يتعامل الكثير من الأشخاص وكذلك الشركات مع العديد من الجهات الحكومية، ويحتاجون في ذلك إلى نموذج خطاب لجهة حكومية.

في هذا المقال نتعرف على كيفية كتابة هذا النموذج، مع بعض النماذج الموضحة والمبينة، فابقوا معنا.

كما يمكنك طلب خدمة كتابة خطاب لجهة حكومية، والذي نقدمها لكم من موقعكم هذا المميز والمتألق في تقديم الخدمات الكتابية الكثيرة، من كتابة النماذج والخطابات والمعاريض.

وذلك بطريقتنا المختلفة ذات الجودة العالية والسعر المناسب والمغري، للحصول على الخدمة نسعد بتواصلكم معنا عبر الواتساب على الرقم التالي: 966533243424

نموذج خطاب لجهة حكومية

لا شك أن هناك الكثير من التعاملات مع الجانب الحكومي، سواء من الأفراد أو الجماعات أو من المؤسسات الخاصة التي تتعامل مع الجانب الحكومي.

فالفرد يتعامل مع الجانب الحكومي، ونستطيع أن نقول أن جميع الأفراد يتعاملون مع الجانب الحكومي، وذلك لو افترضنا أن هناك طالب في الثانوية العامة، انتهي من الثانوية وكان يريد أن يحصل على شهادته فإنه يتوجه إلى مكتب التربية، أو إلى وزارة التعليم.

وفي حالة كان لديه منحة سواء داخلية أو خارجية، فإن تعامله مع الجهات الحكومية سوف تزداد، وحتى ينتهي من الجامعة ويقدم لوظيفه، فإنه ما يزال بحاجة إلى تعامل مع الجهات الحكومية وما يزال بحاجة ماسة إلى كتابة خطاب لجهة حكومية.

ولكن هناك تعاملات أكثر وأكبر من ذلك بكثير وهي تعاملات الشركات مع الجهات الحكومية، حيث يكون خطاب لجهة حكومية هام جدًا في هذه الحالات.

أهمية كتابة نموذج خطاب موجه لجهة حكومية

فقد تحتاج بعض الشركات التجارية والصناعية إلى أن تتعامل مع أكثر من جهة حكومية، منها جهة الضرائب، والبلدية ووزارة الصناعة ووزارة التجارة، والواجبات الزكوية.

هذه الجهات كلها يجب أن تتعامل معها هذه الشركة، لذلك يجب أن يكون الخطاب مجهزًا لأي طلب ولأي استخدام قادم للشركة.

كما أن الدائرة قد تتسع في حالة كانت الشركة لديها نشاطات ثقافية أو إعلامية أو غير ذلك، وكلما اتسعت الدائرة كانت الحاجة ماسة لمعرفة كيفية كتابة خطاب لجهة حكومية بالطريقة الصحيحة والمثالية والرسمية.

وطالما أنك تقوم بالتعامل مع جهات حكومية، هذا يعني أن التعامل معها يكون تعامل رسمي، لذلك يجب أن تكون كتابة النموذج بشكل رسمي.

أهم النصائح لكتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

لكتابة خطاب لجهة حكومية هناك بعض الملاحظات الأولية التي يجب مراعاتها أثناء كتابة النموذج، ثم بعد ذلك ننتقل إلى خطوات كتابة النموذج

1. الكتابة الآلية:

يجب كتابة الخطاب الرسمي بالكمبيوتر، ببرنامج الوورد، وبالخط رقم 16، وفي حالة كانت الجهة المرسلة للخطاب شركة أو ما شابه ذلك فإنها لا بد أن تقدم الخطاب أو لا بد من كتابة المعروض بورقة رسمية، وعليها ترويسة باسم وشعار الشركة، والأرقام الخاصة بها، مع الايميلات، وهذا ما يجعل الخطاب أكثر قبولًا ورسميةً.

2. التنسيق التام:

التنسيق والترتيب بين الفقرات، أي يجب أن يتم كتابة الخطاب بتنسيق تام وترتيب محكم، لأن النموذج يجب أن يكون مرتبًا، ويتم كتابته وفق الخطوات التي سنذكرها لاحقًا في كتابة خطوات الخطاب.

3. المراجعة:

أيضًا مما يجب التنبه له هو مراجعته جيدًا قبل إرساله إلى الجهة الحكومية المنشودة، مراجعته من الأخطاء الإملائية، ومن علامات الترقيم، ومن أي خطأ قد يحدث سواء عمدًا أو سهوًا، وهذا من الضروريات، فقد يكون هناك خطأ في الإملاء، أو في علامات الترقيم، أو نسيان أي عبارة أو كلمة يجب أن تكون موجودة، وأيضًا مراجعة الترتيب والتنسيق، وهذا كله يكون بعد كتابة الخطاب.

4. الكتابة بلغة بسيطة:

كتابة نموذج الخطاب بلغة سهلة وبسيطة وواضحة، وعدم التكلف في اختيار الكلمات، لذلك يجب أن تكون اللغة سهلة وواضحة ومفهومة للجميع، وكذلك في ربط جميع الفقرات ببعضها، فمن ضروريات الخطاب أن تكون الجمل والعبارات متناسقة ومترابطة، وفي حالة كان هناك أكثر من موضوع فإنه يجب وضع كل موضوع في فقرة منفصلة عن غيره من المواضيع الأخرى، حتي يتضح المقال ويتضح المراد.

مقالات ذا صلة:

خطوات كتابة صيغة خطاب رسمي لجهة حكومية

بعد أن تحدثنا في الفقرة السابقة عن الملاحظات والتنبيهات التي يجب مراعاتها أثناء وبعد كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية.

نتحدث في هذه الفقرة عن الخطوات المتبعة أثناء كتابة الخطاب، حتى يبدو الخطاب مرتبًا ومميزًا، وعلى درجة كبيرة من التنسيق والترتيب، وهذه الخطوات هي:

1. البسملة:

بداية أي خطاب رسمي تكون بالبسملة، والبسملة هي مفتاح لكل الأمور ولكل القلوب، لذلك لا بد من كتابة البسملة في أي خطاب رسمي، وصيغتها المعروفة والمشهورة: بسم الله الرحمن الرحيم.

2. تحديد الجهة المرسل إليها الخطاب:

ثم ينتقل إلى تحديد الجهة المرسل إليها الخطاب، ويتم تحديد الجهة حسب نوع الخطاب، وحسب المراد من الجهة.

3. التحية:

بعد أن يتم تحديد الجهة، لا بد من تحية هذه الجهة الموجه إليها الخطاب، وهناك الكثير من الصيغ التي يمكن استخدامها في تحية الجهة، ثم تحية الإسلام، وهي: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

4. موضوع الخطاب:

بعد ذلك يتم الانتقال إلى موضوع الخطاب، يتم كتابة الموضوع بكلمات مختصرة مشيرة إلى الخطاب ككل، وهذا يعني أن الموضوع يجب أن يكون مختصرًا.

5. عنوان الخطاب:

بعد عنوان الخطاب يتم الانتقال مباشرة إلى موضوع الخطاب، وهذا الأهم من الموضوع كاملًا، وكل أجزاء الموضوع هامة، ولكن هذا يجب على الكاتب أن يعتني به اعتناءً كبيرًا، فيكتبه بطريقة سليمة وصحيحة، ويطلب طلبه بشكل رسمي وقوي.

6. الالتزام بأدبيات الحوار:

يجب الالتزام بأدبيات الحوار، فلا يأمر ولا ينهى، ولا يستخدم أي كلمات بذيئة أو غير مناسبة، وهذا ما يجعل الخطاب الرسمي مميزًا بالشكل وبالمضمون والمحتوى أيضًا.

لذلك من الضروري اختيار الكلمات، وتناسب العبارات، فيبدأ الخطاب بتقديم الشكر والتقدير للجهة المرسل إليها، ويمكن الاستغناء عن هذا، بالدخول في الطلب مباشرة.

7. الرجاء:

بعد أن ينتهي من طرح الخطاب يجب عليه أن يقوم بتقديم الرجاء من أجل قبول الطلب، ثم الشكر والتقدير للجهة المرسل إليها الخطاب.

8. نهاية الخطاب:

وفي نهاية الخطاب يتم كتابة بيانات مقدم الخطاب، فإذا كان الخطاب بصورة شخصية، فإن البيانات المطلوبة هي: الاسم الكامل حسب ما هو في الهوية، ورقم الهوية الوطنية، مع رقم الهاتف، ومحل الإقامة ثم التوقيع، ويفضل كتابة البريد الإلكتروني.

أما إذا كان الخطاب من قبل مؤسسة عمل، يتم كتابة مدير المؤسسة وتوقيعه ثم ختم المؤسسة، ويجب أن يكون مكتوبًا بورقة رسمية تابعة للمؤسسة.

نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية

بعد أن عرفنا التنبيهات والخطوات اللازمة لكتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، نأتي الآن وفي هذه الفقرة إلى تطبيق ذلك في نموذج تطبيقي يوضح ما ذكرناه:

النموذج الأول:

في هذا النموذج القادم، هناك من يريد أن يفتتح جمعية لتحفيظ القرآن الكريم، ويقدم الخطاب الرسمي، إلى وزارة العمل من أجل قبول طلب افتتاح جمعية تحفيظ القرآن الكريم، على أن تكون الجمعية على أرض الواقع وتكون عن بعد، فلنتعرف على بقية التفاصيل في الخطاب التالي:

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى معالي وزير العمل…. الموقر

حياكم الله تحية طيبة وبعد…

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الموضوع/ خطاب رسمي طلب ترخيص جمعية

إشارة إلى الموضوع أعلاه فإني أتقدم لكم بالشكر التقدير على التسهيلات التي تقدمونها للمواطنين وللقادمين إليكم وأصحاب المعاملات، فلكم جزيل الشكر والتقدير، وجزاكم الله خيرًا.

سيدي معالي الوزير:

إشارة إلى الموضوع أعلاه فإنني المواطن السعودي……. أحمل هوية وطنية رقم…..

أتقدم إليكم بطلب ترخيص لجمعية…… للقرآن الكريم.

حيث قد قمنا بعمل اللازم، وتجهيز ما يحتاج إلى تجهيز من متطلبات عمل جمعية، على أن نشاط الجمعية يكون:

تحفيظ وتلقين القرآن الكريم للأطفال وللكبار، مع قسم خاص بالنساء.

تعليم علوم القرآن مثل: التجويد والقراءات، وغيرها مما يتعلق بالقرآن، مثل متون التجويد ومتون القراءات، مع معاني كلمات القرآن الكريم فقط.

وقد قمنا بتجهيز المقر الخاص بالجمعية، من مكتب وفصول دراسية، إضافة إلى مسجد……. وهو جار لمقر الجمعية، و لا يوجد به جمعية للقرآن الكريم وقد تم التنسيق معه على أن تكون الحلقات فيه بين المغرب والعشاء، وفي الفترة الصيفية في مقر الجمعية من الصباح.

وقد وافق المسجد إضافة إلى موافقة مكتب الأوقاف والإرشاد على ذلك، وقد أرفقنا لكم ذلك مع هذا الخطاب.

كما أنه سيكون للجمعية أيضًا جانب عن بعد، وذلك للتسهيل على الكثيرين الذين لا يجدون الفرصة المناسبة للقراءة الحضورية.

معالي الوزير:

نرجو منكم مساعدتنا في إتمام عمل الترخيص للجمعية، ولكم أجر المساهمة في ذلك، جزاكم الله خيرًا وبارك الله فيكم.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

مقدم الطلب/….

رقم الهوية الوطنية/..

رقم الهاتف/…

محل الإقامة/…

التوقيع/…

النموذج الثاني:

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى القاضي…..المحترم

تحية طيبة وبعد..

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الموضوع/ خطاب شكوى

إشارة إلى الموضوع أعلاه فإني أتقدم إليكم بهذه الشكوى ضد مؤسسة……

فقد كنت أعمل لديهم لفترة….

وقد قاموا باستئجار السيارة الخاصة بي، على أن يتم تعويضي سيارة أخرى بعد ثلاث سنوات من استلامها، وقد تم استخدام سيارتي في التوزيع الخاص للمؤسسة.

وبعد خمس سنوات خرجت من المؤسسة، ولم أحصل على تعويض للسيارة، وقد قدمت إليهم طلبًا للتعويض أكثر من مرة، ولكن للأسف لم أحصل على أي تجاوب.

وخلال السنوات الأخيرة من عملي وأنا أطالب بحقي، حتى أكون معذورًا إن لجأت إلى الحكومة، لأطلب حقي بشكل رسمي، وقد أعذرت بهذا.

فقد عملت معهم لأكثر من سبع سنوات، ولا أريد أن ينتهي ذلك بشكوى إلى المحكمة، لذلك حاولت لأكثر من مرة، بل هي مرات كثيرة، وقد أرفقت إليكم جميع الطلبات التي قدمتها للشركة على مدى السنوات الأخيرة.

وبهذا فإني أتقدم إليكم بهذه الشكوى، وأرجو منكم الفصل في المسألة.

فأنا أريد حقي وتعويضي، حتى إن السيارة التي أعطيتهم إياها ما زالت معهم حتى هذه اللحظة التي أرسل لكم فيها الشكوى.

هذا وتقبلوا مني جزيل الشكر والتقدير

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

الاسم/…

رقم الهوية الوطنية/..

رقم الهاتف/..

التوقيع/…

أهم الأسئلة الشائعة

1. ما هو الخطاب الرسمي لجهة حكومية؟

الخطاب الرسمي لجهة حكومية هو رسالة مكتوبة توجه إلى جهة حكومية معينة لطلب خدمة أو تقديم شكوى أو طلب معلومات.

2. ما هي عناصر الخطاب الرسمي؟

عناصر الخطاب الرسمي تشمل العنوان، التاريخ، التحية، المقدمة، نص الرسالة، الخاتمة، والتوقيع.

3. كيف يمكنني كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح؟

يمكن كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح باتباع تنسيق رسمي واضح، استخدام لغة رسمية، وتوضيح الهدف من الخطاب بشكل مباشر ومختصر.

4. ما هي الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة خطاب رسمي؟

تجنب الأخطاء النحوية والإملائية، عدم وضوح الهدف من الرسالة، وعدم استخدام لغة رسمية.

5. ما هي أهمية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية؟

كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية مهمة لأنها تعكس احترامك للجهة وتزيد من فرص الحصول على استجابة سريعة وفعالة.

6. كيف يمكنني التأكد من وصول خطابي إلى الجهة المعنية؟

يمكن التأكد من وصول الخطاب عن طريق إرسال نسخة بالبريد المسجل أو استخدام البريد الإلكتروني الرسمي وطلب تأكيد الاستلام.

اقرأ أيضًا:

بهذا ننهي حديثنا لهذا اليوم والمعنون بـ: نموذج خطاب لجهة حكومية، ناقشنا فيه الكثير من الفقرات المتصلة بالموضوع، من كيفية كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، مع بعض المعلومات والنماذج التوضيحية لذلك.

نسعد بتواصلكم معنا على الواتساب على الرقم التالي: 966533243424