كتابة خطابات رسمية: رغم التطور الكبير الذي وصلنا إليه، إلا أننا ما زلنا بحجاة كبيرة إلى كتابة الخطاب الرسمي، في هذا المقال نتعرف على طريقة كتابة الخطاب الرسمي، وما هي أنواع الخطابات الرسمية، ويتخلل ذلك الكثير من المعلومات الهامة والمفيدة حول الخطابات الرسمية مع أمثلة توضيحية، كل ذلك نقدمه لكم بطريقة مختلفة مميزة ورائعة، فابقوا معنا.
للحصول على خدمة كتابة خطابات رسمية بالطريقة الصحيحة يمكنكم طلب الخدمة مباشرة عبر التواصل معنا عبر الواتس آب على الرقم: 0533243424.
جدول المحتويات
كتابة خطابات رسمية
ما هو الخطاب الرسمي:
هو عبارة عن مستند يتم توجيهه إلى جهة معينة، قد تكون هذه الجهة إما أشخاص أو شركات، يتم كتابته بطريقة رسمية، تختلف عن حديثنا اليومي العابر، وبتنسيق معين وترتيب متفق عليه، ويضبط هذا بعض المعايير الهامة والتي لا يختلف عنها اثنان.
بهذا نعرف أن كتابة خطابات رسمية لا يكون بشكل عادي، بل لا بد من أن تكون هناك خطوات معينة لكتابة خطابات رسمية.
وهذا يقودنا إلى التساؤل عن كيفية كتابة خطابات رسمية وما هي خطوات كتابة خطابات رسمية، وهذا ما سنتعرف عليه لاحقًا في مقالنا لهذا، وقد كان حرصًا من موقع معاريض على أن تكتمل المعلومة ويكتمل العقد لدينا في هذا المقال أن نتحدث على كل أجزاءه.
وقبل أن نتكلم عن كيفية كتابة خطابات رسمية يجب علينا أن نعرف أولًا ما هي أنواع الخطابات الرسمية.
أنواع الخطابات الرسمي:
- خطاب عمل: وهذا يكون في الغالب بين الشركات، مراسلات بين الشركات والأشخاص، ومن الممكن أن يكون بين الأشخاص والشركات أيضًا، للاتفاق على أعمال فيما بينهم، أي أن هذا الخطاب يكون خطاب عمل فقط، وكل ما يحتويه هو على العمل فقط.
- خطابات المبيعات: وهذا النوع من الخطابات الرسمية يكون لطلب البضائع وغيرها من المستلزمات الخاصة، وهذا في الغالب يكون موجهًا إلى إدارة المبيعات في أي شركة تقدم بعض المنتجات أو البضائع.
- خطابات التوصية: وقد تسمى أحيانًا خطابات التزكية، وهذه الخطابات تكون للتوصية على أحد الموظفين من أجل ترقيته أو من هذا القبيل، كما أنه يمكن أن يكون خطابًا رسميًا من مدير الشركة إلى أي شركة أخرى أو إلى من يهمه الأمر في تزكية هذا الشخص، وفي اعتباره محترفًا في عمله وأنه شخص مناسب في الوظيفة التي تم عرضها، على أن هناك أنواع كثيرة لخطابات التوصية.
- خطابات الاستقالة: وهي أيضًا من أنواع الخطابات الرسمية، فالموف الذي يحتاج إلى تقديم استقالته فإنه لا بد أن يقدمها على شكل خطاب رسمي.
- خطابات نقل: أيضًا هذا من ضمن الخطابات الرسمية، حتى وإن كان الخطاب سواء سفلي أي من الإدارة إلى الموظفين، أو علوي من الموظفين إلى الإدارة، هذا كله من ضمن الخطابات الرسمية، لذلك خطاب النقل وطلب النقل من قبل الموظف وإرسال الخطاب إلى الإدارة العامة هذا في حد ذاته يعتبر خطابًا رسميًا.
- أخرى: وهناك الكثير من أنواع الخطابات الأخرى، مثل: خطابات التعيين، وخطابات الترقية، وخطابات التهنئة، وخطابات طلب فتح حساب، وخطاب استلام، وخطاب مباشرة عمل، وخطاب تفويض، وخطاب طلب مساعدة، وغيرها من الخطابات الكثيرة والتي يتم كتابتها، سواء في الشركات فيما بينها، أو في الجهات الحكومية من جهة إلى جهة، أو غير ذلك مما ذكرنا في الشركة نفسها، من الموظف إلى الإدارة، أو من الإدارة إلى الموظف.
كيفية كتابة خطابات رسمية
عند كتابة خطابات رسمية فلا بد من الالتزام ببعض الخصائص والمميزات، وهذه الخصائص والمميزات تتمتع بها الخطابات الرسمية، فحين كتابة الخطابات الرسمية يجب مراعاتها والانتباه لها.
خصائص ومميزات الخطابات الرسمية:
الخطاب الرسمي لا يتم كتابته إلا لسبب معين ووجيه، فقد يلجأ مدير الشركة إلى كتابة الخطابات الرسمية عندما يريد شيئًا ما من الموظفين، وقد يلجأ الموظف لذلك كذلك عندما يريد شيئًا ما وضروري ويحتاج إلى كتابته على هيئة خطاب رسمي.
اختيار اللغة الرسمية للكتابة، فعند كتابة خطابات ومعاريض رسمية فإنه من الضرورية الكتابة بشكل رسمي، واختيار كلمات مناسبة وعبارات متزنة، والابتعاد عن الكلمات المبتذلة وغير المناسبة، فالخطاب الرسمي ليس كالحديث اليومي، لا ليس هو كذلك بل يجب الالتزام بأدبيات الحوار الرسمي، وتنسيق الخطاب الرسمي، فالخطاب الرسمي لا يتم كتابته بطريقة عشوائية، فهناك خطوات يجب اتباعها، وسنتعرف عليها في الفقرة القادمة.
قد يحدث أن تقوم بكتابة خطابات رسمية إلى جهة وأنت لا تعرفها، مثلًا خطاب شكوى لشركة معينة، قد لا تعرف أحد في تلك الشركة، ومع ذلك يتوجب عليك أن تكتب الخطاب بشكل لائق ومؤدب، وبشكل مميز، وأن تحافظ على تنسيق الخطاب الرسمي.
أيضًا من مميزات الخطاب الرسمي ألا يكون طويلًا جدًا، فمن المؤكد أن الذي ترسل إليه الخطاب هو شخص مسؤول جدًا، ولديه الكثير من المسئوليات في عمله، فالخطاب الطويل يحتاج إلى وقت لذلك، لذلك فإن من غير المناسب كتابة خطاب رسمي طويل، بل الاختصار والتوسط في كتابة الخطاب من خصائصه ومميزاته، بحيث إن الهدف من الخطاب يكون موجود وتصل الفكرة إلى الشخص المتلقي.
خلوه من الأخطاء الإملائية: وهذا ضروري جدًا، حيث إنه من الضروري أن يراجع الخطاب الرسمي، حتى يكون خاليًا من الأخطاء الإملائية.
طريقة كتابة خطابات رسمية
بعد أن تعرفنا على أنواع الخطابات الرسمية ومميزات الخطابات الرسمية نأتي معكم إلى معرفة طريقة كتابة خطابات رسمية، فعند كتابة الخطابات الرسمية لا بد من خطوات يجب اتباعها والتركيز عليها، حتى يكون الخطاب أكثر تناسًقا وأكثر رسمية، فمن مميزات الخطاب الرسمي أن يتم تنسيقه على نسق رسمي.
خطوات كتابة خطابات رسمية:
- الاستهلال بالبسملة: وهذه أول خطوة لكتابة الخطابات الرسمية، في جميع أنواع الخطابات الرسمية يجب أن يبدأ الكاتب بكتابة البسملة، فهي خير ما يبتدئ بها الأعمال، وصيغتها المشهورة: بسم الله الرحمن الرحيم.
- التوجيه: كتابة توجيه الخطاب، في البداية يجب اختيار الجهة المناسبة لتوجيه الخطاب الرسمي إليها، ثم بعد ذلك يتم كتابة: إلى مدير الشركة، أو إلى مدير المصنع، أو إلى الديوان الملكي، واختيار الجهة يعتمد على نوع الخطاب وما الغرض منه.
- التحية: بعد كتابة الجهة التي يتم الإرسال إليها، يتم بعدها مباشرة بتحية هذه الجهة، وللتحية أثر كبير في القلوب، لذلك من الضروري كتابة التحية المناسبة، وهناك صيغ كثيرة لكتابة التحية، منها: حياكم الله تحية طيبة وبعد، أو تحية طيبة وبعد، ثم السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ويمكن تقديم السلام، ثم كتابة ثم أما بعد.
- الموضوع: بعد التحية مباشرة ينتقل إلى كتابة الموضوع، وهو عبارة عن كلمات قوية وقليلة تشير إلى موضوع الخطاب كاملًا، فلا يكون طويلًا، ولا يكون عامًا، وعامًا مثل: خطاب رسمي فقط، بل يجب تخصيصه وكتابة: خطاب طلب نقل.
- بعد الموضوع ينتقل الكاتب إلى كتابة مقدمة متن الخطاب، وفيه في الغالب تحية الجهة المرسل إليها، وذكر الإنجازات التي يقدمونها، والخدمات التي يقدمونها للموظفين، وهذه المقدمة هي في الأساس تختلف باختلاف الخطاب نفسه وموضوعه، لذلك من باب أولى وفي فرصة لكتابتها فيكتبها، وإذا كان غير ممكن كتابتها بسبب نوع الخطاب أو غير ذلك، فإنه يتم كتابة بالإشارة إلى الموضوع أعلاه، ويبدأ في سرد الخطاب.
- متن الخطاب: بعد المقدمة يبدأ الكاتب في كتابة متن الخطاب ويكتب فيه كل ما يحتاج إلى كتابته بطريقة سهلة وسلسلة، وأسلوب شيق وممتع ولا يجعل من الخطاب خطاب سردي، بل يجب أن يحتوي على كلمات قوية ورسمية، وحسب موضوع الخطاب يكون اتجاه الخطاب، فإذا كان الخطاب خطاب أمر كان فيه من الحزم والشدة ما يحتاج إلى ذلك، وإذا كان خطاب طلب نقل أو طلب مساعدة فإنه يكون فيه من الطلب والرجاء ما يحتاج دون ذل، وعلى هذا قس على جميع أنواع الخطابات.
- خاتمة الخطاب: وفي هذه الخاتمة، ينهي الكاتب خطابه، وهذا يعتمد أيضًا على نوع الخطاب، فعلى نوع الخطاب تكون الخاتمة.
- بيانات صاحب الخطاب: يتم كتابة بيانات صاحب الخطاب من الاسم الكامل، ثم رقم الهوية الوطنية، وكذلك رقم الهاتف مع التوقيع، وفي حالة كان صاحب الخطاب هي الشركة فإنه يتم كتابة اسم المدير العام أو الإدارة المسؤولية ثم ختم الشركة.
- باتباع الخطوات التي تم ذكرها لا شك أن الخطاب سيكون رسميًا ورائعًا وقويًا ومقبولًا بإذن الله.
خدمات كتابة خطابات ادارية
ما هو الخطاب الإداري:
هو الخطاب الذي يتم داخل إطار الشركة أو مؤسسة العمل ذاتها، وهذا يتم بصورة رسمية تامة، مثلًا: الموظفين فيما بينهم، أو من الإدارة للموظفين، أو من الموظفين إلى المشرفين والمدراء، وهكذا.
وكتابة الخطاب الإداري يجب أن يكون باتباع خطوات رسمية، وهي ذاتها الخطوات السابقة التي ذكرناها، فيجب الالتزام بها لكتابة أي خطاب رسمي.
وفي حالة لم يكن لديك الخبرة والمهارة الكافية لكتابة خطابات رسمية، يمكن أن تطلب خدمات كتابة خطابات إدارية من هذا الموقع المميز، فهو يقدم لكم خدمات كتابية كثيرة من بينها، خدمة كتابة خطابات رسمية.
كتابة خطابات ادارية
وهذا الخطاب يكون من الإدارة إلى الموظفين، حيث يكون عبارة عن تعميم هام من قبل الإدارة للموظفين:
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى السادة مدراء الأقسام….المحترمين
إلى الموظفين في كل الأقسام….المحترمين
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
ثم أما بعد…
الموضوع/ خطاب إداري بعنوان: تعميم هام
إشارة إلى الموضوع أعلاه فإننا في الإدارة قررنا الآتي:
إيقاف العمل في أوقات الصلوات، حيث يتم التوقف عن العمل لمدة ربع ساعة للصلاة، أثناء وقت أي صلاة، ولا يحسب ذلك من الغياب أو التهرب من العمل.
تأخير وقت بدء الدوام إلى الساعة التاسعة صباحًا بدلًا من الساعة الثامنة صباحًا، وذلك بسبب دخول فصل الشتاء، وفيه يكون الجو باردًا صباحًا، وقد لا يكون الموظف في حالة تسمح له أن يبدأ عمله بكل نشاط وحيوية بسبب البرد الشديد، لذلك يتم تأخير الوقت ساعة واحدة فقط.
يتم تقديم وجبة الإفطار كل يوم خميس لجميع الموظفين، على أن يكون يوم الخميس هو يوم نهاية الأسبوع والإجازة هي الجمعة فقط، وهذا القرار يسري من تاريخه.
إقفال مكاتب العمل أو الشركة بالكامل بعد انتهاء الدوام بساعة واحدة فقط، وفي حالة الحاجة إلى العمل بعد ذلك فإن ذلك يتم بصفة رسمية من المدير وتوجيه رسمي منه، ونتمنى عدم مخالفة ذلك من قبل الموظفين ومدراء الأقسام.
يتم العمل بهذه القرارات من تاريخ صدروها وهو المسجل أعلاه في رأس الصفحة.
نشكركم على الالتزام بنظام وسياسة الشركة.
ونتمنى لنا جميعًا التقدم والازدهار.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
المدير العام
الختم
اقرأ أيضًا: تعرف على فن كتابة الخطابات الرسمية من معاريض 2022
وصلنا معكم إلى نهاية مقالنا هذا: كتابة خطابات رسمية، قدمنا لكم فيه طريقة كتابة خطابات رسمية، مع أنواع الخطابات الرسمية، وما هي مميزات الخطاب الرسمي، كل ذلك بلغة سهلة وبسيطة، وسرد ممتع ومفهوم.
للحصول على خدمة كتابة خطابات رسمية بالطريقة الصحيحة يمكنكم طلب الخدمة مباشرة عبر التواصل معنا عبر الواتس آب على الرقم: 0533243424
