الخطوات المثالية لكتابة خطابات شركات

خطابات شركات: هو عنوان مقالنا لهذا اليوم، نقدمه لكم بطريقة سهلة ومفهومة، وأسلوب مرن وسلس، مع العبارات الرنانة والمنسقة، والكلمات المفيدة والمؤكدة، ولتكتمل الفائدة ويعم النفع ابقوا معنا حتى النهاية.

كما يمكنكم اغتنام الفرصة والحصول على الخدمات الكتابية المختلفة والمتألقة التي نقدمها لكم عبر هذا الموقع، من معاريض وخطابات ونماذج وشكاوى وطلبات واسترحام وغيرها الكثير، فكل ما تريدونه تجدونه في موقع واحد، تواصلوا معنا عبر الواتساب لتجدوا ما يسركم: 0533243424.

خطابات شركات

تتعامل الشركات مع جهات مختلفة سواء حكومية أو خاصة، أو شخصيات كبيرة أو صغيرة، وهذا الأمر يتم بواسطة خطابات شركات.

فلا يتم أي تعامل للشركات مع أي جهة أخرى داخلية أو خارجية إلا عن طريق خطابات شركات، وهذا الأمر هو الطبيعي في حد ذاته.

فالتعاملات الرسمية تحتاج إلى خطابات رسمية، وهكذا تتم الأمور، وعلى الشركة أن تراعي ذلك في جميع خطاباتها، وكلامها مع الشركات الأخرى ومع الجهات سواء كانت رسمية أو غيره ذلك.

فلو كانت شركة تجارية مثلًا تستورد البضائع من الخارج، ثم تقوم ببيعها إلى التجار في الداخل، فإنها تستخدم في تعاملها هذا خطابات شركات، وذلك يكون بواسطة خطابات رسمية قوية وواضحة، وتعكس المبدأ التي تمشي عليه الشركة.

فتقوم بكتابة خطابات شركات وإرساله إلى الخارج في حالة حدوث أمر ما، أو طلب بضاعة ما بمواصفات معينة وواضحة، فلا يناسب هذا الأمر إلا خطابات شركات حيث تكتب فيه كل ما تريد كتابته بعبارات منسقة ومرتبة وذات دلالات قوية، بحيث إنه لا يمكن وصفها بأنها شركة لا تعرف كيف تنسق وترتب وتكتب خطابات شركات.

أما في خطاباتها مع التجار الذين في الداخل، فإنها تكتب الخطاب بطريقة مناسبة ومعينة، وقد تختلف عن الخطاب الأول فلكل خطاب مقام ولكل مقام مقال، فمثلًا إذا أرادت الشركة أن تحثهم وتطلب منهم سرعة سداد المبالغ المالية المتبقية عليهم، فإنها تطلب ذلك بشكل قوي وغير مستهتر، وكما أنها تعمل ذلك بطريقتها الخاصة والتي تعكس كيفية تعامل الشركة مع العملاء التابعين لها، فهذا يمكن ترجمته في خطابات شركات.

لا شك أن خطابات شركات لا تنحصر في هذين الأمرين فقط، بل الأمر أوسع من ذلك بكثير، لأن الشركة لديها تعاملاتها الكثيرة هنا وهناك، وفي كل مكان تمر فيه، يجب أن تتعامل بشكل رسمي وعن طريق كتابة الخطابات والتي تسمى باسمها العام خطابات شركات.

كما أن لهذه الخطابات دورها الفعال في قبول الخطاب من عدمه، فلا يعقل أن خطابًا عاديًا مكتوبًا بطريقة عادية وغير مرتبة وغير منظمة ولا منسقة يساوي ذلك الخطاب الآخر المكتوب بالطريقة الصحيحة والمرتبة والرسمية، والذي يفهم من أول نظرة أن هذه الشركة مرتبة في جميع أمورها حتى أنها أولت اهتمامها في الخطابات التي تقدمها.

تصميم خطابات شركات

وهذا ينقلنا مباشرة إلى معرفة الطريقة المناسبة والصحيحة لكتابة خطابات شركات، فلا شك أن هناك طريقة تجعل الخطاب مختلف، وتجعله يبدو بالمظهر اللائق والمناسب له.

ويمكن أن نبين ذلك في هذه الفقرة وفي هذه الخطوات السهلة والمفهومة والمرتبة كيفية تنسيق وتصميم وكتابة خطابات شركات، وهذه الخطوة هي على النحو التالي:

• أولًا: يجب أن نبين تصميم الصفحة الرسمية التي يجب على الشركة امتلاكها: في البداية يجب على الشركة أن تقوم بكتابة أي خطاب لها بورقة رسمية خاصة بالشركة، فمع كل شركة أوراقها الرسمية، والتي تأتي منسقة ومرتبة ومصممة تصميمًا خاصًا، وهذه الورقة تأتي موصوفة كالتالي:

• • ورقة رسمية عليها شعار الشركة مع اسمها في رأس الورقة، من على اليمين أو على اليسار.
  • ثم اسم الدولة في الجهة المقابلة مع الوزارة التي تتبعها، فمثلًا إذا كانت الشركة تصنع ثم تبيع، فإنها تابعه لوزارة الصناعة والتجارة ويتم كتابتها هكذا:
  • المملكة العربية السعودية
  • وزارة الصناعة والتجارة
  • لأن الوزارة المخولة بإعطاء الترخيص لهذه الشركة هي وزارة الصناعة والتجارة ولذلك وجب كتابتها على رأس الصفحة، وهكذا على بقية الوزارة.
  • ثم بعد ذلك يتم كتابة البسملة: وهي بسم الله الرحمن الرحيم في وسط رأس الورقة الرسمية.
  • وهذا كله في ترويسة الورقة الرسمية، ثم ننتقل إلى ما تحت الترويسة، ويكون الانتقال بواسطة خط واضح وجميل، وهذا الأمر يكون على أغلب الأوراق الرسمية الخاصة بالشركات.
• ثانيًا: في كل خطاب تكتبه الشركة فإنه بالبداية يجب توجيه الخطاب، وتوجيهه يعني: كتابة الجهة المعنية باستلام الخطاب، ويمكن كتابته هكذا:
  • إلى مدير شركة/ ……………………. المحترم.
  • إلى شركة/ ………………………….
  • لدى أعضاء شركة/ ……………………… المحترمون.
  • وهكذا، لكل خطاب له توجيه خاص به حسب نوع الخطاب وحسب المراد منه، وهكذا يعمم الأمر على كل خطابات شركات.
• ثالثًا: الإهداء وهو كتابة إهداء للشركة، تهديكم شركة/ ……………………….. أجمل التحايا، وهذا يسمى الإهداء ويكون قبل أو بعد الموضوع، والذي سيأتي معنا في الفقرة القادمة، وهذا الإهداء مطلوب في جميع خطابات شركة، فهو من ضمن الخطابات الرسمية، غير أن بعض الشركات تستغني عنه لتكتب بدله التحية، وهي تحية الجهة الموجه إليها الخطاب كما بينا ذلك في معاريض وخطابات أخرى كثيرة تجدونها على الموقع.
• رابعًا: الموضوع وهو موضوع الخطاب، ويجب كتابته بخط بارز وواضح، غير أنه لا يجب أن يكون الموضوع طويلًا فهو عبارة عن إشارة خفيفة لموضوع الخطاب، ثم يأتي الشرح في متن الخطاب نفسه، ومما لا شك فيه أن الموضوع هام جدًا فيجب كتابته بشكل دقيق ومركز، وعلى أن يكون واضح وقوي، وكلماته سهلة ومفهومة، وكما ذكرنا في الفقرة السابقة يمكنك كتابته قبل الإهداء أو يمكن كتابته بعد الإهداء.
• خامسًا: كتابة متن الخطاب، وهذا يعتمد على موضوع الخطاب نفسه، وكيف يمكن كتابته، فإذا كان الخطاب فيه أمر أو قرار جديد، فإنه لا بد أن يتم كتابته بطريقة قوية وحازمة، وكلمات لا لبس فيها ولا شك، بل صارمة وقوية، أما إذا كان الخطاب خطاب طلب، فإنه يتم كتابته بلطف وبكلمات استعطاف، وعبارات سهلة وبسيطة، مما يجعل الطلب مقبولًا، أما إذا كان خطاب دعوة أو شكر فإنه يكتب بطريقته الخاصة، وبهذا نعلم أن كتابة متن الخطاب يعتمد بشكل أساسي على نوع الخطاب، فعلى نوع الخطاب يتم كتابة متنه.
• سادسًا: إنهاء الخطاب، وهذا يعتمد على الفقرة السابقة فإذا كان الخطاب خطاب أمر أو قرار، فإنه يتم إنهاءه بصورة حازمة وقوية، ويمكن كتابته بهذا الشكل، مثلًا: يتم العمل بهذا القرار من تاريخه وفي حالة أي مخالفة لهذا فإن الشركة ستتخذ الإجراءات اللازمة حيال ذلك، أما إذا كان الخطاب من نوع آخر كالطلب، فيمكن إنهاءه بطريقة مختلفة عن الطريقة الأولى حيث يكتب: نرجو من سيادتكم قبول هذا الطلب لنتشرف بالتعامل معكم وما إلى ذلك من كلام..!، وهكذا فإن كل خطاب من خطابات شركات له نهاية خاصة به تتعلق بنوع الخطاب ونوع موضوعه.
• سابعًا: الاعتماد: وهو اعتماد الشركة، أي أن هذا الخطاب معتمد من قبل الشركة ومقبول، ويعرف ذلك من خلال توقيع المدير العام أو من ينوب عنه، ثم الختم، والختم من الأشياء الضرورية والتي تعتبر واجب تواجدها أثناء خطابات شركات، فالخطاب الرسمي فيه ختم الشركة الرسمي، وهذا في كل خطابات الشركة الرسمية، غير أن الجهة المرسل إليها لا تقبل أي خطاب إلا بالختم الرسمي للشركة، وبعض الشركات الكبيرة يكون الختم الخاص بها في الورقة الرسمية نفسها، أي أنه محفور فيها حفر.

وفي الأخير ننبه إلا أن هذا كله حسب الأغلب، ويختلف تصميم الورقة الرسمية وكتابة الخطاب من شركة إلى أخرى.

نماذج خطابات شركات

طبعًا النموذج سيكون في ورقة رسمية، وهذا الورقة تحتوي على اسم الشركة والبلدة والوزارة التابعة لها، مع البسملة، وهنا سنكمل باقي الخطاب:

إلى شركة/ …………………………. للصناعة والتجارة/ ……………………… المحترمون.

الموضوع/ خطاب طلب تعامل.

تهديكم شركتنا ممثلة بالمدير العام الأستاذ الدكتور/ ……………………………….. أطيب الأمنيات، وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه فإننا نتقدم إليكم بهذا الخطاب الرسمي والذي نطلب فيه من سيادتكم الكريمة الموافقة على بدء التعامل بين شركتكم الموقرة وشركتنا في المجالات المسموح بها، والتي ستزيد من قوة الشركتين في تلك المجالات.

وهذا ما سيساعد في تبادل الخبرات والمهارات، وتبادل الآراء والأفكار، وهذا بدوره سيؤدي إلى تقوية العلاقات وهذا ما نود الوصول إليه.

كما أننا نمتلك من الخبرات والمهارات في بعض المجالات ما نتفوق به على كثير من الشركات، وهذا مما يميز شكرتنا، وكذلك فإن لديكم في شركتكم بعض المجالات تتفوقون بها علينا وعلى الكثير من الشركات الأخرى، وهذا ما يجعل الاتحاد بيننا مطلوبًا لتقوى المجالات الأخرى لكلا الشركتين.

وقد أرفقنا إليكم مع هذا الخطاب المجالات التي نستطيع أن نتشارك معكم فيها.

هذا وتقبلوا منا خالص الشكر والتقدير.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

المدير العام/ ……………………………..

الأستاذ الدكتور/ ……………………….

التوقيع/ ………………………..

ختم الشركة/ ………………………

خطابات احتفال شركات

بعض الشركات لديها الكثير من الاحتفالات وقد تكون احتفالات بأعياد رسمية، أو بأعياد خاصة بها وبموظفيها، ومن هذا المنطلق فإن الشركة تعمل على عمل خطابات احتفال وتدعو به غيرها من الشركات الأخرى من أجل قبول دعوة حضور الاحتفال

إلى معالي وزير التجارة والصناعة/ ………………………. الموقر.

حياكم الله تحية طيبة وبعد:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

الموضوع: خطاب طلب دعوة احتفال.

إشارة إلى الموضوع أعلاه فإن الشركة تقيم احتفالًا في مبنى الشركة، وعليه فإنه من دواعي سرورنا أن ندعوكم إلى هذا الحفل.

وإنه لشرف كبير لنا أن تشرفنا في حفلنا فأنتم يا معالي الوزير ضيف الشرف الكبير للحفل.

وهو حفل بمناسبة عمل صفقة تجارية بين الشركة وبين الشركة الكورية/ ………………………….

هذا ونرجو منكم قبول هذا الخطاب وتلبية دعوتنا.

علمًا أن الاحتفال سيقام يوم/ ………………………… بتاريخ/ ……………………. في قاعة الاحتفالات في مبنى الشركة.

ولكم منا جزيل الشكر والتقدير.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

مدير الشركة/ ………………………

ختم الشركة/ …………………………

خطابات انجليزي شركات

بعض الشركات لديها خطابات شركات باللغة الإنجليزية ويلزم منها عمل الخطابات باللغة الإنجليزية، لأنها تخاطب جهات تريد الخطابات باللغة الإنجليزية.

فإذا كانت الجهة المرسل إليها الخطاب تريد خطابًا بلغة أخرى فيجب على الشركة عمل الخطاب كما تريد الشركة التي يرسل إليها الخطاب.

وهذا الأمر ليس غريبًا ولا نادرًا بل أصبح منتشرًا خصوصًا هذه الأيام مع انفتاح العالم وانتشار الاستثمارات الداخلية والخارجية، وهذا أوجد بيئة فيها شركات متنوعة ومختلفة ومن جميع أنحاء العالم.

وهذا يتطلب أيضًا تجهيز خطابات شركات باللغات الأخرى التي تتعامل معها كل شركة، وفي الغالب اللغة الإنجليزية هي اللغة السائدة والمتعارف عليها بين كل الشركات.

اقرأ أيضًا: خطاب طلب تدريب

بهذا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا لهذا اليوم خطابات شركات، قدمناه لكم بطريقة فنية رائعة، وأسلوب شيق وممتع، مع الكثير من المعلومات الهامة والمفيدة، وطريقة تصميم وكتابة خطابات شركات، على أن نلقاكم في مقالات قادمة يمكنكم الاتصال بنا للاستفسار أو الطلب على الرقم التالي: 0533243424