اعداد خطاب رسمي
14/10/2024
شكل خطاب رسمي
تنسيق شكل الخطاب الرسمي يُعَد فنًا يحتاج إلى انتباه خاص لأدق التفاصيل.
إن الشكل السليم للخطاب يساهم في جعله أكثر إقناعًا واحترافية، ويسهم في نقل الرسالة بشكل فعّال.
في هذا المقال، سنتعرف على كيفية تنسيق شكل خطاب رسمي بأناقة لضمان قوة التأثير.
للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء في مجال كتابة الخطابات، يُرجى التواصل معنا من خلال رقم الواتساب:
جدول المحتويات
شكل خطاب رسمي
| بسم الله الرحمن الرحيم
[التاريخ] السيد/ [اسم المستلم] [المنصب/الوظيفة] [اسم الشركة/الجهة] [عنوان الشركة/الجهة] السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، الموضوع: [عنوان الموضوع] تحية طيبة وبعد، أود من خلال هذا الخطاب أن أقدم لكم [تفاصيل الطلب أو الشكوى أو الاستفسار]. [شرح مختصر عن الموضوع وأسباب التواصل]. أرجو من سيادتكم النظر في طلبي واتخاذ الإجراءات اللازمة. سأكون ممتنًا لتلقي ردكم الكريم في أقرب وقت ممكن. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير. اسم المرسل: [اسمك الكامل] الوظيفة: [وظيفتك] رقم الهوية/رقم الموظف: [الرقم إذا لزم الأمر] رقم الهاتف: [رقم التواصل] البريد الإلكتروني: [الإيميل] |
شكل خطاب رسمي لشركة
| بسم الله الرحمن الرحيم
[التاريخ]
السيد/ [اسم المسؤول] المنصب/ [الوظيفة] شركة/ [اسم الشركة] [عنوان الشركة]
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
الموضوع: [عنوان الموضوع]
أتقدم لسيادتكم بهذا الخطاب بخصوص [تفاصيل الموضوع]. أرجو منكم النظر في هذا الأمر واتخاذ ما يلزم.
أشكر لكم تعاونكم وأنتظر ردكم الكريم.
وتفضلوا بقبول وافر الاحترام والتقدير.
اسم المرسل: [اسمك الكامل] الوظيفة: [وظيفتك] رقم الهاتف: [رقم التواصل] البريد الإلكتروني: [الإيميل] |
شكل خطاب رسمي للمدير
| بسم الله الرحمن الرحيم
[التاريخ]
السيد المدير/ [اسم المدير] مدير/ [اسم القسم أو الإدارة] [اسم الشركة/المؤسسة] [عنوان الشركة/المؤسسة]
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
الموضوع: [عنوان الموضوع]
أتقدم لسيادتكم بهذا الخطاب بخصوص [تفاصيل الموضوع]. أرجو منكم النظر في طلبي واتخاذ الإجراءات المناسبة.
ولكم جزيل الشكر والتقدير.
اسم المرسل: [اسمك الكامل] الوظيفة: [وظيفتك] رقم الهاتف: [رقم التواصل] البريد الإلكتروني: [الإيميل] |
شكل خطاب رسمي للوزير
| بسم الله الرحمن الرحيم
[التاريخ]
معالي الوزير/ [اسم الوزير] وزير/ [اسم الوزارة] [عنوان الوزارة]
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
الموضوع: [عنوان الموضوع]
أتشرف بأن أرفع إلى معاليكم هذا الخطاب بخصوص [تفاصيل الموضوع]. أرجو منكم النظر في هذا الأمر واتخاذ اللازم.
وأشكركم على حسن التعاون.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.
اسم المرسل: [اسمك الكامل] الوظيفة: [وظيفتك] رقم الهاتف: [رقم التواصل] البريد الإلكتروني: [الإيميل] |
تنسيق خطاب رسمي لجهة حكومية
عندما يتعلق الأمر بتنسيق شكل الخطاب الرسمي لجهة حكومية، هناك عدة أمور يجب تجنبها لضمان الاحترافية والتواصل الفعّال.
إليك بعض النصائح حول ما يجب تجنبه:
· تجنب التعبيرات غير الرسمية: |
| يجب تجنب استخدام التعبيرات أو اللغة غير الرسمية، والالتزام بلغة تعبيرية مهنية ولائقة. |
· تجنب الشكل غير المنظم: |
| لا تتجاوز في استخدام الصور أو الألوان، وتجنب الشكل الغير منظم الذي قد يؤثر سلبًا على الاحترافية. |
· تجنب الطول الزائد: |
| لا تُطيل الخطاب بشكل زائد، بل اجعله مختصرًا وواضحًا، مركزًا على النقاط الرئيسية. |
· تجنب الإسهاب في التفاصيل التقنية: |
| تجنب إدراج تفاصيل فنية غير ضرورية، واقتصر على المعلومات الرئيسية. |
· تجنب الإعلانات التجارية: |
| لا تستخدم الخطاب لأغراض ترويج تجاري، بل اجعله محايدًا ومرتبطًا بالمسائل الحكومية. |
· تجنب اللغة الدعائية: |
| لا تستخدم لغة دعائية أو ترويجية، وابتعد عن الكلمات التي قد تظهر كدعايات. |
· تجنب الإساءة للفئات أو الجهات: |
| تجنب أي تصرف أو عبارة قد تسيء إلى فئات أو جهات، وابقِ اللغة محايدة واحترافية. |
· تجنب الإشاعات أو المعلومات الخاطئة: |
| تجنب نشر أي إشاعات أو معلومات غير دقيقة تؤثر على سمعة الجهة الحكومية. |
· تجنب السب والشتم: |
| لا تستخدم أي لغة تحتوي على سب أو شتم، بل احترم الجمهور والقرّاء. |
· تجنب التأخير في الرد: |
| تجنب التأخير في الردود على الاستفسارات أو الشكاوى الرسمية. |
| يجب الرد بشكل سريع وفعّال. |
خطوات إعداد خطاب رسمي بالتفصيل
كتابة العنوان والتاريخ: |
| العنوان: في أعلى يمين أو يسار الخطاب، يتم كتابة عنوان الجهة المرسلة أو الشخص المرسل، متبوعًا بتاريخ اليوم الذي يتم فيه كتابة الخطاب. |
| التاريخ: يجب أن يكون بصيغة واضحة كـ: 15 سبتمبر 2024. |
تحديد المستلم: |
| اسم المستلم: يتم كتابة اسم المستلم الكامل ولقبه الوظيفي إذا كان الخطاب موجهًا لشخص معين، أو اسم الجهة (شركة، مؤسسة، وزارة). |
| التحية: ابدأ بعبارات رسمية مثل “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” أو “تحية طيبة وبعد”. |
كتابة الموضوع: |
على سبيل المثال: “الموضوع: طلب إجازة سنوية” أو “الموضوع: استفسار حول الإجراءات الجديدة”. |
المقدمة: |
|
تفاصيل الخطاب: |
|
| استخدم لغة واضحة: تجنب العبارات المبهمة أو الطويلة جدًا. كن مباشرًا وملخصًا. |
| قسم المعلومات إلى فقرات: إذا كان الخطاب يحتوي على نقاط متعددة، يمكنك تقسيمه إلى فقرات أو استخدام النقاط لتوضيح كل فكرة بشكل مستقل. |
الختام: |
| العبارات الختامية: انهي الخطاب بجملة تعبر عن الأمل في الاستجابة أو اتخاذ الإجراءات المناسبة.
مثل: “آمل منكم التكرم بالنظر في هذا الطلب والرد في أسرع وقت ممكن”. |
| يمكن إنهاء الخطاب بعبارات مثل “وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير” أو “شاكرين لكم حسن تعاونكم”. |
التوقيع والمعلومات الشخصية: |
| في نهاية الخطاب، ضع اسمك الكامل، وظيفتك، وبيانات التواصل الخاصة بك (رقم الهاتف، البريد الإلكتروني) أسفل الخطاب. |
المراجعة: |
| تأكد من خلو الخطاب من الأخطاء الإملائية أو النحوية. |
| تحقق من أن جميع المعلومات الواردة دقيقة وأن الصيغة ملائمة لطبيعة الخطاب. |
مقالات ذات الصلة:
للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء في مجال كتابة الخطابات، يُرجى التواصل معنا من خلال رقم الواتساب:
أسئلة شائعة
كيف يمكنني كتابة خطاب رسمي بطريقة صحيحة؟
يجب أن يتضمن الخطاب عنوان المستلم، التحية، الموضوع، نص الرسالة، والتوقيع.
ما هي العناصر الأساسية في الخطاب الرسمي؟
التاريخ، اسم المرسل والمستلم، الموضوع، نص الخطاب، التوقيع وبيانات التواصل.
هل تختلف صيغة الخطاب الرسمي للشركات عن الجهات الحكومية؟
الأساسيات واحدة، لكن الصياغة قد تختلف وفقًا للجهة، حيث يتطلب الخطاب الحكومي عادةً درجة أعلى من الرسمية.
ما الفرق بين خطاب رسمي للمدير وخطاب لوزير؟
خطاب المدير يكون أقصر وأقل رسمية مقارنة بخطاب موجه لوزير، الذي يحتاج لأسلوب أكثر احترامًا وتفصيلًا.
كيف يمكنني تعديل شكل الخطاب الرسمي وفقًا للغرض؟
يتم تعديل النص الأساسي بناءً على طبيعة الطلب أو الموضوع المقدم، مع الحفاظ على الإطار الرسمي.
ما هي الأمور التي يجب تجنبها في الخطابات الرسمية؟
الابتعاد عن اللغة العامية، عدم التطرق إلى مواضيع غير ذات صلة، والحرص على عدم وجود أخطاء إملائية.
المقالات ذات صلة
