خطوات كتابة صيغة الخطابات الرسمية بطريقة صحيحة

• تحديد الهدف

تحديد الهدف يسهم في توجيه المحتوى بشكل صحيح.

هل هو للتقديم؟ للشكر؟

• جمع المعلومات

قبل أن تبدأ في كتابة صيغة خطابات رسمية، قم بجمع المعلومات اللازمة  لتضبط لغتك وأسلوبك.

• بناء التنظيم

ضع خطة للخطاب ترتب فيها أفكارك بشكل منطقي.

• استخدام اللغة الرسمية

تجنَّب استخدام اللغة العامية في صيغة خطابات رسمية، واستخدم كلمات مناسبة تعكس جدية الخطاب واحترافيته.

• الهيكل الرسمي للخطاب

قسِّم الخطاب إلى مقدمة وجسم وختام.

• التحقق والتصحيح

لا تترك الخطاب دون التحقق والتصحيح.

• تحفيز القارئ للاستجابة

• البسملة

• تحديد المستلم

من المهم كتابة اسم المستلم ومنصبه.

• البداية والمقدمة

استخدم جملة قوية تلخص الغرض من الخطاب وتلفت انتباه المدير.

• الجسم

قسِّم الجسم إلى فقرات تشرح نقاطك بترتيب منطقي، واستخدم الأمثلة لتوضيح النقاط.

• الختام

في الختام قدم تلخيصًا للنقاط الرئيسية واختتم بطلب رد وشكره على وقته.

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أما بعد………………

سيدي العزيز/ ……………………………. مدير عام المؤسسة/…………………

أتمنى أن تكون بأمان وأفضل حال.

أنا _____ وأنا أعمل في قسم ______. لقد قدمت هذا الطلب للحصول على موافقتك لزيادة قيمة راتبي الشهري.

أريد أن أبين أنني ملتزم بجميع مهام الشركة منذ انضمامي إلى الشركة حتى الآن، بكل إخلاص، لا توجد أي أوجه قصور، وقد تمكنت من رفع مستوى القسم … إلى أفضل مستوى في السنوات العشر الماضية، والحصول على العديد من التقييمات الممتازة من مديري المباشر في عملي، وبالنظر إلى أنني أعتقد أنك تريد تقدير الأشخاص في المنظمة أنتظر موافقتك على طلب زيادة الراتب بالقيمة التي تراها مناسبة، وأقدم لك فائق الاحترام والتقدير.

التوقيع/ _____

نموذج خطاب رسمي جاهز word

إلى معالي وزير الصحة/ ………………….. الموقر.

تحية طيبة وبعد:

الموضوع/ طلب ترقية موظف.

بعد أن تخرجت من كلية الطب في جامعة/ …………………….. عملت في أماكن عديدة، وكنت أفضل العمل في الجانب الإداري على العمل في الجانب الطبي، وقد حصلت على دورات كثيرة جدًّا في الإدارة، وأقصد بذلك العمل في الجانب الإداري في المستشفيات أو المراكز الطبية.

وكان بداية الأمر معي أن علمت في المشفى الحكومي/ ………………….. حيث عملت فيه كمشرف في قسم/ ………………….. لمدة ثلاث سنوات.

ثم انتقلت إلى كثير من الأماكن الحكومية، سواء المراكز أو المستشفيات.

وآخر مرة عملت فيها قبل أن أنتقل فيها إلى مكتب الصحة هو المستشفى الحكومي الرائد في مجال عمله، وهو من أفضل المستشفيات التي عملت بها.

وكما هو الحال والعادة دخلت لأعمل في الجانب الإداري، وعملت في الجانب الإداري فيه لمدة سنة ونصف.

بعد ذلك انتقلت مباشرة إلى هنا، أما هنا فهو عمل إداري بحت ولا يوجد لديك أي مكان لممارسة عملك الطبي إلا في النادر القليل.

كنت حريصًا منذ البداية أن أطور من نفسي، وأن أحاول أن أبذل كل ما بوسعي من أجل الاستزادة في الخبرات والمهارات.

أيضًا عملت على تأهيل نفسي في الجانب العلمي حيث عملت على دراسة درجة الماجستير في الإدارة الطبية وإدارة المستشفيات.

وبعد أن أنهيتها وحصلت على الدرجة بكل قوة واقتدار، كان لدي فكرة في أن أعود للعمل في المستشفيات، وقد وجدت أن العمل في المستشفيات مناسبًا لي جدًّا.

وعدت فعلًا إلى المستشفيات لأبدأ مرحلة مختلفة فقد عُينت مديرًا لقسم/ …………………… من أول يومي، ولم أعد إليه إلا بناءً على طلب من قبل مدير المشفى.

وعملت في المشفى لمدة أربع سنوات، لم أَكِلْ فيها أو أَمِلْ، فالإدارة هي العمل الذي أحبه حبًا جمًا، ولا أفضل أي عمل غيره، ولذلك فقد وجدني مدير المشفى أصلح لهذا العمل بالشكل المطلوب والقوي.

وقد قدمت الكثير من الخطط والأهداف في الإدارة التي أعمل فيها، وقد نجحت كلها ونالت إعجاب ورضى إدارة المشفى.

كانت تلك الفترة حافلة بكل ما تعني الكلمة، تعلمت فيها الكثير واستفدت الكثير أيضًا، وكنت في كل مرة وفي كل حادثة استفيد شيئًا معينًا.

حتى أصبحت رقمًا صعبًا في فن الإدارة، خصوصًا الإدارة الطبية، وكنت على علم في كل ما تحتاج إليه الإدارة الطبية، وقد حصلت على دورة في خارج البلاد في دولة….في إدارة المستشفيات والمرافق الطبية، وقد حصلت عليها بتوفق أيضًا.

بعد ذلك تم طلبي من مكتب الصحة، وعرض عليا مدير مكتب الصحة أن أكون نائب مدير مكتب الصحة.

على أن العمل يكون في المكتب أسهل من المشفى، هذا صحيح، لأنه المشفى عمله أصعب وأيضًا كثير، وفي بعض الأحيان قد لا أجد الراحة بل هو عمل على الدوام.

قبلت عرض مدير مكتب الصحة، وانتقلت إلي المكتب بعد الإجراءات القانونية اللازمة لعملية النقل.

نعم ما قلته كان صحيحًا فالعمل هنا أسهل وأقل بكثير من المشفى.

وبعد سنة تقريبًا تم ترقية المدير العام لمكتب الصحة إلى منصب أعلى في الوزارة، وحل مكانه مدير مؤقت، يقوم بأعماله حتى يتم اختيار الشخص المناسب في المكان المناسب.

هنا كانت الفرصة المناسبة لي في تقديم طلب ترقية، حيث أتقدم إليكم بطلب ترقيتي إلى منصب مدير مكتب الصحة.

وقد رأيت في نفسي أني أستحق ذلك وأستطيع أن أقوم بتلك الأعمال بكل سهولة ويسر، فلدي من الخبرات العملية في مجال عملي السنوات الكثيرة، أما من الناحية العلمية فلدي شهادة في البكالوريوس في تخصص/ ……………. وفي الماجستير في تخصص الإدارة الطبية، وبهذا فقد جمعت بين التخصصين، وهذا ما زادني معرفة قوية في الإدارة الطبية وكيفية العمل فيها.

وبهذا فإني أطلب من معاليكم قبول طلبي هذا وترقيتي إلى مدير مكتب الصحة.

أرجو من معاليكم التوجيه بهذا الأمر، ولكم مني جزيل الشكر والتقدير.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

اسم مقدم الطلب/ ………………………

رقم الهاتف/ ………………………..

الإيميل/ ……………………..

التوقيع/ ………………………..