ما هي مذكرة الإحاطة وكيف يتم كتابتها

من المذكرات الهامة والتي يتم استخدامها في الكثير من الأمور الرسمية وغير الرسمية، وفي العامة وفي الخاصة مذكرة الإحاطة.

يتم إصدار هذهالمذكرة  من قبل الكثير من الجهات الرسمية والحكومية، من أجل غرض ما يراد توضيحه وبيانه.

في هذا المقال نتعرف

للحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنكم التواصل معنا

---

ماهي مذكرة الإحاطة

هي وثيقة رسمية تُستخدم في المجالات الحكومية والإدارية، تهدف إلى توضيح معلومات أو ملاحظات معينة حول موضوع محدد لأشخاص أو جهات معينة.

تُعد مذكرة الإحاطة أداة لنقل المعلومات، خاصة عندما يتعلق الأمر بمسائل تتطلب التنبيه أو توضيح الأمور أو إبلاغ المسؤولين عن حالة معينة.

أهداف مذكرة الاحاطة

كما أن هناك الكثير من الأهداف من عمل مذكرة للإحاطة، ومن تلك الأهداف:

• لفت الانتباه:

عند الحاجة إلى توضيح طبيعة العمل، تُعتبر مذكرة الإحاطة وسيلة  مناسبة، حيث يتم لفت انتباه جهة ما أن هناك بعض الملاحظات والأمور التي يجب عليهم ملاحظتها.

• بيان طبيعة العمل:

عندما تريد أن تقوم بالتفصيل والبيان في طبيعة العمل الذي لديك، أو أنك تقوم بكتابة التفاصيل الهامة لطبيعة العمل الذي تريد أن تصفه.

• الأهداف التثقيفية:

وهذا يقصد به تثقيف الناس في أمر من الأمور وفي شأن من الشئون والتي يحتاج إليها فئة محددة من المجتمع أو الفئة العامة، فيتم كتابة الأمر التثقيفي الذي يراد منه، أو القضية المعينة التي يركز عليها، ويتم سرد تفاصيلها بالشكل العلمي والفني.

أهمية مذكرة الاحاطة

كتابة مذكرة للإحاطة أن يتم توضيح الأمر باختصار مع الأدلة والإثباتات اللازمة، التي يحتاج إليها في هذا الأمر، وفي هذا الشأن يتم استخدام المذكرة كثيرًا.

وفي الجدول التالي نوضح لكم بعضًأ من المهام الأساسية لكتابة مذكرة:

توضيح الأمور باختصار:	تساهم مذكرة الإحاطة في توضيح المسائل المهمة بشكل مختصر، مما يسهل فهم المعلومات الأساسية.
الدعم بالأدلة والإثباتات:	تعتمد المذكرة على تقديم الأدلة والبيانات اللازمة لتعزيز النقاط المطروحة، مما يضمن مصداقيتها.
توجيه المعلومات إلى الفئة المستهدفة:	تُكتب المذكرة لتستهدف فئة معينة، سواء كانت عامة أو خاصة.
التواصل الداخلي:	تستخدم المذكرة في تحسين التواصل الداخلي المؤسسات والشركات لتحديث الموظفين والعاملين حول قضايا محددة.
تحديد المسؤوليات:	تساعد المذكرة في تحديد المسؤوليات من خلال توضيح الأدوار والمهام المطلوبة من الأفراد .

خطوات كتابة مذكرة الاحاطة

إن كتابة مذكرة الإحاطة من أسهل الأمور الإدارية، وليست صعبة أبدًا، بل هي في غاية السهولة ويمكن كتابتها بعدة طرق وعدة خطوات، نذكر لكم خطوات كتابة مذكرة الإحاطة في السطور الآتية:

كتابة بيانات الإرسال والاستقبال:	وهذا يعني أن كتابة اسم الجهة الكاتبة لمذكرة الإحاطة، واسم الجهة المستهدفة من المذكرة.
كتابة الموضوع:	استخدم عنوانًا رسميًا ومباشرًا يوضح مضمون المذكرة.
كتابة جسم المحتوي:	احرص على أن تكون المذكرة مختصرة، مع تجنب الإسهاب في الشرح، وفي حال كانت المذكرة طويلة، يمكنك تنظيمها على شكل نقاط.
استخدام لغة بسيطة:	الالتزام بكتابة المذكرة بلغة سهلة وبسيطة، إذا كانت المذكرة عامة، أما إذا كانت الجهة المرسل إليه خاصة فإنه يتم مخاطبتهم بلغتهم المختصة.
تقسيم العناوين:	إذا كان للمذكرة أكثر من عنوان، أو أكثر من قضية أو فائدة، فإنه يجب على الكاتب أن يجعل كل عنوان مستقل بذاته، ولا يخلط بينهم.
اختيار الوقت المناسب:	يجب على الشخص أو الجهة أن تقدم مذكرة الإحاطة في الوقت المناسب لتلاشي أي تأخير

نموذج مذكرة الاحاطة

في هذه الفقرة نقدم لكم نموذجًا على مذكرة الاحاطة، مع الحرص على تطبيق جميع ما تم أخذه من قواعد وخطوات وملاحظات حول كتابة المذكرة، ونقدمها لكم في النموذج التالي:

بسم الله الرحمن الرحيم من شركة…. إلى شركة…….. الموضوع: مذكرة إحاطة نحيطكم علمًا أننا في الشركة قد طلبنا منكم طلبية كبيرة كما هو المعتاد وهذه كانت مواصفات الطلبية التي طلبناها منكم: ……………………………. ولكننا للأسف وبعد انتظار ما يقارب ثلاثة أشهر من أجل انتظار الطلبية، جاءت على غير تلك المواصفات وتلك المقاييس، وهذه المواصفات التي حصلنا عليها منكم: ……… كما رأيتم فإن المواصفات تختلف اختلافًا كبيرًا، غير أن السعر أيضًا يختلف من الصنف الأول بالمواصفات المطلوبة، وبين الصنف الثاني والمواصفات المعطاه. لذلك فإننا نحيطكم علمًا أننا قد أرجعنا لكم كامل طلبيتكم دون نقص، وكما هي. ونحيطكم علمًا أيضًا أن التعويض المناسب حسب الشروط الجزائية قد تم استلامه. والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته. الاسم/ ……………………….. الختم/ …………………………..

اقرأ أيضًا: خطاب طلب احتياجات

---

للمزيد من خدمات معاريض الكتابية تواصلوا معنا

أهم الأسئلة الشائعة حول كتابة مذكرة الإحاطة

ما هي مذكرة الإحاطة؟

مذكرة الإحاطة هي وثيقة رسمية تُستخدم في الجهات الحكومية والإدارية لتوضيح معلومات أو ملاحظات معينة حول موضوع محدد، وتستهدف أشخاص أو جهات معينة.

كيفية كتابة مذكرة إحاطة؟

يجب كتابة بيانات الإرسال والاستقبال، تحديد الموضوع بوضوح، عرض المحتوي وتقسيمه لعناوين إذا كان طويل.

ما هي الأهداف الرئيسية لمذكرة الإحاطة؟

تهدف مذكرة الإحاطة إلى لفت انتباه الجهات المعنية، بيان طبيعة العمل، وتثقيف الفئات المستهدفة حول مواضيع معينة تتطلب الشرح والتوضيح.