يحتاج كل موظف فى بعض الأحيان إلي توجيه خطاب إلى المدير، ويحتاج الطلاب إلى كتابة خطاب إلى المدير، توجيه الخطاب بأسلوب رسمى للمدير يتم بأسلوب وخطوات معينة، سنقوم خلال هذا المقال بتوجيه القارئ حول كيفية كتابة خطاب رسمي للمدير وأيضًا سنعطيك قائمة ببعض الأدوات التي ستساعدك علي كتابته بطريقة صحيحة وفعالة.

للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء في مجال الكتابة، يُرجى التواصل معنا من خلال رقم الواتساب:

0533243424

نصائح عند كتابة خطاب رسمي للمدير

الخطاب الرسمي وسيلة فعّالة للتواصل مع المدير، سواء كنت تقدم اقتراحًا، أو تبدي قلقًا،أو تقدم طلبًا أو تعبر عن امتنانك، فإن كتابة خطاب رسمي للمدير تعد وسيلة رفيعة لنقل رسالتك بوضوح واحترافية، عندما يتعلق الأمر بكتابة خطاب رسمي للمدير، يتطلب الأمر الدقة والاحترافية. إليك خطوات تساعدك في صياغة خطاب يناسب سياق العمل:

  1.  تحديد الهدف:

    • حدد بدقة الهدف من كتابة الخطاب، هل هو لتقديم اقتراح، أو الإبلاغ عن مشكلة، أو تقديم طلب خاص؟

  2. معرفة المستلم:

    • معرفة المستلم ستساعد فى اختيار لغة مناسبة ومستوى مناسب من الرسمية.

  3. تنظيم الأفكار:

    • قبل البدء في الكتابة، نظم أفكارك بشكل منطقي، حدد النقاط الرئيسية التي ترغب في تضمينها في الخطاب.

  4. بداية قوية:

    • تجنب الترحيبات الرتيبة واستخدم جملة افتتاحية تلفت انتباه المدير.

  5.  وضوح الغرض:

    • تجنب الإطناب واستخدم كلمات موجزة لتوضيح الغرض من الخطاب.

  6.  الجسم الرئيسي:

    • في هذا القسم، قم بتوضيح النقاط الرئيسية  عن طريق استخدم فقرات منظمة تسهل قراءة المدير.

  7.  ختام قوي:

    • اختم الخطاب بشكر المدير وترك مساحة لأي استفسارات أو متابعة.

  8.  متابعة:

    • بعد إرسال الخطاب، لا تنس متابعة الموضوع بشكل مناسب.
نصائح عند كتابة كتابة خطاب رسمي للمدير
نصائح عند كتابة كتابة خطاب رسمي للمدير

أخطاء شائعة عند كتابة كتابة خطاب رسمي للمدير

فيما يلي أخطاء شائعة عند كتابة خطاب رسمي للمدير:

الغموض فى الكتابة:

 الإغفال عن تحديد هدف الخطاب بوضوح قد يؤدي إلى عدم وضوح الرسالة والتأثير.

اللغة غير رسمية والابتعاد عن الهيكل الرسمي:

 استخدام لغة وتنسيق للفقرات بطريقة غير لائقة يمكن أن تتسبب في عدم وصول الرسالة، أو تدهور العلاقة مع المدير.

التطويل والإطناب:

 كتابة خطاب طويل دون فائدة قد يجعل المدير لا يهتم إكمال قراءة باقي الخطاب.

الإفراط في التفاصيل:

 إدراج كثير من التفاصيل غير الضرورية يمكن أن يشوش على الفكرة الرئيسية ويجعل الخطاب معقدًا.

 

أخطاء شائعة عند كتابة كتابة خطاب رسمي للمدير
أخطاء شائعة عند كتابة كتابة خطاب رسمي للمدير

أدوات تساعدك في كتابة كتابة خطاب رسمي للمدير

فيما يلي أدوات تساعدك في كتابة خطاب رسمي للمدير:

  • Microsoft Word أو Google Docs:

    • توفر هاتان الأداتان أدوات لتنسيق النص والتحقق اللغوي، لإعداد الخطاب بشكل احترافي.

  • Grammarly:

    • هذه الأداة توفر تصحيحًا لغويًا فوريًا واقتراحات لتحسين اللغة وتحسين دقة الإملاء والنحو.

    • Google Translate:

      • يوفر ترجمة للغات متعددة، مفيد للتحقق من ترجمة العبارات إلى اللغة الرسمية للمدير.

  • CoSchedule Headline Analyzer:

    • يساعد في تحسين عنوان الخطاب، مما يزيد من جاذبيته وفعاليته.

  • Readable:

    • تحليل أداء النص من حيث الوضوح والقراءة السهلة، مما يساعد في تحسين تفهم المدير للرسالة.

  • Trello أو Asana:

    •  أدوات إدارة المشاريع لتنظيم مراحل كتابة الخطاب وتعقب التقدم.

  • قاموس WordReference:

    • يوفر ترجمات متعددة للكلمات والعبارات، مما يكون مفيدًا في استخدام لغة متنوعة.

نموذج خطاب رسمي إلى من يهمه الأمر

بعد الخطوات والأدوات التي ذكرناها لكتابة خطاب إلى مدير، لنطلع الآن علي بعض النماذج الصحيحة والفعالة:

التاريخ:

اسم المستلم: من يهمه الأمر

عنوان المستلم:

التحية: السيد/السيدة

المقدمة:

أكتب إليكم اليوم بخصوص [اذكر سبب كتابة الخطاب].

التوقيع:

اسمك الكامل:

التوقيع:

الختام:

مع خالص التقدير،

[اسمك]

قم بتحميل الملف عن طريق الرابط بالأسفل

نموذج خطاب رسمي إلى من يهمه الأمر

اقرأ المزيد حول كتابة خطاب رسمي:

نموذج خطاب رسمي جاهز word

نوفر لكم نموذج للمدير للتقديم على وظيفة شاغرة:

اسم المرسل

عنوان المرسل

المدينة، الرمز البريدي

رقم الهاتف]

البريد الإلكتروني

تاريخ اليوم

 

اسم المستلم

المنصب

اسم الشركة

عنوان الشركة

المدينة، الرمز البريدي

السيد/السيدة [اسم المستلم] المحترم،

أود أن أعرب لكم عن تقديري العميق لعملكم المتميز والدور الفعال الذي تلعبونه في [ذكر المجال أو الصناعة]. يسعدني أن أتواصل معكم اليوم بشأن [ذكر السبب الرئيسي للخطاب]

أنا [اسمك]، [منصبك] في [اسم شركتك]. أكتب هذا الخطاب لأطلب [خدمة/معلومة/توضيح/اقتراح] حول [ذكر الموضوع بالتفصيل]. نود الحصول على [معلومات إضافية/مساعدة/تعاون] من شركتكم الموقرة في هذا الشأن.

أشكركم جزيل الشكر على وقتكم واهتمامكم. نأمل في استلام ردكم في أقرب وقت ممكن. لا تترددوا في التواصل معي عبر المعلومات المذكورة أعلاه إذا كنتم بحاجة إلى أي تفاصيل إضافية.

 

نموذج خطاب رسمي لمدير الجامعة

إليكم نموذج آخر لكتابة خطاب استرحام إلى مدير الجامعة:

يوم../…/… الموافق:…./…/…

بسم الله الرحمن الرحيم

(اسم عميد الكلية)

تحية طيبة وبعد،

أنا الطالب…..في كلية ……، متخصص في …..، في العام الدراسي …..، أود أن أعتذر عن تغيبي عن المحاضرات والامتحانات خلال الفترة……، وذلك لتعرضي لظروف عائلية طارئة وصعبة.

(صف الظروف بطريقة تفصيلية ومتسلسلة مع توضيح طبيعة الظروف، الفترة، تأثيرها على دراستك، إرفاق الأدلة الداعمة).

بلا شك أدرك أهمية الالتزام باللوائح الأكاديمية، وأن تغيبي له تأثير سلبي على مسيرتي الدراسية، ومع ذلك، أؤكد لكم أن هذه الظروف كانت خارجة عن إرادتي، وأنني بذلت قصارى جهدي للعودة إلى دراستي.

أرجو من سيادتكم التكرم بالموافقة على السماح لي بحضور الامتحانات التي فاتتني في الفصل الصيفي القادم. وأعدكم أني على استعداد تام للعمل بجد والحضور بانتظام لتعويض ما فاتني والحصول على نتائج عالية.

بيانات الطالب:

رقم التسجيل:

رقم الاتصال:

التوقيع:

اطلع على المزيد من الخطابات الرسمية:

للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء في مجال كتابة الخطابات، يُرجى التواصل معنا من خلال رقم الواتساب:

0533243424

الأسئلة الشائعة حول كتابة كتابة خطاب رسمي للمدير

ما هي أهمية كتابة خطاب رسمي للمدير؟

الخطاب الرسمي هو وسيلة تواصل بين الموظفين أو الطلاب مع من فوقهم من المدراء.

كيف تكتب خطاب رسمي لمدير؟

يتم كتابة الخطاب بطريقة رسمية باتباع خطوات معينة والاستعانة ببعض الأدوات التي تجعله مكتوب بطريقة احترافية.

كيف تبدأ الخطاب؟

تبدأ الخطاب بكتابة مقدمة محددة تشمل الرسالة المراد توصيلها بطريقة مختصرة وبعدها كتابة صلب الموضوع والخاتمة.

هل هناك قوالب جاهزة لكتابة الخطابات الرسمية؟

نعم نوفر لكم في معاريض قوالب يمكنك الاستعانة بها.