في كل مرة نحتاج إلى اجتماع، تكون الحاجة ماسة لكتابة نموذج محضر اجتماع، يتم التسجيل فيه أهم النقاط التي تم الاتفاق عليها الاجتماع، وما هي مخرجات الاجتماع الحقيقية.
وهذا يحدث تقريبًا في كل اجتماع، من أجل تسجيل النقاط الأساسية المتفق عليه، في هذا المقال نتحدث عن هذا الأمر بشيء من التفصيل،
وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: 0533243424
جدول المحتويات
أهمية كتابة نموذج محضر اجتماع
عندما تعمل في مؤسسة أو في جمعية أو في شركة، فإنه يتطلب منك اجتماعًا بين الحين والآخر، وذلك من أجل مناقشة سير العمل السابق، مع الخطة القادمة للعمل.
وفي حالة وجود أي طارئ أو حدوث مشكلة، أو شيء ما يتطلب اجتماعًا فإنه يتم عقد اجتماع من أجل ذلك كله، ولكن لا بد من كتابة نموذج لمحضر الاجتماع.
يتم تسجيل كافة النقاط الهامة التي تمت مناقشتها حتى يتسنى لنا العودة إلى ما تم مناقشته في الاجتماع في أي وقت نريد.
كما أنه يتم التوقيع على النموذج من قبل رؤساء الاجتماع وأحيانًا يكون التوقيع من قبل الجميع.
اقرأ أيضًا: صيغة خطاب رسمي لمكتب العمل
كيفية كتابة نموذج محضر اجتماع
كتابة محضر اجتماع تتطلب تنظيمًا ودقة لضمان توثيق جميع النقاط الهامة التي تمت مناقشتها.
إليك خطوات الكتابة:
- التحضير قبل الاجتماع: تعرف على جدول أعمال الاجتماع وأي مواد أساسية ذات صلة.
- تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع: قم بتدوين ملاحظات واضحة وموجزة حول المناقشات والقرارات المتخذة.
- تنظيم المحضر: قم بمراجعة وتنظيم ملاحظاتك لإنشاء ملخص متماسك وموجز لمحضر الاجتماع بعد الاجتماع.
- تسجيل التفاصيل: تأكد من تضمين تاريخ ووقت ومكان الاجتماع، قائمة الحاضرين وأي اعتذار عن الغياب.
- بنود العمل: سجل القرارات المتخذة والإجراءات التي يجب اتخاذها.
- المراجعة والتوزيع: راجع المحضر للتأكد من دقته ووضوحه قبل توزيعه على الحاضرين.
- المتابعة: حدد خطوات المتابعة للتأكد من تنفيذ القرارات والإجراءات.
تذكر أن تكون موضوعيًا وتجنب الآراء الشخصية أو التفسيرات الذاتية للمناقشات، كما يجب أن يكون الاجتماع قصير وواضح وسهل الفهم، مع التركيز فقط على النقاط الرئيسية وتجنب إضافة تفاصيل غير ضرورية.
نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز
في هذه الفقرة نقدم لكم نموذجًا جاهزًا مميزًا وقويًا، لاجتماع في إحدى المدارس، والذي تمت مناقشة فيه الكثير من الأمور المتعلقة في الدراسة وفي الطلاب وفي أشياء أخرى.
بسم الله الرحمن الرحيم
محضر اجتماع رقم (3) لسنة ……..هـ
إنه في يوم……الموافق../…/…هـ تم الاجتماع في صالة اجتماع المدرسة.
وقد حضر الاجتماع كلًا من:
مدير المدرسة الأستاذ/…..
وكيل المدرسية الأستاذ/……
وقد تم مناقشة العديد من الأمور حول الفصل الدراسي القادم، وقد نوقش في الاجتماع النقاط الآتية:
تكثيف الحصص الأسبوعية لمادة الرياضيات، حيث شوهد في الفصل السابق ضعف شديد في مستويات الطلاب في هذه المادة، وهذا ما يتوجب علينا تكثيف الحصص من أجل تعويض الطلاب وتقويتهم في هذا الفصل، وخصوصًا صف تاسع والمرحلة الثانوية كاملة.
تكثيف الحصص الأسبوعية لمادة اللغة الإنجليزية في المرحلة الأساسية، حيث إن مستويات الطلاب في هذه المادة كان ضعيفًا جدًا، ولذلك وحرصًا منا على مستويات الطلاب والطالبات وتقويتهم في جميع المواد الدراسية، فقد قررنا منح حصة أسبوعية إضافية في هذه المادة المذكورة في المرحلة المذكورة سابقًا..
إضافة مادة التربية الأخلاقية، على دين الإسلام إلى كل المراحل الدراسية، على أن تكون مادة أساسية وغير ثانوية، ويتم فيها تدريس الطلاب الأخلاق الإسلامية، وتطوير المنهج الخاص بهذه المادة ليشمل جميع الأخلاق والآداب الإسلامية.
إضافة حصة تنشيطية يتم فيها ذكر شخصيات عظيمة، وذلك من أجل الاقتداء بالشخصيات الإسلامية.
اقتصار وقت الطابور الصباحي إلى عشر دقائق فقط، وذلك بسبب الحر الذي نمر به هذه الأيام.
عمل دوري في المدرسة لجميع أنواع الرياضات البدنية والعقلية، ويكون بشكل دوري، على أن يكون كل ثلاثة أسابيع حصة رياضية، في أي رياضة كانت، وهذا ما يعطي الطلاب قوة في أجسامهم وتشجيع على المنافسة، وعلى تقوية أجسامهم فالعقل السليم في الجسم السليم، وهذا ما يتطلب منا متابعة هذه الأمور بشكل مباشر وبشكل قوي ودوري.
توفير ثلاجات المياه في كل فصل، بدلًا من الممرات في الفصول، وهذا ما يعطل الحصص ويقطع المدرس أثناء الشرح، بحيث إذا كان هناك أي طالب يشعر بالعطش فإنه يشرب بكل سهولة ودون أي ازعاج أو ضجة.
تعين الأستاذ/………مسؤولًا رياضيًا لكرة القدم في المدرسة ككل، فهو كابتن سابق في أحد الأندية المحلية المعروفة، ولذلك لقد كان هو الخيار الأفضل لهذا المنصب.
تعيين الأستاذ/…… مسئولًا عن أنشطة المدرسة الرياضية ككل ما عدا رياضة كرة القدم، فقد أثبت جدارته في العام الماضي في هذا المجال.
عدم التهاون في لبس الطالب للزي المدرسي المخصص.
إعادة فتح الصندوق المدرسي لمساعدة الطلاب الأيتام، والذين يمرون بظروف مادية صعبة.
هذا ما تم مناقشته وتم الاتفاق عليه، ويتم العمل به من تاريخه، وهذا وبالله التوفيق.
التوقيع
الختم
يتبين لنا مما سبق أن نموذج محضر اجتماع هام ومفيد للغاية، فهو يخلص ما تم مناقشته في الاجتماع بنقاط مركزة وقوية.
فلا شك أن كل المدارس تقوم بالاجتماعات الإدارية، وتحرص كل الحرص في كل اجتماع على مناقشة سير الأعمال الماضية، وما هي الأعمال الجديدة التي ستقوم بها في الفترة القادمة.
لذلك فإن المحضر هام للغاية، وقد يرفق في الاجتماع القادم ليرى هل تم عمل ما تم الاتفاق عليه، وإلى أين وصلوا، والتوصيات التي يمكن أن تتبع.
لا يفوتك:
نموذج محضر لاجتماع مصنع
أما في هذه الفقرة نبين لكم ملخصًا لاجتماع لأحد المصانع، والتي لديها الكثير من الأقسام، حيث كان الاجتماع للجانب الإداري ورؤساء الأقسام في المصنع.
وهذا هو المحضر الخاص بالاجتماع:
بسم الله الرحمن الرحيم
نموذج محضر اجتماع المصنع رقم 18
انعقد الاجتماع الخاص بمجلس الإدارة يوم ……. الموافق…..
وقد شارك فيه أعضاء الإدارة التالية أسماؤهم:
…………………………………..
……………………………………….
وقد تغيب عن الاجتماع التالية أسماؤهم:
…………………………………..
…………………………………..
منهم بعذر وهو ………. ودون عذر وهم البقية.
أهداف الاجتماع:
مناقشة سير الإنتاج، وكمية الإنتاج اليومية، وهل هي كافية لتغطية حاجة السوق وطلباته.
تعيين مسئول للإنتاج مكان المسئول الأول الذي استقال عن عمله.
دراسة الأمن والسلامة في المصنع، بعد أن تعرض أحد العمال إلى الضرر والأذى أثناء تأدية عمله.
مناقشة الأفكار التي قدمها مسؤول المبيعات في أسلوب جديد للمبيعات، بدل الأسلوب الأول وهو المعتمد على التوزيع.
مراجعة التقرير الشهري لجميع الأقسام.
مناقشة موضوع الدورات التدريبية للعاملين.
هذا والله ولي الهداية والتوفيق..
التوقيع لكل من الأعضاء الحاضرين…..
مدير المصنع..
الختم…
ومن الضروريات أن يتم كتابة نموذج محضر الاجتماع في ورق رسمية، أي في أوراق رسمية عليها شعار واسم المصنع، ويتم أرشفة ذلك، وإدخاله إلى الكمبيوتر ليكون في النظام الإلكتروني للمصنع، ليتمكن في العودة إليه عند الحاجة لذلك
الأسئلة الشائعة
1. ما العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في محضر الاجتماع؟
يجب أن يتضمن محضر الاجتماع تاريخ ووقت ومكان الاجتماع، قائمة الحاضرين والغائبين، جدول الأعمال، تفاصيل المناقشات، القرارات المتخذة، والإجراءات المقررة.
2. كيف يمكن كتابة محضر اجتماع بشكل احترافي؟
يجب أن يكون المحضر موضوعيًا، واضحًا، ومختصرًا، مع التركيز على النقاط الرئيسية وتجنب الآراء الشخصية أو التفسيرات الذاتية للمناقشات.
3. ما هي أهمية محضر الاجتماع؟
محضر الاجتماع يوفر سجلاً مكتوبًا للمناقشات والقرارات، يساعد في ضمان عدم نسيان المعلومات المهمة، ويعزز الشفافية والمساءلة.
4. من يجب أن يكتب محضر الاجتماع؟
عادةً ما يكون مسؤول كتابة المحضر هو السكرتير أو أي شخص آخر معين لهذه المهمة، ويجب أن يتمتع بمهارات تنظيمية وتدوين ملاحظات جيدة.
اقرأ أيضًا: أهمية دورات معتمدة من المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني
خطاب رسمي صيغة خطاب موجه للتأمينات الاجتماعية
كيفية كتابة نموذج رسالة طلب عمل تطوعي في 9 خطوات
بهذا وصلنا معكم إلى نهاية مقالنا لهذا اليوم: نموذج محضر اجتماع، تحدثنا فيه عن الكثير من الموضوعات الهامة والمفيدة والتي تتعلق بالموضوع، مع بعض النماذج الواضحة والقوية.
وحتى نلقاكم في مقالات قادمة جديدة ومفيدة وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: 0533243424
