اعداد خطاب رسمي

إعداد خطاب رسمي يتطلب الالتزام بأسس معينة وواضحة لضمان التواصل الرسمي مع الجهة المستلمة.
يعتمد الخطاب الرسمي الصحيح على صياغة دقيقة وتنظيم الأفكار بشكل منظم ومهني.

في هذا المقال، نقدم دليل شامل لإعداد خطاب رسمي ناجح.

للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء تواصلوا معنا

---

تعريف واهمية اعداد نموذج خطاب رسمي

الخطاب الرسمي هو وسيلة تواصل مكتوبة تُستخدم بين الأفراد أو الجهات سواء داخل الشركات أو بين المؤسسات المختلفة.
يتميز الخطاب الرسمي بأنه يُكتب بأسلوب منظم ورصين ويهدف إلى توصيل المعلومات بشكل واضح ومهني.
تتعدد أغراض الخطاب الرسمي لتشمل الطلبات، العروض، تقديم الشكاوى، الرد على استفسارات، أو توجيه تعليمات.
بالإضافة إلى ذلك، يسهم في توثيق المعاملات الرسمية بين الأطراف ويُستخدم كمرجع لاحق في حال الحاجة إلى مراجعة المعلومات أو الاتفاقات.

ستفيدك المقالات التالية:

اعداد خطاب رسمي مكتوب

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية سعودية

أسباب كتابة واعداد خطاب رسمي

بعد معرفة أهمية الخطاب الرسمي إليكم جدول يوضح أهم الأسباب لإعداد خطاب رسمي:

السبب	الوصف
طلب خدمة أو مساعدة	للتواصل مع جهة معينة للحصول على خدمة أو دعم محدد.
تقديم شكوى	لرفع شكوى رسمية إلى جهة مختصة بشأن قضية أو مشكلة معينة.
التقدم بطلب وظيفة	لطلب التوظيف أو الحصول على فرصة عمل من جهة معينة.
تقديم اقتراحات أو استفسارات	لاقتراح فكرة جديدة أو طلب معلومات إضافية أو توضيحات من الجهة المعنية.
التواصل الرسمي بين الشركات	لإتمام معاملات أو مناقشة شؤون مهنية بين الشركات أو المؤسسات.

خطوات كتابة واعداد خطاب رسمي

عند كتابة خطاب رسمي، من الضروري الالتزام بعدة خطوات لضمان الحصول على خطاب صحيح وخالٍ من الأخطاء.
فيما يلي نوضح أهم خطوات إعداد خطاب رسمي:

الخطوة	الوصف
تحديد الجهة المستلمة	تحديد الشخص أو الجهة التي سيتم توجيه الخطاب إليها.
كتابة التحية الرسمية	بدء الخطاب بتحية رسمية مناسبة .
تحديد موضوع الخطاب	ذكر سبب كتابة الخطاب بوضوح في الفقرة الأولى.
عرض التفاصيل بوضوح	توضيح جميع التفاصيل أو المعلومات المتعلقة بالموضوع بأسلوب مرتب.
الطلب أو الإجراء المطلوب	توضيح الإجراء أو الطلب الذي تريد من الجهة المستلمة اتخاذه.
كتابة خاتمة رسمية	إنهاء الخطاب بجملة ختامية.
التوقيع والمعلومات الشخصية	كتابة اسمك الكامل، توقيعك، وبيانات التواصل .

نصائح عند كتابة واعداد خطاب رسمي

في هذه النقاط نوضح لكم نصائح عند إعداد خطاب رسمي لضمان كتابة خطاب بشكل منظم ودقيق:

• استخدم لغة رسمية وواضحة، وتجنب العبارات العامية.
• تأكد من كتابة اسم الجهة المستلمة بشكل صحيح.
• ابدأ التحية بشكل رسمي ومناسب لطبيعة الجهة.
• حدد الغرض من الخطاب في الفقرة الأولى بوضوح.
• قدم المعلومات أو التفاصيل بطريقة منظمة ومختصرة.
• تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية بمراجعة الخطاب قبل الإرسال.

أخطاء شائعة عند كتابة واعداد خطاب رسمي

إليك أكثر الأخطاء الشائعة عند كتابة واعداد خطاب رسمي:

• استخدام تنسيق غير مناسب أو غير منظم.
• البدء بالموضوع دون تقديم تحية أو مقدمة رسمية.
• وجود أخطاء إملائية أو نحوية داخل الخطاب.
• عدم التحقق من صحة المعلومات المذكورة في الخطاب.
• عدم مراعاة درجة الرسمية المطلوبة وفقًا للموقف أو الجهة.
• تجاهل تقديم طلب أو إجراء محدد وواضح من الجهة المستلمة.
• استخدام أسلوب هجومي أو غير لائق عند التقدم بشكوى.

كيفية كتابة مقدمة خطاب رسمي

مقدمة الخطاب الرسمي يجب أن تكون واضحة ومباشرة، للتسهيل على القارئ فهم محتوى الخطاب بسرعة.

اتبع الخطوات التالية لكتابة مقدمة رسمية صحيحة:

• ألقِ التحية الرسمية المناسبة على الجهة المعنية.
• قدم نفسك بشكل مختصر للجهة المستهدفة.
• أوضح الغرض من الخطاب بشكل مباشر.

مقدمة خطاب رسمي

النموذج التالي مثال لمقدمة في خطاب رسمي مكتوبة بشكل صحيح:

تحية طيبة وبعد، أنا/………….، اعمل……….. في…………….، أكتب إليكم بخصوص ………….

اقرأ المقال التالي: مقدمة الخطابات الرسمية

خطاب رسمي جاهز

بعد الاطلاع على جميع النقاط السابقة التي تخص إعداد خطاب رسمي، نقدم لكم نموذج خطاب رسمي جاهز للتعبئة والتحميل:

بسم الله الرحمن الرحيم  إلى السيد/………………….. المحترم السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة وبعد، أنا……………………. أعمل……………. في ……………… منذ …….. وأود من خلال هذا الخطاب أن أقدم لكم…………………… أرجو منكم النظر في طلبي وتقديم المساعدة الممكنة. حيث أنني (اشرح التفاصيل اللازمة لدعم طلبك) أتمنى أن يحظى هذا الخطاب باهتمامكم الكريم، وأرجو منكم التفضل بالرد في أقرب وقت ممكن. شاكراً لكم حسن تعاونكم، وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير. مع خالص الشكر والتقدير، اسم المرسل/…………… البريد الإلكتروني/……………. رقم الجوال/…………………. التوقيع/……………………

تحميل خطاب رسمي جاهز pdf

كيفية كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية

كتابة خطاب رسمي باللغة الإنجليزية لا تختلف كثيرًا عن الكتابة باللغة العربية من حيث الهيكل والمحتوى.

كلاهما يتطلب الالتزام بنبرة رسمية، التنظيم الجيد، والوضوح في التعبير. 

ولكتابة خطاب رسمي بالإنجليزية اتبع الخطوات التالية:

1. اذكر اسم المرسل والمرسل إليه وعنوانه.
2. اضف كلمة Dear تحية رسمية للجهة المعنية.
3. ابدأ بتقديم نفسك واذكر سبب كتابة الخطاب .
4. وضح أفكارك مع استخدام جمل قصيرة وواضحة .
5. استخدم تعبير ختامي في نهاية الخطاب مثل Best regard .
6. لا تنس كتابة اسمك وتوقيعك في آخر الخطاب .

نموذج كتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية

النموذج التالي يوضح كيفية كتابة خطاب باللغة الانجليزية وفقًا للخطوات السابقة:

Your name  Your Address Recipient’s Name Recipient’s Title Dear (Recipient’s Name), I hope this message finds you well. I am writing to formally (state your purpose, e.g., apply for a position, request information). I have (briefly explain your qualifications or the context of your request ). I believe that my experience in (mention relevant experience or skills) makes me a suitable candidate for (the position, project) Please find attached (mention any documents you are including, e.g., resume, application form). I would appreciate the opportunity to discuss this matter further at your earliest convenience. Thank you for your time and consideration. I look forward to your response. Sincerely, Your Signature  Your Name

خدمة كتابة الخطابات

---

للمزيد من خدماتنا الكتابية تواصلوا معنا

الاسئلة الشائعة حول اعداد خطاب رسمي

ما هي الخطابات الرسمية ؟

هي وثيقة تُستخدم للتواصل الرسمي بين الأفراد أو المؤسسات للحصول على أغراض معينة، وتعتمد في كتابتها على لغة رسمية.

كيف تبدأ بكتابة خطاب ؟

لبدء كتابة خطاب، حدد أولاً الجهة المستلمة والغرض من الخطاب، ثم ابدأ بتحية رسمية تتناسب مع الموقف، واتبعها بمقدمة فيها تعريف شخصي وتوضيح لسبب كتابة الخطاب.

كيفية إنهاء الخطابات الرسمية ؟

بعبارة شكر وتقدير للجهة المعنية على وقتها لقراءة الخطاب، يليها التذييل بالمعلومات الشخصية ثم التوقيع.