طريقة كتابة خطابات رسمية

مع تعدد وسائل الاتصال في عصرنا الحديث، يظل كتابة الخطابات الرسمية فنًّا مهمًّا يحتاج إلى تقنيات محددة لضمان التأثير.

إن طريقة كتابة خطابات رسمية تشكل وسيلة للتواصل بين الكتّاب والجمهور أو المستفيدين، ولذلك يجب أن تكون مكتوبة بعناية وبراعة لتحقيق أهدافها.

لذلك سنناقش طريقة كتابة خطابات رسمية باللغة العربية والإنجليزية مع نماذج جاهزة قابلة للتعبئة.

للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء، تواصلوا معنا

---

طريقة كتابة خطابات رسمية

تعد كتابة الخطابات الرسمية فنًا يحتاج إلى اتقان ودقة لضمان توصيل الرسالة بشكل فعّال ومحترف.

فيما يلي خطوات وطريقة تساعدك في كتابة خطابات رسمية تتميز بالوضوح والجاذبية:

الخطوة 1: تحديد الغرض من الخطاب

قبل البدء في الكتابة، حدد بوضوح هدف الخطاب، هل يتعلق بالإعلان عن شيء، طلب، إبلاغ، أم توجيه دعوة؟

الخطوة 2: معرفة الجمهور المستهدف

ادرس جيدًا جمهور الخطاب، لأن هذا سيساعد في تحديد لغة وأسلوب مناسبين.

الخطوة 3: البداية القوية

استخدم بداية قوية تشد انتباه القارئ، يمكنك استخدام قصة قصيرة، حقيقة مفاجئة، أو حتى استفتاء.

الخطوة 4: التنظيم السليم

نظم الخطاب بشكل منطقي مع فصل واضح بين المقدمة، صلب الموضوع، والختام.

الخطوة 5: استخدام لغة رسمية

استخدم لغة رسمية تتناسب مع طبيعة الخطاب، وتجنب استخدام العامية أو لغة غير مناسبة للسياق.

الخطوة 6: توضيح النقاط بشكل واضح

تجنب التعقيد وركز على توضيح النقاط بشكل واضح.

الخطوة 7: التدقيق اللغوي

قبل إرسال الخطاب، قم بالتدقيق اللغوي لضمان خلوه من الأخطاء والسلامة اللغوية.

الخطوة 8: استخدام أمثلة توضيحية

قم بتوضيح النقاط المهمة باستخدام أمثلة توضيحية.

الخطوة 9: الختام الفعّال

اختم الخطاب بختام قوي يلخص النقاط الرئيسية ويشجع على اتخاذ الإجراء المناسب.

أسباب الحاجة لتعلم طريقة كتابة خطابات رسمية

إليك بعض الأسباب التي تبرز أهمية تعلم طريقة كتابة خطابات رسمية:

• كتابة خطاب رسمي تعتبر وسيلة فعّالة للتواصل، حيث تسمح للشخص بنقل أفكاره ورؤيته بوضوح للآخرين.
• في الساحة المهنية، تعتبر خطابات العمل والمراسلات الرسمية وسيلة للتفاعل بين الشركات وبين أفراد الفريق.
• تعلم كتابة الخطابات الرسمية يساعد في فهم البروتوكولات والأخلاقيات المرتبطة بالمراسلات الرسمية.
•  تحديد اللغة الملائمة والتعبير بأسلوب احترافي يعكس التزامًا بالقيم والمعايير.
• الخطابات الرسمية طريقًا لتحقيق الأهداف الشخصية والمهنية.
• في التعامل مع الجهات الحكومية، تكون الخطابات الرسمية مطلوبة بشكل كبير.

المزيد من المقالات:

• كتابة خطاب رسمي نموذج
• مثال لخطاب رسمي وأساسيات كتابته
• نص خطاب رسمي

• الاعتماد على مصطلحات عامية أو غير مناسبة يؤثر سلبًا على الاحترافية.
• كتابة معلومات زائدة غير متعلقة بالموضوع تؤدي إلى تشتيت القارئ وابتعادهم عن النقطة الأساسية.
• عدم تقسيم الخطاب إلى فقرات واضحة يجعل القراءة صعبة.
• ترك التحية أو الخاتمة دون ذكر يجعل الخطاب يبدو غير محترم.
•  عدم مراجعة الأخطاء الإملائية والنحوية يمكن أن يؤثر على مصداقية الخطاب.
• إغفال معلومات الاتصال يمنع التواصل الفعال بعد إرسال الخطاب.

نموذج خطاب رسمي

نعرض لكم النموذج التالي نموذج خطاب رسمي من شركة إلي شركة:

اسم شركتك عنوان الشركة إلى:اسم الجهة المستلمة السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، الموضوع: ذكر موضوع الخطاب نتشرف بالتواصل معكم في هذا الخطاب لنعرب عن (الغرض من الخطاب، مثل “رغبتنا في التعاون” أو “تقديم عرض تجاري”). نحن في (اسم شركتك) نؤمن بأهمية بناء علاقات تجارية قوية، ونرغب في استكشاف فرص التعاون معكم. (قدم تفاصيل إضافية حول العرض أو الشراكة، مع ذكر أي معلومات ذات صلة أو مواعيد هامة). نحن نتطلع إلى فرصة مناقشة هذا الأمر معكم بشكل أعمق، ونسعد بتحديد موعد للاجتماع في أقرب وقت يناسبكم. شاكرين لكم حسن تعاونكم. مع أطيب التحيات، اسم المرسل/ المسمى الوظيفي/ اسم شركتك/

احصل على الخطاب الخاص بك

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

توجيه خطابات لجهةحكومية بتطلب احترافية ودقة في الكتابة، إليكم نموذج جاهز للتعبئة:

إلى: اسم الجهة الحكومية السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، الموضوع: ذكر موضوع الخطاب أنا …………… احمل بطاقة هوية ………. اسكن في …………… أتقدم إليكم بهذا الخطاب، راجيًا من الله ثم منكم النظر في (تفصيل الطلب أو الموضوع). إنني (شرح الموقف أو الحاجة باختصار)، وأطلب منكم التكرم بالتوجيه أو اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحقيق هذا الطلب. أرفق مع هذا الخطاب جميع المستندات الداعمة والمطلوبة حسب التعليمات. آمل أن تنظروا إلى هذا الطلب بعين الاعتبار، ولكم جزيل الشكر والتقدير. الاسم: ……………… رقم الهوية: …………….. رقم الجوال:…………… العنوان:…………. التوقيع

كيفية كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية

لكتابة خطاب باللغة الإنجليزية اتبع الخطوات التالية:

• العنوان والتاريخ: 

ابدأ بوضع عنوانك في الزاوية العليا اليمنى، ثم التاريخ تحت العنوان.

• تحية رسمية:

 استخدم تحية مثل “Dear Mr./Ms، (الاسم)”، وإذا لم تعرف الاسم، يمكنك استخدام “To Whom It May Concern”.

• مقدمة: 

ابدأ بمقدمة قصيرة توضح سبب كتابة الخطاب.

• المحتوى الرئيسي:

 استخدم فقرات منفصلة لعرض النقاط الأساسية بوضوح وتنظيم.

• خاتمة:

قم بتلخيص الرسالة أو توضيح أي خطوات تالية.

• التوقيع: 

استخدم عبارة ختامية مثل “Sincerely” أو “Best regards” ثم اترك مسافة لتوقيعك واذكر اسمك الكامل.

• مراجعة: 

تحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية قبل الإرسال.

خطاب رسمي باللغة الانجليزية

بعد الالتزام بالخطوات كتابة خطاب رسمي باللغة الإنجليزية، اطلع على النموذج الجاهز هذا:

Your Name Recipient’s Name [Recipient’s Title] Company/Organization Name Dear Mr./Ms……….., I am writing to (state the purpose of your letter, e.g., “express my interest in the position of…,” “request information regarding…,” or “bring to your attention…”. (Provide details about your request or the reason for your letter. Be clear and concise, using separate paragraphs if necessary.) Thank you for your attention to this matter. I look forward to your response. Sincerely, Your Signature  Your Name

---

للمزيد من خدمات معاريض الاحترافية اطلع على النموذج التالي

أهم الأسئلة الشائعة حول طريقة كتابة خطابات رسمية

كيف تكتب صيغة خطاب رسمي؟

يتم كتابة الخطابات الرسمية بتحديد عنوان المرسل والتحية الرسمية، ثم ذكر موضوع الخطاب بوضوح، وتفصيل المحتوى بشكل منظم. 

كيف تكتب مقدمة خطاب؟

 بتوجيه تحية مناسبة مثل  ثم ذكر سبب الخطاب بشكل مختصر مثل “أتقدم إليكم بهذا الخطاب بشأن…”.

ماذا أكتب في نهاية الخطاب؟

 استخدم عبارة ختامية مثل “مع خالص التقدير” أو “تفضلوا بقبول فائق الاحترام”، ثم اترك مساحة لتذييل الخطاب بمعلوماتك الشخصية والتوقيع.