تعتبر كتابة الكتب الرسمية للجهات الحكومية مهمة حيوية تتطلب مهارات دقيقة وفهمًا عميقًا للبروتوكولات المعمول بها.

فهي ليست مجرد نقل للمعلومات، بل تعبير عن مهنية واحترافية الكاتب في التعامل مع القضايا الإدارية.

في هذا المقال، سنستعرض الخطوات الأساسية لصياغة كتاب رسمي نموذج يتسم بالدقة والوضوح.

للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء تواصلوا معنا

كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية

أسباب كتابة كتاب رسمي

تكمن أهمية كتابة كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية في العديد من الأسباب التي تخدم مصلحة الحكومة وتسهم في تحقيق أهدافها الرسمية.

إليك بعض الأسباب التي تبرز أهمية وضرورة هذا النوع من الكتابات:

طلب خدمة أو معلومات

طلب معلومات عن إجراء معين، طلب ترخيص، طلب وظيفة، طلب منحة، طلب مساعدة مالية.

تقديم شكوى

شكوى بخصوص خدمة سيئة، شكوى بشأن منتج معيب، أو شكوي ضد شخص.

التعبير عن الرأي أو المقترح

تقديم اقتراح لتحسين خدمة، التعبير عن رأي في سياسة معينة

تقديم طلب استقالة

إخطار الجهة المعنية برغبة الموظف في ترك العمل.

تقديم طلب إجازة

طلب إجازة مرضية أو إجازة سنوية أو إجازة لظروف عائلية.

التقديم بطلب منحة أو قرض

طلب دعم مالي لتمويل دراسة أو مشروع أو طلب منحة أرض أو منحة دراسية.

تقديم التهنئة أو التعازي

التهنئة بترقية أو نجاح أو شكر، التعازي بوفاة.

تأكيد استلام وثيقة أو رسالة

تأكيد استلام عقد، تأكيد استلام دعوة.

تقديم دعوة لحضور اجتماع أو مناسبة

دعوة لحضور مؤتمر، دعوة لحضور حفل زفاف.

تقديم تقرير

تقديم تقرير عن نتائج مشروع، تقديم تقرير عن نشاط معين.

طلب تصريح أو موافقة

طلب تصريح لبناء منزل، طلب موافقة على عقد زواج.

تقديم طلب تمديد مهلة

طلب تمديد مهلة لسداد قرض، طلب تمديد مهلة تقديم مشروع.

خطوات كتابة نموذج كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية

تكتسب كتابة كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية أهمية كبيرة لتحقيق فعالية الاتصال ونقل الرسائل بشكل واضح ومحدد.

إليك خطوات توجيهية لكتابة نموذج فعّال:

1. البسملة

ابدأ الكتابة بعبارة “بسم الله الرحمن الرحيم” في أعلى منتصف الصفحة.

2. تحديد الجهة المعنية

اذكر اسم الجهة أو الشخص الموجه إليه الكتاب.

3. إلقاء التحية

ابدأ بتحية رسمية للجهة المعنية مثل “تحية طيبة، وبعد”.

4. كتابة الموضوع

حدد عنوان الكتاب بوضوح، يعكس محتواه.

5. المقدمة

قدم نفسك وابدأ بشرح الغرض من الكتاب بشكل مختصر.

6. كتاب صلب الكتاب

قدم المعلومات الضرورية والدقيقة لدعم الرسالة التي ذكرتها في المقدمة.

7. الخاتمة

اختتم بشكر الجهة المعنية وتحديد الإجراءات المطلوبة.

8. البيانات الشخصية

ذييل الكتاب بمعلوماتك الشخصية التي تشمل ذكر اسمك، وظيفتك، ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
خطوات كتابة كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية
خطوات كتابة كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية

نصائح عند كتابة كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية

إليك بعض النصائح لتحسين كتابتك عند كتابة نموذج كتاب رسمي:

  • قسّم النص إلى فقرات منظمة، مع التركيز على فكرة رئيسية في كل فقرة.
  • حدد الأهداف بوضوح في بداية الخطاب لتحديد توجه الرسالة.
  • استعن بأمثلة وتوضيحات لتبيان النقاط وجعل الرسالة أكثر إيضاحًا.
  • تجنب استخدام اللغة الزائدة أو التعبيرات الطويلة التي قد تشوش على المعنى. الالتزام بالقواعد اللغوية:
  • احرص على الالتزام بالقواعد اللغوية والنحوية للحفاظ على المستوى الرسمي.
  • استخدم تنسيق مناسب واهتم بترتيب النص ليظهر بشكل مهني.
  •  اختم الخطاب بختام يلخص النقاط الرئيسية ويعزز فعالية الرسالة.
نصائح عند كتابة كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية
نصائح عند كتابة كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية

أخطاء شائعة عند كتابة كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية

تجنب الوقوع في بعض الأخطاء الشائعة يلعب دورًا حاسمًا في تحسين جودة الكتابة الرسمية للجهات الحكومية.

إليك بعض الأخطاء وتصحيحها في الجدول التالي:

العنصر

✔️

استخدام لغة غير واضحة:

استخدام مصطلحات غامضة أو لغة غير واضحة. اختر الكلمات بعناية للتأكد من فهم ووضوح الرسالة.

التعقيد والتجريد:

جعل النص معقدًا بسبب التفاصيل الزائدة. تبسيط اللغة والتركيز على النقاط الرئيسية.

تجاوز الشفافية:

عدم توضيح المعلومات بشكل كافٍ. اشرح المفاهيم بوضوح لضمان فهم الجمهور.

الإطالة غير المبررة:

الإطالة في الخطاب دون داعٍ. احتفظ بالكتابة بشكل موجز وتوجيه الرسالة بفعالية

الاستعجال في الكتابة:

الكتابة دون التفكير الكافي. خصص وقتًا للتخطيط والتفكير قبل الكتابة لضمان دقة الرسالة.

كتاب رسمي نموذج word

بعد الاطلاع على كل المعلومات السابقة المفيدة لكتابة نموذج خطاب رسمي، إليكم نموذج جاهز للتحميل:

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى/ ………….

الموضوع/…………….

تحية طيبة، وبعد:

أنا…………………اعمل……………. في…………….. واسكن في……….. واحمل بطاقة…………….

اكتب إليكم بسبب (سبب كتابة الكتاب)، وذلك حدث نتيجة (تفاصيل إضافية عن الموضوع، مع التركيز على النقاط الأساسية).

إن (تقديم المعلومات اللازمة، أو الطلب، أو الشرح الذي يوضح الغرض من الكتاب). وأتطلع من سيادتكم (النتيجة المتوقعة).

أشكركم على اهتمامكم وتعاونكم، وأنتظر ردكم الكريم.

مع خالص الشكر والتقدير،

اسم المرسل/……………….

وظيفة المرسل/

اسم الجهة المرسلة/………………..

رقم الجوال/…………….

البريد الإلكتروني/…………….

نموذج كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى معالي وزير الداخلية/ …………………….. الموقر

الموضوع/…………….

تحية طيبة، وبعد:

أنا…………………اعمل……………. في…………….. واسكن في……….. واحمل بطاقة…………….

أود أن أُلفت عنايتكم إلى (شرح مختصر للغرض من الكتاب) حيث إن (تفاصيل إضافية عن الموضوع).

إننا نأمل منكم (الطلب أو الإجراء المطلوب، مثل “النظر في طلبنا ومساعدتنا في تحقيق الأهداف المذكورة)

أشكر لكم اهتمامكم وتعاونكم، وأنتظر ردكم الكريم.

مع خالص الشكر والتقدير،

اسم المرسل/……………….

وظيفة المرسل/

اسم الجهة المرسلة/………………..

رقم الجوال/…………….

البريد الإلكتروني/…………….

المزيد من المقالات:

نموذج كتاب رسمي لرئيس الجامعة

نعرض لكم نموذج آخر لكتابة كتاب لرئيس الجامعة:

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى/ رئيس الجامعة…….

الموضوع/ كتاب رسمي نموذج……..

تحية طيبة، وبعد:

أنا الطالب………بالقسم …………. بكلية…………….. واحمل رقم…………. 

اكتب لكم هذا الكتاب من أجل………..حيث إن (تفاصيل إضافية عن الموضوع)

إننا نأمل من سيادتكم (الطلب أو الإجراء المطلوب).

أشكر لكم اهتمامكم وتعاونكم، وأنتظر ردكم الكريم.

مع خالص الشكر والتقدير،

اسم الطالب/………….

اسم القسم أو الكلية/……………..

البريد الإلكتروني/…………………

التوقيع/………………………

اقرأ المقال التالي: خطاب رسمي للجامعة

نموذج كتاب رسمي لشركة

ولكتابة خطاب رسمي لأحد الجهات في الشركة استعن بالنموذج التالي:

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى الرئيس التنفيذي بقسم المبيعات

الموضوع/…………….

تحية طيبة، وبعد:

أنا الموظف……………اعمل بقسم ……………. تحت إشراف …………….واحمل بطاقة رقم …………….

اكتب إليكم بخصوص العميل…………….الذي قدم شكوي…… يوم ../…/… بسبب المعلومات الخاطئة التي وضحها الموظف…… للعميل. 

أرجو من سيادتكم تحديد ميعاد لعقد اجتماع يوم…/…/…. ومن المفترض حضو الأستاذ………..و الأستاذة………

 الهدف الرئيسي من الاجتماع…………. والتواصل مرة أخرى مع العميل وتوضيح له……….و………….و……….وذلك قبل…/…/….

نشكر لكم اهتمامكم وتعاونكم، ونتطلع إلى ردكم الكريم.

مع خالص الشكر والتقدير،

الاسم/…………..

وظيفة المرسل/………….

رقم الجوال/………

البريد الإلكتروني/………..

التوقيع/……………..

سيفيدك المقال التالي: كتابة صيغة خطاب رسمي لشركة باحترافية


للمزيد من خدمات معاريض الكتابية تواصلوا معنا

كتاب رسمي نموذج لجهة حكومية

أهم الأسئلة الشائعة

كيف يتم كتابة الخطابات الرسمية؟

البدأ بالبسملة، ثم تحديد الجهة الموجه وإلقاء التحية عليها وكتابة الموضوع، يليهم كتابة مقدمة توضح الغرض، ثم تفاصيل دقيقة، وأخيرًا خاتمة تتضمن الشكر ومعلومات تواصل المرسل.

ماذا أكتب في بداية الخطاب؟

ابدأ بالبسملة في منتصف الصفحة ثم حدد الجهة المعنية وألقِ التحية المناسبة عليها.

كيف تكتب خطابا مميزا؟

ابدأ بتحديد الهدف بوضوح واستخدم لغة رسمية، واهتم جيدًا بتنظيم المحتوى في فقرات، وسلط الضوء على الأفكار الرئيسية وليس التفاصيل الغير لازمة.