معلومات ضرورية عن صيغة خطاب مع 3 نماذج توضيحية

نحتاج إلى صيغة خطاب في كثير من الأمور في حياتنا العلمية والعملية والوظيفية، وفي أي شأن من شئون حياتنا.

في هذا المقال: صيغة الخطاب، نقدم لكم كيفية صياغة الخطاب الرسمي، مع بعض النماذج المتنوعة التوضيحية، فهيا بنا إلى المقال.

وقبل أن نبدأ في موضوعنا نود أن نخبركم أنه يمكنكم الحصول على الخدمات الكتابية مثل خدمة صيغة الخطاب، خاص بك وبوضعك، تواصل معنا للحصول عليه في أسرع وقت، مع الجودة العالية، والسعر المغري، وذلك من خلال التواصل معنا عبر الواتس آب على الرقم التالي: 0533243424

صيغة خطاب

• نحتاج إلى معرفة كيفية كتابة صيغة الخطاب، حتى نستطيع أن نقدمه بشكله الصحيح والأنيق والرسمي.
• في هذا المقال تتعرف على طريقة صيغة الخطاب يمكنك تقديمه إلى الجهات الرسمية.

مجالات استخدام صيغة خطاب طلب

تُستخدم صيغة الخطاب في العديد من المجالات، منها:

1. المراسلات الرسمية:

• المراسلات بين المؤسسات الحكومية والخاصة: تُستخدم صيغة الخطاب الرسمي للتواصل بين مختلف الجهات الحكومية والخاصة، مثل تقديم طلبات أو شكاوى أو استفسارات أو إرسال إخطارات أو تقارير.
• المراسلات بين الأفراد والمنظمات: تُستخدم صيغة الخطاب الرسمي للتواصل بين الأفراد والمنظمات، مثل تقديم طلبات توظيف أو منح دراسية أو مساعدات مالية أو شكاوى أو استفسارات.

2. المراسلات الشخصية:

• الرسائل الشخصية: تُستخدم صيغة الخطاب الشخصي للتواصل بين أفراد العائلة والأصدقاء، حيث تتميز هذه الرسائل بأسلوبها غير الرسمي ولغتها العامية.
• الرسائل الرسمية الشخصية: تُستخدم صيغة الخطاب الرسمي الشخصي للتواصل بين الأفراد في مواقف رسمية، مثل تقديم التعازي أو التهنئة أو الشكر.

3. المجالات القانونية:

• العقود والاتفاقيات: تُستخدم صيغة الخطاب القانوني في كتابة العقود والاتفاقيات بين الأفراد أو الشركات، حيث تتميز هذه الصيغة بدقتها ووضوحها لضمان حقوق جميع الأطراف.
• المذكرات القانونية: تُستخدم صيغة الخطاب القانوني في كتابة المذكرات القانونية التي تُقدم للمحاكم أو الجهات القانونية الأخرى.

4. المجالات الأكاديمية:

• البحوث والدراسات: تُستخدم صيغة الخطاب الأكاديمي في كتابة البحوث والدراسات العلمية، حيث تتميز هذه الصيغة بأسلوبها العلمي ولغتها المُنظمة.
• الرسائل العلمية: تُستخدم صيغة الخطاب العلمي في كتابة الرسائل العلمية التي تُرسل إلى المجلات العلمية أو المؤتمرات.

5. المجالات التجارية:

• العروض التجارية: تُستخدم صيغة الخطاب التجاري في كتابة العروض التجارية التي تُقدم للعملاء، حيث تتميز هذه الصيغة بأسلوبها التسويقي ولغتها المقنعة.
• الرسائل التجارية: تُستخدم صيغة الخطاب التجاري في كتابة الرسائل التجارية بين الشركات، مثل طلبات الشراء أو عروض الأسعار أو شكاوى العملاء.

6. المجالات الدينية:

• الخطب الدينية: تُستخدم صيغة الخطاب الديني في كتابة الخطب الدينية التي تُلقى في المساجد أو الكنائس، حيث تتميز هذه الصيغة بأسلوبها المؤثر ولغتها الدينية.
• الرسائل الدينية: تُستخدم صيغة الخطاب الديني في كتابة الرسائل الدينية بين الأشخاص، مثل تبادل التهنئة في المناسبات الدينية أو تقديم النصائح الدينية.

خطوات كتابة صيغة خطاب رسمي

لكتابة الخطاب خطوات محددة ومعينة، لا بد الالتزام بها حتى يكون رسميًا، ويكون مناسبًا ومقبولًا، وهذه الخطوات هي:

• الخطوة الأولى:

وتحتوي على مقدمة الخطاب، وفيها النقاط الآتية على التوالي:

• • البسملة: وتكتب بداية الخطاب، وقبل أي شيء آخر، وتكون موضوعة في منتصف رأس الصفحة، وصيغتها المعروفة: بسم الله الرحمن الرحيم.
  • الجهة: وهي الجهة التي يتم إرسال الخطاب إليها، ويجب اختيارها بعناية، حتى يتم قبول الخطاب، فمثلًا: إذا كان قرار نقل، فيتم توجيهه إلى الإدارة العامة مباشرة، هكذا: إلى مدير الإدارة العامة….. المحترم.
  • التحية: وهذه التحية قد يغفلها كثير ممن يكتب معروض خطاب، ولكن في الحقيقة هي ضرورية ومن الواجب كتابتها، لما لها من تأثير على النفس، وقد تؤثر بشكل إيجابي في قبول الخطاب.

• الخطوة الثانية:

وتحتوي على موضوع الخطاب ومتنه، ويحتوي على الفقرات الآتية:

• • الموضوع: وهو موضوع الخطاب الذي ستقدمه إلى من يهمه الأمر، وفي الغالب يكون بكلمات قليلة، تشير إلى ماهية الخطاب، وما المراد منه، وكما يفضل كتابته بخط واضح، أو تمييزه بوضع خط تحته.
  • مقدمة الموضوع: وهي المقدمة التي ينطلق منها الكاتب لكتابة الخطاب نفسه، وفيها يكتب الإشارة، وتعني أن يشير إلى الموضوع، كمفتاح ليبدأ به الموضوع، هكذا: إشارة إلى الموضوع أعلاه.. فإني …، ويمكن أيضًا أن يستهل مقدمة الطلب في تقديم الشكر والتقدير للجهة المرسل إليها الخطاب، ويذكر فيها إنجازاتهم، وأعمالهم الرائعة، وهذا يكون فيه نوع من الاستلطاف للموافقة على الخطاب.
  • لب الخطاب: وهو العنوان الفعلي للخطاب، وفيه يتم كتابة الخطاب الفعلي وموضوع الخطاب.
  • ويشترط لكتابته عدة أمور منها:
    أولًا: الكتابة بطريقة رسمية واضحة وقوية، مع اختيار الكلمات وترتيب العبارات.
    ثانيًا: الابتعاد عن شكل الحديث العابر أو العادي أو الحديث اليومي، مع الكتابة بلغة واضحة للجميع.
    ثالثًا: مجانبة الحق والصدق أثناء الكتابة.
    رابعًا: الاستدلال بالأدلة التي تثبت قوة وصدق المتحدث إن كان يحتاج الخطاب إلى ذلك.
    خامسًا: التركيز على الجانب الإملائي بشكل كبير، فالخطاب يجب أن يخلو من الأخطاء الإملائية والنحوية.

• خاتمة الخطاب:

وفيها الترجي والدعاء للجهة المقدم لها الخطاب ويكون هذا بكلمات ترجي واستعطاف، دون ذل أو انحطاط، بل المناسب والتوسط في هذا الأمر هو الخير، كأن يكتب: أرجو من سيادتكم الكريمة الموافقة على هذا الخطاب …ويفضل أيضًا الدعاء للجهة المرسل إليها الخطاب.

بهذه الخطوات نتمكن من كتابة معروض خطاب رسمي، واضح ومقبول، وحتى يتضح ذلك، نستعرض لكم الأمثلة التطبيقية على ذلك في الفقرات القادمة:

خطاب طلب تجديد عقد عمل

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى الأستاذ القدير…. المدير العام

حياكم الله تحية طيبة وبعد..

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الموضوع/ طلب تجديد عقد عمل

سيدي المدير العام أود أن أستهل طلبي هذا بتقديم شكري وتقديري لسيادتكم الكريمة، فأنتم يا سيدي العزيز نعم المدير ونعم الأخ والصديق في هذه الشركة المباركة.

وقد رأيت منكم أخلاقًا عالية، في تعاملكم مع جميع الموظفين والموظفات، وحرصًا شديدًا على مصلحة الموظف ومصلحة الشركة على حد سواء.

أما بالنسبة لأعمالكم الكبيرة من أجل الموظفين والشركة، فقد قدمتم للموظفين الكثير من الخدمات الكثيرة التي جعلت من الموظف الذي يعمل في هذه الشركة حريص كل الحرص على التمسك بها، وعلى بذل كل جهوده وخبراته ومهاراته لخدمتها، وبهذا تطورت الشركة، وارتقت، وحققت ما لم تحققه في أي فترة سابقة، وكما يقال فإنه عصرها الذهبي الآن، وهذا إن دل على شيء فإنما يدل على قوة وحسن الإدارة، فلكم جزيل الشكر والتقدير.

سيدي المدير:

إشارة إلى ما ذكرته أعلاه فإنني الموظف….. وأحمل المسمى الوظيفي….. ورقم الوظيفة…….

وقد عملت معكم منذ ثلاث سنوات، وقد قارب عقد العمل على الانتهاء، وبهذا فإني أطلب منكم تكرمًا عبر هذا الخطاب تجديد عقل العمل لفترة أخرى.

كما أحيطكم علمًا أني قد عملت في هذا الشركة طوال تلك الفترة، وقد كان قبلها فترة مماثلة حيث يصبح مجموع الفترتين ست سنوات، عملت فيها بكل جد ونشاط، قدمت فيها كل ما لدي من مهارات وخبرات، واستفدت الكثير أيضًا، استفدت الكثير من الأعمال الإدارية والتخصصية والفنية والعلمية.

وبهذا فقد أصبحت مهاراتي وخبراتي سواء العملية أو العلمية أفضل من ذي قبل، وأصبحت قادرًا على تجاوز كل الصعاب، وقد تعلمنا تحت إداراتكم فن حل المشكلات، وفن الإدارة في الأقسام والإدارات.

كل هذا جعلني متمسكًا بهذه الشركة، وأحب أن أعمل فيها وأخدم فيها، وأقدم كل ما لدي دون أدنى ندم أو خسارة.

فكما أننا نعيطها كل ما لدينا فهي تعطينا ما نستحق وزيادة، تعطينا الاحترام والتقدير، وتعطينا المقابل المادي المناسب، والمكافآت والبدلات وغير ذلك الكثير، وتتسم الشركة بالعدل والتوزيع العادل، والإنصاف في كل شيء.

وهذا ما جعلني أتقدم إليكم بطلبي هذا وهو معروض خطاب طلب تجديد عقد عمل.

أرجو منكم الموافقة عليه، والتوجيه إلى من يهمه الأمر بإصدار عقد عمل جديد.

كما لا يخفى عليكم أيضًا أنه لم يتم إصدار في حقي أي ملاحظات سلبية، أو بلاغات، أو إنذارات، بل كنت نعم الموظف الذي تريده الشركة، ملتزمًا بنظام الشركة وقانونها وقواعدها.

وفي ذلك أتمنى منكم الموافقة على طلب هذا.

وتقبلوا مني خالص الشكر والتقدير، مع تمنياتي لكم مزيدًا من التقدم والازدهار والنجام.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

الاسم:

رقم الهاتف:

البريد الإلكتروني:

محل الإقامة:

التوقيع:

خطاب طلب إيجار

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى السيد…..المحترم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أما بعد..

الموضوع: خطاب طلب ايجار

إشارة إلى الموضوع أعلاه، فإني أتقدم إليكم بهذا الخطاب وأطلب منكم الإيجارات المتأخرة عليكم كلها.

ولا يخفى عليكم نظام العمارة التي تسكنون فيها، وهي عدم التأخر لمدة ثلاثة أشهر، وفي حالة تم التأخر ، فإنه يتم إبلاغ السلطات المختصة لاتخاذ الإجراءات اللازمة.

أما بالنسبة لوضعكم فقد تأخرتم أكثر من ذلك، وقد سمحنا لكم بذلك بسبب ظروفكم المادية الصعبة التي مرت عليكم في الفترة الأخيرة.

وها قد تجاوزت ذلك، وقد كان منا الصبر، ونلتمس منكم الوفاء.

لذلك نطلب منكم طلبًا رسميًا سرعة تسديد الإيجارات التي عليكم في مدة أقصاها شهرًا واحدًا.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

صاحب العمارة:….

رقم الهاتف:…..

التوقيع:….

خطاب طلب وظيفة

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى الأستاذ الدكتور….مدير مشفى….المحترم

تحية طيبة وبعد…

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الموضوع/ خطاب طلب وظيفة

منذ دراستي في جامعة…. كلية….. وأنا أحلم بالعمل في مكان يسوده النظام والقانون والإخلاص في العمل، خصوصًا في مجال عملنا نحن، الذي يحتاج إلى الإنسانية والضمير، ويحتاج إلى المبادئ والأخلاق.

وقد تخرجت من الكلية بتفوق، ولله الحمد والمنة، وقد عملت في أماكن مختلفة كثيرة ومتنوعة، ولكن لم تطيب نفسي، وقد تقدمت إليكم في العام الماضي ولم يتم قبولي.

وها أنا أتقدم للمرة الثانية للعمل لديكم، وأطلب منكم راجيًا وظيفة…. التي تم الإعلان عنها قبل أيام قليلة، وهي في مجال تخصصي كما ذكرت لكم سابقًا.

وقد أرفقت لكم السيرة الذاتية لي أو ما يسمى (C.V) وأتمنى منكم قبولها، وستجدون مني ما يسركم ويطيب خاطركم، من جودة في العمل، وأمانة وإخلاص، بل كما يتمنى المشفى، وسأكون الملتزم بالقوانين والأنظمة الخاصة به.

سيدي الدكتور:

أرجو منكم قبول خطابي هذا والموافقة على طلب، والتوجيه إلى المسئول عن ذلك.

وفي الأخير أسأل الله أن يوفقكم لكم خير وأن يبارك فيكم.

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الاسم/……

رقم الهاتف/…

البريد الإلكتروني/…

محل الإقامة/….

رقم الهوية الوطنية/…

التوقيع/….

اقرأ أيضًا: الخطوات الأساسية لكتابة خطاب رسمي لجهة حكومية مع بعض التنبيهات

أسئلة شائعة:

1. ما هي أفضل طريقة لتقديم خطاب رسمي؟

• أفضل طريقة هي تقديم الخطاب شخصياً أو عبر البريد إلى الجهة المعنية، مع التأكد من إرفاق جميع الوثائق الداعمة.

2. هل هناك صيغة محددة يجب اتباعها في كتابة الخطاب؟

• نعم، يفضل اتباع صيغة رسمية تشمل جميع التفاصيل الضرورية وتبدأ بالبسملة وتوجيه الخطاب للجهة المعنية.

3. هل يمكنني تقديم الخطاب عبر الإنترنت؟

• يمكنك متابعة حالة الخطاب عبر المواقع الإلكترونية التي توفرها الجهات المعنية، ولكن تقديم الخطاب يجب أن يتم بشكل شخصي أو عبر البريد في معظم الحالات.

4. كم من الوقت يستغرق معالجة الخطاب؟

• مدة معالجة الخطاب قد تختلف بناءً على حجم الطلبات المقدمة، ولكن يمكنك متابعة حالة خطابك عبر الاتصال بالجهة المعنية أو زيارة موقعها الإلكتروني.

5. هل يمكنني الحصول على رد سريع على خطابي؟

• يعتمد ذلك على الجهة المستقبلة وأهمية الموضوع.
• في بعض الحالات الطارئة، يمكن الحصول على رد سريع بناءً على الضرورة.

إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية حديثنا، قدمنا لكم فيه كيفية كتابة صيغة خطاب، مع بعض المعلومات الهامة حوله، وتلك النماذج التطبيقية التي ختمنا بها المقال.

وحتى نلقاكم في مقال قادم، يمكنكم التواصل معنا وطلب الخدمات الكتابية عبر الواتساب على الرقم التالي: 0533243424