من المذكرات الهامة والتي يتم استخدامها في الكثير من الأمور الرسمية وغير الرسمية، وفي العامة وفي الخاصة، هي تلك المذكرة التي تسمى: مذكرة الإحاطة، ويتم إصدارها من قبل الكثير من الجهات الرسمية والحكومية، من أجل غرض ما يراد توضيحه وبيانه من خلال هذه التذكرة، في هذا المقال نتعرف على هذا الموضوع عن قرب، فابقوا معنا.

وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: 0533243424. نسعد بتواصلكم دائمًا.

مذكرة الإحاطة

من بين كل المذكرات الهامة والتي يتم إنشاؤها من قبل الجهات الحكومية أو الخاصة، الرسمية أو الغير رسمية، هي: مذكرة للإحاطة، حيث تتمتع هذه المذكرة بشهرة واسعة، وتجد الجميع يتحدث عن مذكرة الإحاطة حينما يحصل أي أمر نحتاج فيه إلى مذكرة للإحاطة.

فالمواضيع المتعلقة بأمر مذكرة للإحاطة كثيرة ومتشعبة، وقد يكون هذا الأمر مقدمًا في الغالب إلى جهات حكومية، لها سلطة في أمر ما، ويجب عليهم أن ينظروا في هذا الأمر لأهميته ولأهمية محتواه.

انواع مذكرة الاحاطة

كما أن هناك الكثير من الأهداف من عمل مذكرة للإحاطة، ومن تلك الأهداف:

  • لفت الانتباه:

ونعني بذلك أن يتم لفت انتباه جهة ما أن هناك بعض الملاحظات والأمور التي يجب عليهم ملاحظتها، ومن ذلك أن يقوم بعض الموظفين برفع مذكرة للإحاطة إلى الإدارة العليا أو المدير العام للفت انتباههم في أمر ما، مثلًا أن هناك مشاكل في القسم، وأن هذه المشاكل لم يتم حلها لعدة أشهر، حيث إنهم قد قدموا الكثير من الشكاوى حول هذا الأمر ولكن للأسف لم يتم حل هذا الأمر للآن، فيتم ذكر: نحيطكم علمًا أننا في قسم كذا…. ولدينا الأمر الفلاني ونحن نعاني منه منذ أشهر ونحتاج إلى حل له سريع ونهائي، وهكذا يتم هذا الأمر بهذه الصورة وبصور كثيرة أخرى، وبمشاكل أخرى، يتم طلب الانتباه لها والإحاطة بها من خلال مذكرة الإحاطة.

  • بيان طبيعة العمل:

عندما تريد أن تقوم بالتفصيل والبيان في طبيعة العمل الذي لديك، أو أنك تقوم بكتابة التفاصيل الهامة لطبيعة العمل الذي تريد أن تصفه، فكل ما عليك أن تبدأ في كتابته في مذكرة الإحاطة، حيث يكون الأمر حينها أكثر رسمية، وأكثر قبولًا، بل إن هذا الشرح لا يكون كما ينبغي إلا إذا كان في هذه المذكرة.

فيعمد كاتب مذكرة للإحاطة إلى الاستهلال بالبسملة، ثم يحدد الجهة المقصودة والتي يتم إرسال المذكرة إليها، ثم ينتقل مباشرة إلى سرد المذكرة، حيث يوضح بالتفصيل ما طبيعة العمل الذي لديه للجهة المقصودة بهذا، وقد تحتاج تلك الجهة إلى معرفة ذلك بالتفصيل، كما تحتاج إلى معرفة ما هي طبيعة العمل الفعلية، وهذا لا يتم إلا في مذكرة للإحاطة.

  • الأهداف التثقيفية:

وهذا يقصد به تثقيف الناس في أمر من الأمور وفي شأن من الشئون والتي يحتاج إليها فئة محددة من المجتمع أو الفئة العامة، فيتم كتابة الأمر التثقيفي الذي يراد منه، أو القضية المعينة التي يركز عليها، ويتم سرد تفاصيلها بالشكل العلمي والفني، وبالطريقة الصحيحة المطلوبة، فلو افترض ط الناس بخبر هذه القضية وتدعمها بالأدلة والحقائق، وتوضح وتبين ما يراد من هذه القضية، وما هي ملابساتها، وكيف حدثت، هذا كله في تلك المذكرة.

شرح معنى مذكرة الاحاطة

كما يجب أيضًا حين كتابة مذكرة للإحاطة أن يتم توضيح الأمر باختصار مع الأدلة والإثباتات اللازمة، التي يحتاج إليها في هذا الأمر، وفي هذا الشأن يتم استخدام المذكرة كثيرًا، سواء للرأي العام وتكون الجهة المستفيدة هي الفئة العامة، وقد تكون هذه القضية أو هذه الحادثة في مكان معين ومحدود، إذًا ستكون الفئة المستهدفة تلك الفئة فقط، ولا تتعداها إلى غيرها.

مثلًا أن تكون القضية في شركة ما أو جهة حكومية أو خاصة، في هذا الشأن سيتم كتابة مذكرة للإحاطة وإحاطة الموظفين والعاملين الموجودين في المكان فقط، وغيرهم ليس لهم أدنى دخل في ذلك.

فمن أساسيات كتابة مذكرة الإحاطة أن يكون هناك فئة مستهدفة ويجب أن يتم استهدافها بالشكل المطلوب والمناسب.

امثله مذكرة الاحاطة

إن كتابة مذكرة الإحاطة من أسهل الأمور الإدارية، وليست صعبة أبدًا، بل هي في غاية السهولة ويمكن كتابتها بعدة طرق وعدة خطوات، نذكر لكم خطوات كتابة مذكرة الإحاطة في السطور الآتية:

في بداية مذكرة الإحاطة يجب كتابة بيانات الإرسال والاستقبال، وهذا يعني أن كتابة اسم الجهة الكاتبة لمذكرة الإحاطة، مع اسم الجهة المستهدفة من المذكرة، ويتم كتابة ذلك تباعًا، أي من، ثم إلى.

لا يتم الأمر هنا كما في باقي المعروضات والخطابات والشكاوى، وكتابة تحية طيبة وبعد، أو إلى السيد أو إلى سمو الأمير، بل يتم كتابته بطريقة رسمية، وليس لها ديباجة، أو شيء من هذا، إنما تكتب مباشرة، فهي مذكرة إحاطة ويجب التنبه لهذا الأمر حين كتابة المذكرة.

الاختصار والتيسير، يجب على كاتب المذكرة أن يختصر المذكرة على أقل شيء، ويجب أن ينتبه لهذا الأمر، فلا يسهب في الشرح، ويطيل في التفاصيل، بل يجعل الأمر وسطًا، ويحاول أن يوفق في ذلك، كما أنه يفضل أن يتم كتابة المذكرة على هيئة نقاط في حالة كانت طويلة وتحتاج إلى كلام كثير، فعندما تصبح المذكرة طويلة يجب كتابتها بطريقة النقاط حتى تتسهل على القارئ، ولا يرى القارئ في ذلك صعوبة أو ملل.

كما أنه من الضروري أن تكون مذكرة الإحاطة مدعومة بالبراهين والأدلة والإثباتات، لأنه كيف تكتب أي إحاطة دون أي إثباتات أو براهين، لأنك عندما تذكر قضية ما أو خبر ما، يجب عليك أن تدعم هذا الخبر بالأدلة، وإلا تكون كمن قال لا شيء، ومن هنا تأتي أهمية ذكر الإثباتات التي تدعم وتقوي مذكرة الإحاطة.

كما أنه يجب عليك أن تلتزم بالكتابة المختصرة، ولا تكتب جمل وعبارات قد لا تفيد شيئًا في فحوى المذكرة، فالمذكرة يجب أن تكون قوية، ونقاطها معروفة ومرتبة، ولا يجب أن يتم كتابتها بالطريقة السردية أو مثل كتابة القصص.

إذا كان للمذكرة أكثر من عنوان، أو أكثر من قضية أو فائدة، فإنه يجب على الكاتب أن يجعل كل عنوان مستقل بذاته، ولا يخلط بين الجميع، بل كل عنوان له شأنه الخاص، وله نقطته الخاصة، ويجب شرحه مستقلًا، وفي حالة أراد الكاتب الربط بينهما، يجب أن يربط بينهما ولكن بصورة مستقلة لكل نوع، فمثلًا، ذكر الأنواع ثم الربط بينهما ولا يتم الربط بينهما في فقرة واحدة.

كما يجب على القارئ أيضًا أن يلتزم بكتابة المذكرة بلغة سهلة وبسيطة، خصوصًا إذا كانت المذكرة عامة، أي أنه يراعى فيها مستويات الناس في الكتابة، أما إذا كانت الجهة المرسل إليها المذكرة أو الفئة المستهدفة خاصة مثلًا أطباء أو أكاديميين، أو غيرهم من أهل التخصص فإنه يتم مخاطبتهم بما هم أهله.

كما ذكرنا من قبل فإن المذكرة يجب ألا تكون طويلة، بحيث تصبح تقريرًا، والرسمي في ذلك يجب ألا تتخطى صفحتين، أي أنها إذا زادت على هذا الحد فإنه يصبح تقرير رسمي مدعم بالحقائق والأدلة، وقد يزيد عن هذا المقدار في بعض الحالات التي تكون فيها المذكرة غير رسمية.

اختيار الوقت المناسب والملائم، فيجب على الشخص أو الجهة أن تقدم مذكرة الإحاطة في الوقت المناسب لتلاشي أي تأخير فمثلًا إذا كانت طلبية وجاءت غير مطابقة للمواصفات ولابد من إرجاعها فلا بد من سرعة كتابة طلب الإحاطة، وإذا كانت قضية ما فيجب أن يتم تحرير المذكرة بعد القضية بفترة بسيطة، ليتم توضيح القضية، أما في حالة قد انتهى الأمر ونسى الناس هذه الحادثة، فيجب ألا يتم تحرير المذكرة، فاختيار الوقت المناسب لتحرير المذكرة من الأمور الهامة للغاية والتي يجب على المسئول التركيز عليها جيدًا.

مذكرة الإحاطة

عند كتابة مذكرة الإحاطة يجب الدخول إلى الموضوع مباشرة، دون تلك المقدمة التي نعطيها في كل الخطابات والمعاريض، لا الموضوع هنا هو التركيز على أمر الإحاطة دون غيره، لا تشتت الانتباه، ولا تقول أشياء ليس لها داعي، وليس لها أي حجة أو دليل، ومن هنا يأتي اختلاف مذكرة الإحاطة عن أخواتها من المذكرات الأخرى.

والغرض منها كما قلنا سابقًا التركيز حول موضوع معين، ومحاولة تجنب أي كلام زائد يشتت ويزيد عن ذلك، حتى وإن كان هذا الكلام موضحًا ولكنه بسيطًا، ونقصد بهذا في حالة أنك تريد توضيح بعض النقاط في المذكرة وذكرت كلامًا جانبيًا من أجل التوضيح كالمثال أو القصة أو غير ذلك، هذا الأمر في هذا الموضع لا يصح، وقد يصح ويصبح مرغوبًا في أماكن ومواضع أخرى، ولكن هنا لا يجوز لك ذلك.

كما أن أنواع المذكرات وتفاصيلها وكيف يتم كتابتها بالتفصيل، يتم دراستها في المرحلة الثانوية في المملكة العربية السعودية، لذلك قد يكون عامة الشعب على علم بها، وعلى علم كيف يتم كتابتها، وعلى علم ما هي الأخطاء التي يجب تجنبها حين كتابة مذكرة الإحاطة، لأنها بصراحة قد مرت عليهم، ومن هنا يأتي الدور على التركيز في كيفية كتابتها، والعمل على كتابتها بالشكل المطلوب والصحيح.

نموذج مذكرة الاحاطة

في هذه الفقرة نقدم لكم نموذجًا على مذكرة الاحاطة، مع الحرص على تطبيق جميع ما تم أخذه من قواعد وخطوات وملاحظات حول المذكرة، حتى تصبح المذكرة بأبهى حللها، وكمال زينتها، ونقدمها لكم كما هي مطلوبة.

مذكرة الإحاطة

بسم الله الرحمن الرحيم

من شركة….

إلى شركة……..

الموضوع: مذكرة إحاطة

نحيطكم علمًا أننا في الشركة قد طلبنا منكم طلبية كبيرة كما هو المعتاد وهذه كانت مواصفات الطلبية التي طلبناها منكم: …………………………….

ولكننا للأسف وبعد انتظار ما يقارب ثلاثة أشهر من أجل انتظار الطلبية، جاءت على غير تلك المواصفات وتلك المقاييس، وهذه المواصفات التي حصلنا عليها منكم:

………

كما رأيتم فإن المواصفات تختلف اختلافًا كبيرًا، غير أن السعر أيضًا يختلف من الصنف الأول بالمواصفات المطلوبة، وبين الصنف الثاني والمواصفات المعطاه.

لذلك فإننا نحيطكم علمًا أننا قد أرجعنا لكم كامل طلبيتكم دون نقص، وكما هي.

ونحيطكم علمًا أيضًا أن التعويض المناسب حسب الشروط الجزائية قد تم استلامه.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

الاسم/ ………………………..

الختم/ …………………………..

اقرأ أيضًا: خطاب طلب احتياجات

إلى هنا نصل إلى نهاية حديثنا لهذا اليوم، والذي كان بعنوان: مذكرة الإحاطة، ذكرنا فيه الكثير من الموضوعات الهامة والمعلومات الضرورية والمفيدة، ليكتمل حديثنا ونودعكم على أن نلقاكم بإذن الله في مقالات قادمة، وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: 0533243424.