيني السيارة الخاصة به عند الانتهاء أو ما يقابلها مال، على أن تكون جميع المصاريف الخاصة بي من عنده طالما وأني هناك في بيته ومشرف على العمال.

ومرت الأيام سريعًا، وتحملت كل أنواع التعب والصخب من العمال والمعاملات وغير ذلك الكثير، على أمل أن يكون لدي شيء معين عند الانتهاء من البناء.

وبعد حوالي ثلاث سنوات تم الانتهاء من البناء، وسلمت لأخي المفاتيح لبيته وهو جاهز، لم يتبقَ إلا الأثاث ثم يسكن مباشرة.

وأشهد الله أني أشرفت بكل أمانة وإخلاص، وقد كنت أختار له كل شيء فيه مصلحته، ولو كان ذلك البيت بيتي لما أخترت غير ذلك الذي أخترت له.

وفي الأخير أخبرته أن يعطيني ما أتفقنا عليه، أخبرني أن السيارة عرضها للبيع، وإذا أردت أن أشتريها فلا بأس سيبيعها لي، عندها شعرت بالحزن الكبير في قلبي، كيف لا وهو أخي الصغير، ثم يقول لي هكذا.

فقررت أن أذكره باتفاقنا في البداية، فقال لي، معك حقك وزيادة، هناك أشياء مفقودة كثيرة ونقود لم يتم حسابها.

وقد كنت أستلم منه أي مبلغ مالي سواء صغير أو كبير، وأرفع له التقرير الخاص بذلك المبلغ، أين صرفته مع إرسال الفواتير.

فقلت له الله شاهد بيننا، والفواتير والسندات والتقارير كلها موجودة، قال لي: سهل سامحك الله.

وكأنه يريد أن يتخلص مني بأسلوب لا أقول إلا أنه غير مناسب، وهناك كلمة أخرى ولكني أتحفظ بها.

وفي هذا فإني أرفع إليكم هذه الشكوى ضد أخي، ليس من أجل الحصول على حقي المتفق عليه، بل لما أشاع فيما بعد هو وزوجته بين الناس، أني أكلت ماله، وأنه كان بإمكانه أن يبني ثلاثة أدوار بدل الدورين، وغير ذلك من الكلام الكبير الذي لم أتحمله، وما يزال يتردد على ألسنة الناس حتى هذه اللحظة.

وقد تركت كل شيء، ولا أريد منه أي مال أو تعويض، كل ذلك لله.

ولكنه طالما فعل الذي فعل، فلا بد أن يحاسب على كلامه، ويحاسب على قوله الزور والكذب.

وقد حاولت معه لأكثر من مرة، أن يرجع عن قوله، وأنني الكبير ويجب عليه أن يحترمني، وأن يتق الله فهو يعرف أني لم آخذ ولا ريالًا واحدًا حرامًا، ويعرف أين ذهب ماله كله.

ولكنه أخذته العزة بالإثم، وتكبر علي، وأبلغ شيخ القبيلة أنه يريد حقه الذي ادعاه!!

ولا أقول إلا حسبنا الله ونعم الوكيل، وإنا لله وإنا إليه راجعون.

معالي الوزير:

أرجو منكم قبول خطابي هذا، على أن يتم الأمر بصورة ودية حتى لا أخسر أخي للأبد، فقد يكون لكم الكلمة العليا التي يخضع لها.

هذا وجزاكم الله خيرًا

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الاسم/….

رقم الهاتف/..

رقم الهوية الوطنية/…

العنوان/..

التوقيع/…

أهم الأسئلة الشائعة

1. ما هو الخطاب الرسمي لجهة حكومية؟

هو رسالة مكتوبة تُوجه إلى جهة حكومية معينة لأغراض متعددة مثل طلب المساعدة، تقديم شكوى، أو الإبلاغ عن قضية معينة.

2. ما هي العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في الخطاب الرسمي؟

يجب أن يتضمن الخطاب: التحية الرسمية، مقدمة توضح الغرض من الخطاب، تفاصيل الموضوع، اقتراحات أو طلبات محددة، وخاتمة تتضمن الشكر والتوقيع.

3. كيف يمكن كتابة خطاب رسمي بطريقة صحيحة؟

يجب أن يكون الخطاب واضحًا وموجزًا، مع استخدام لغة رسمية ومحترمة، وتجنب الأخطاء الإملائية والنحوية.

4. ما هي الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة خطاب رسمي؟

تجنب استخدام لغة غير رسمية، عدم وضوح الغرض من الخطاب، وتجنب الأخطاء الإملائية والنحوية.

5. هل هناك نماذج جاهزة يمكن استخدامها لكتابة خطاب رسمي؟

نعم، هناك العديد من النماذج الجاهزة التي يمكن استخدامها كمرجع لكتابة خطاب رسمي، ويمكن العثور عليها عبر الإنترنت.

6. كيف يمكن إرسال الخطاب الرسمي إلى الجهة الحكومية؟

يمكن إرسال الخطاب عبر البريد الإلكتروني، البريد العادي، أو تسليمه شخصيًا إلى الجهة المعنية.

اقرأ أيضًا: 

بهذا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا خطاب رسمي لجهة حكومية، وتكون قد أصبحت عزيزي القارئ قادرًا على كتابة الخطاب الرسمي بكل سهولة ويسر، ولطلب المساعدة أو الاستفسار وطلب الخدمة يمكنكم التواصل معنا عبر الواتساب على الرقم التالي: 966533243424