إذا كنت تبحث عن كتابة الخطابات الرسمية بطريقة فنية رائعة ومميزة، مع الخطوات المثالية لذلك؟ فأنت في الموقع الصحيح، وقد وصلت إلى مبتغاك ومناك.

في هذا المقال نقدم لكم كل ما يتعلق بكتابة الخطابات، بطريقة فريدة من نوعها، وأسلوب مختلف، وكلمات ذات معنى واضح، عبارات ذات نسق متزن.

كما يمكنك طلب خدمة كتابة الخطاب الرسمي، فالموقع يقدم لكم هذه الخدمة بجودة عالية جدًا، وسعر مناسب ومغرٍ.

وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: 966533243424

أهمية كتابة الخطابات الرسمية

للخطابات الرسمية مكانتها وشأنها، فهي تحتل مكانة كبيرة في كل مكان، وهي تنتشر في كل مكان بالعالم، في المؤسسات الخاصة أو الحكومية، وفي السلك الحكومي أو السلك العسكري.

فندما يحتاج الموظف إلى طلب سلفة فإنه يحتاج إلى الخطابات الرسمية، حيث يعمد إلى كتابة الخطاب الرسمي وتقديمه إلى المدير العام من أجل طلب السلفة.

وقد يحتاج موظف آخر إلى إجازة، بغض النظر عن نوعية الإجازة سواء مرضية أو للراحة والسياحة أو غيرها من أنواع الإجازات، وفي كل هذه الحالات والأنواع فإن الخطاب واحد، عندها تُكتب الخطابات الرسمية.

أما الآخر فإنه يحتاج إلى نقل من منطقة إلى منطقة أخرى، ولا ننسى أن هناك أسباب النقل كثيرة وعديدة، ولكن في المقابل فإن الخطاب واحد، وبذلك فإن الموظف يعمد إلى الخطابات الرسمية، ثم يقدمه إلى الجهة المعنية بهذا الأمر.

أما هذا فإنه لا يريد من الشركة التي يعمل فيها، بل يريد من الديوان الملكي، حيث يبحث عن مساعدة مالية، ويبحث عن من يمد له يد العون والمساعدة.

وهذا لن يكون إلا بكتابة الخطابات الرسمية، فيجب عليك أن يقدم لهم خطابًا رسميًا، يشرح فيه ظروفه المادية الصعبة، ويشرح لهم فيه ما يعانيه، حتي يتم قبول الخطاب وتقيم المساعدة له.

وهناك أنواع أخرى كثيرة جدًا، منها: تعاملات الشركات فيما بينها، وحتى تعامل الدول فيما بينها، كل ذلك يندرج تحت الخطابات الرسمية، ومنها أيضًا خطاب استرحام، وخطاب طلب منحة أرض، وخطاب مساعدة من أجل العلاج، وخطاب تهنئة وشكر، وخطاب طلب ترقية، وخطاب شكوى وخطاب تظلم….الخ

وعند كتابة نماذج الخطابات الرسمية يجب أن يتمتع الكاتب بالروح الفنية اللازمة والضرورية.

أهم النصائح لكتابة الخطابات الرسمية

كتابة الخطاب الرسمي لم تعد رائجة كالسابق، حيث أحدثت الثورة التكنولوجية نقلة نوعية في هذا الأمر، واستبدلت الخطابات الرسمية بالإيميلات، ومع ذلك فما تزال الخطابات الرسمية موجودة ولكنها تقلصت نوعًا ما عما قبل.

وعند كتابة الخطاب الرسمي فإنه من الضروري أن يتم كتابة الخطاب الرسمي بطريقة فنية رائعة ومقبولة.

1. الايجاز في البداية:

يجب عليك أن تحرص على كتابة الخطاب الرسمي بإيجاز، ولا تحاول كتابة كلام لا معنى له، ركز على هدفك الأساسي من الخطاب، ثم انطلق في احتوائه من جميع جوانبه، واختار كلماتك وعباراتك بعناية فائقة، وإياك والكلمات العامية الغير مفهومة، وتجنب العبارات الطويلة الغير مختصرة، وتجنب أيضًا العبارات الغير ضرورية، وأن وجودها في الخطاب لا يقدم ولا يؤخر، لذلك العبارات الهامة والضرورية والتي تدعم خطابك هي الهامة والتي يجب أن تركز عليها فقط، وتجنب ما سواها، فالتوسط في الكتابة والحرص على عدم تطويل الخطاب.

2. اكتب بلغة صحيحة:

هذا يعني أن تكون مهذبًا ومحترمًا عند الكتابة، وأن تستخدم الكلمات الأنيقة والمهذبة، حتى لو كنت تشكو من أحدهم وكان الخطاب شكوى، فلا تستخدم أي كلمات غير مؤدبة، وتجنب بعض الكلمات مثل: أنا ونحن ولا، وكلمات الزجر والأمر، واحرص على كتابة كل ما يعكس شخصيتك المحترمة والمهذبة، وحاول أن تختار الوقت المناسب لكتابة الخطاب وأنت في مزاج مضبوط، حتى تكتب خطاب مضبوط أيضًا.

3. تأكد من صحة ما كتبت قبل الطباعة:

وهذا يعني أن تراجع جميع الخطاب للتأكد أنه لا يوجد أي أخطاء إملائية أو نحوية، اقرأ الخطاب على نفسك بصوت عالٍ للتأكد من ذلك، ويمكن أن تعرضه على المدقق اللغوي على الإنترنت، كذلك انتبه جيدًا لأماكن علامات الترقيم، في حالة كان الخطاب الرسمي مهم جدًا، فلا يجب أن تتعجل في كتابته، اكتبه على مهلك، وعلى وقت طويل، وبذلك تتجنب الوقوع في الأخطاء الإملائية، كما أن قراءتك للخطاب أكثر من مرة قد يجعلك لا تركز على بعض الأخطاء وهذا عمل العقل الباطن، فيجعلك تقرأها بشكل صحيح وهي غير ذلك؛ لذلك اتبع النصائح السابقة لتتخلص من الأخطاء الإملائية السابقة قبل طباعة الخطاب.

4. نسق بشكل صحيح، وقدم بعرض مناسب:

وهذا يعني أن التنسيق يجب أن يكون واضحًا وصحيحًا، من ناحية الكتابة أولًا يجب أن تتبع الطرق والخطوات الصحيحة والتي سيأتي معنا في الفقرات القادمة، كما أن عليك تطبع الخطاب في ورقة مناسبة ومقواه، مع الحرص على كتابة كل ما في الخطاب بطريقة صحيحة، وقبل أن تقوم بتقديم الخطاب لا تنس أن تقوم بتوقيعه!! واحرص على شراء غلاف أو ظرف رائع من المكتبة لتغليف الخطاب والمحافظة عليه.

5. الالتزام بخطوات كتابة الخطاب الرسمي:

والمعلومات السابقة يضمن لك خطاب فني رائع وجميل، فالنسق الجميل، واختيار الكلمات المناسبة والعبارات المتناسقة، هذا مما يجعل الخطاب مقبولًا، كما أن الكثير من الخطابات الرسمية يجب أن تكون في صفحة واحدة، أو على ثلاث صفحات كحد أقصى، ومن الطبيعي أن تجد خطابات أقل من ذلك بكثير كنصف صفحة أو ما شابه، مثل خطابات الأمر أو النهي، أو خطابات القرارات، أو غيرها من الخطابات، كما أنه قد تجد خطابات طلب مساعدة من نصف صفحة، وهكذا، فحجم الخطاب وما فيه يتحكم به نوع الخطاب وما المراد منه، لذلك لا بد من النظر في الخطاب أولًا ثم الحكم عليه.

مقالات ذات صلة:

طريقة كتابة خطاب رسمي

نقدم لكم الخطوات اللازم اتباعها عند كتابة الخطاب الرسمي، فهي خطوات تجعل الخطاب مرتبًا ومنسقًا تنسيقًا رسميًا، وهذه الخطوات هي كالتالي:

  1. الخطوة الأولى: كتابة بسم الله الرحمن الرحيم.
  2. الخطوة الثانية: كتابة اسم الجهة المرسل إليها الخطاب.
  3. الخطوة الثالثة: كتابة التحية الخاصة بالجهة المبعوث إليها الخطاب.
  4. الخطوة الرابعة: كتابة الموضوع، وهو موضوع الخطاب.
  5. الخطوة الخامسة: كتابة متن الموضوع، أو ما يسمى الخطاب نفسه.
  6. الخطوة السادسة: كتابة خاتمة الخطاب، وهي عبارة عن ترجي من الجهة المرسل إليها الخطاب بالقبول، والدعاء لهم.
  7. الخطوة السابعة: كتابة البيانات الشخصية لكاتب الخطاب، ومن ذلك: الاسم حسب الهوية الوطنية، ورقم الهوية الوطنية، ورقم الهاتف، ومحل الإقامة، وأخيرًا التوقيع.

قواعد كتابة خطاب رسمي

في هذا الفقرة نتعرف على قواعد كتابة خطاب رسمي:

1. القاعدة الأولى:

اكتب الخطاب الرسمي بخط الكمبيوتر، وهذا يعني ألا تكتبه بخط اليد، فكتابة الخطاب بخط الكمبيوتر يجعله أكثر رسمية، وأكثر وضوحًا، ويساعدك في التحكم في الترتيب والتنسيق، ويساعد أيضًا في تصحيح الأخطاء الإملائية بسهولة ويسر، بدون أي شطب أو حذف أو تغيير ورقة أخرى.

2. القاعدة الثانية:

يجب تنسيق الخطاب حسب الخطوات السابقة، فالخطوات السابقة تجعل الخطاب منسقًا ورسميًا، فإذا تغيرت تلك الخطوات فقد يكون الخطاب غير متناسق وغير مرتب، وهذا ما قد يؤدي إلى عدم قبول الخطاب.

3. القاعدة الثالثة:

يجب مراجعة الخطاب جيدًا قبل تقديمه للجهة المعنية، فقد يحتوي على أخطاء إملائية أو نحوية أو علامات ترقيم، أو هناك شيء ما منسي، لذلك يجب مراجعته والتأكد من ذلك جيدًا.

4. القاعدة الرابعة:

إذا أردت أن ترسل الخطاب الرسمي مباشرة عن طريق الايميل، قم بنسخ الخطاب كما هو، ثم لصقه في الإيميل الخاص بالجهة المرسل إليها، ثم قم بالنقر على إرسال، وعليك مراجعة الإيميل بين الحين والآخر لترى الرد من قبل الجهة.

نموذج خطاب رسمي إلى مدير

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى مدير عام الشركة….المحترم

حياكم الله تحية طيبة وبعد..

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الموضوع/ خطاب ترقية

إشارة إلى الموضوع أعلاه فإني أتقدم لكم بهذا الخطاب والذي في محتواه طلب ترقية.

وأحيطكم علمًا أنني في هذه الشركة منذ حوالي سبع سنوات، ولم أحظ بأي ترقية على الإطلاق، رغم أن لدي درجة الماجستير في تخصصي.

ولدي من الخبرات والمؤهلات ما تجعلني أهلًا للترقية، كما أنني خلال هذه الفترة عملت بكل جد واجتهاد وأمانة وإخلاص، ولم أقصر في عمل ولو لمرة واحدة، ولم أحصل على إنذار واحد خلال تلك الفترة كلها.

في حالة أن غيري دخل بعدي إلى الشركة وحصل على ترقية وأنا في مكان في قسم……. إدارة….

لم يتغير حالي ولم يتبدل.

وقد وجدتها فرصة أن أتقدم إليكم بهذا الخطاب الرسمي وأطلب منكم ترقيتي إلى مدير القسم الذي أنا فيه، حيث إنه تم ترقية المدير السابق إلى منصب أعلا، ولم يتم تعيين أي موظف حتى هذه اللحظة، وقد زكاني المدير السابق للقسم، وقد أرفقت تزكيته مع هذا الخطاب.

وبهذا فإني أرجو منكم قبول هذا الخطاب والتوجيه بما يلزم.

وتقبلوا مني خالص الشكر والتقدير.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

الاسم/…

رقم الهاتف/…

رقم الهوية الوطنية/..

محل الإقامة/…

التوقيع/……

بهذا يتبين لنا كيفية كتابة الخطاب الرسمي، فقد قمنا بتطبيق الخطوات السابقة، مع مراعاة للقواعد التي تم ذكرها، لنخرج لكم بخطاب رسمي جاهز مثالي ورائع.

وهكذا فإن كتابة الخطاب الرسمي فن يحتاج إلى مهارة فنية، وعلى الكاتب أن يلتزم بما قلنا، فإذا لم يستطع ذلك فإن عليه التواصل معنا لنجهز له الخطاب الرسمي الخاص به، فالموقع يقدم الكثير من الخدمات الكتابية.

أهم الأسئلة الشائعة حول كتابة الخطابات الرسمية

1. ما هي الخطابات الرسمية؟

هي رسائل مكتوبة تُستخدم للتواصل الرسمي بين الأفراد أو المؤسسات، وتتميز بالأسلوب المهذب واللغة الرسمية.

2. ما هي العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في الخطاب الرسمي؟

يجب أن يتضمن العنوان، التحية، المقدمة، جسم الخطاب، الخاتمة، والتوقيع.

3. كيف يمكنني كتابة خطاب رسمي فعال؟

يجب أن يكون الخطاب واضحًا ومحددًا، يتضمن جميع المعلومات الضرورية، ويستخدم لغة مهذبة ورسمية.

4. ما هي الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة الخطابات الرسمية؟

تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية، استخدام لغة غير رسمية، وعدم وضوح الهدف من الخطاب.

5. ما هي النصائح لتحسين مهارات كتابة الخطابات الرسمية؟

قراءة نماذج مختلفة، ممارسة الكتابة بانتظام، طلب ملاحظات من الآخرين، والاهتمام بالتفاصيل الصغيرة مثل التنسيق والإملاء.

اقرأ أيضًا: 

بهذا ينتهي حديثنا حول كتابة الخطابات الرسمية، تحدثنا فيه عن فن كتابة الخطاب الرسمي، مع الخطوات الصحيحة والمثالية لكتابة الخطاب الرسمي، وبعض الملاحظات والقواعد التي يجب التنبه لها عند كتابة الخطاب الرسمي، ثم انتقلنا إلى تطبيق ذلك كله في مثال كخطاب رسمي، لتكون فقرتنا الأخيرة، وحتى نلقاكم في مقال قادم

وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: 966533243424