تُعد صياغة الخطابات الرسمية في اللغة العربية فنًا يتطلب فهمًا عميقًا للسياق الثقافي واللغوي.

في هذا المقال سنستعرض خطوات كتابة صيغة الخطابات الرسمية بشكل مبسط وفعّال وأهم النصائح عند كتابته.

للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء تواصلوا معنا :

خطوات كتابة صيغة الخطابات الرسمية

خطوات صيغة الخطابات الرسمية بشكل صحيح

صيغة الخطابات الرسمية تتطلب اتباع خطوات محددة لضمان صحة واحترافية الخطاب.

فيما يلي خطوات صياغة الخطابات الرسمية بشكل صحيح:

  • رأس الخطاب:

 ضع عنوان الخطاب في الجزء العلوي من الصفحة، ويتضمن اسم المرسل والمستلم.

  • التحية:

 استخدم تحية رسمية مناسبة للمستلم.

  • كتابة المقدمة:

 قدم نفسك ومؤسستك بشكل موجز، واذكر هدف الخطاب والسبب وراء كتابته.

  • كتابةالجسم الرئيسي:

 قدم المعلومات أو الطلب الرئيسي الذي ترغب في التوصل إليه في الخطاب وقدم الأدلة أو الأمثلة التي تدعم الموضوع.

  • الختام:

 اختم الخطاب بتعبير عن الشكر للمستلم وتقديرك لوقتهم واهتمامهم.

واستخدم تحية ختامية مثل “مع خالص التحية” أو “مع خالص الاحترام”.

  • التوقيع:

 أضف اسمك ووظيفتك تحت الخطاب، وإضافة معلومات التواصل مثل العنوان أو البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف.

أهم نصائح عند كتابة صيغة الخطابات الرسمية

اليك اهم النصائح عند كتابة صيغة الخطابات الرسمية حتى يتم كتابة الخطاب بشكل صحيح:

  • قبل البدء في الكتابة، حدد هدف الخطاب بوضوح، هل ترغب في الطلب، الشكوى؟
  • قدم الأفكار بشكل واضح ومنظم واستخدم فقرة لكل فكرة لتجنب التباس المتلقي.
  • اختتم الخطاب بشكل ملائم، مع التعبير عن شكرك والتطلع للتواصل المستقبلي.
  • تأكد من الالتزام بتنسيق الخطاب.
أهم نصائح عند كتابة صيغة الخطابات الرسمية
أهم نصائح عند كتابة صيغة الخطابات الرسمية

أخطاء شائعة عند كتابة صيغة الخطاب الرسمي

  • هنا الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة صيغة الخطابات الرسمية:
  • عدم مراجعة الخطاب بعناية يمكن أن يؤدي إلى وجود أخطاء لغوية تقلل من الاحترافية.
  • الاستخدام المفرط للغة التكنيكية أو استخدام المصطلحات العامية.
  • الإفراط في طول الخطاب والإطالة غير الضرورية.
  • تكرار الكلمات والعبارات بشكل مفرط.

مميزات كتابة صيغة الخطاب الرسمي

إليك مميزات كتابة صيغة الخطابات الرسمية:

  • التعبير فعّال عن الأفكار بطريقة رسمية ومحترفة.
  •  أداة لبناء علاقات احترافية في مجال الأعمال أو الحكومة.
  •  إبراز أهمية المواضيع والمسائل المطروحة بشكل جاد.
  • توضح صيغة الخطابات الرسمية الدور والمسؤوليات بشكل واضح.

يمكنك الاطلاع على خطابات رسمية من خلال المقالات التالية:

صيغة خطاب رسمي لأمير
خطاب رسمي للمدير
خطاب موجه للتأمينات الاجتماعية

نماذج صيغة الخطابات الرسمية

نوفر في الفقرات التالية نماذج مختلفة لصيغة الخطابات الرسمية:

النموذج الأول: نموذج خطاب رسمي لزيادة الراتب الشهرى:

إلى مدير عام الشركة….المحترم

حياكم الله تحية طيبة وبعد..

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الموضوع/ نموذج خطاب رسمي لزيادة الراتب الشهرى.

أتمنى أن تكون بصحة جيدة وبأفضل حال.

أنا…………..، أعمل في قسم…………… أكتب إليكم لطلب زيادة في راتبي الشهري.

لقد كنت ملتزمًا بكافة مهام الشركة بكل إخلاص منذ انضمامي إليها، وتمكنت من تحسين مستوى القسم [اسم القسم] بشكل ملحوظ خلال السنوات العشر الماضية، وحصلت على تقييمات ممتازة من مديري المباشر.

أقدر عالياً اهتمامكم بتقدير جهود الموظفين، وأطلب منكم النظر في زيادة راتبي بالقيمة التي ترونها مناسبة. أشكركم مقدمًا على تفهمكم ودعمكم.

مع خالص الاحترام والتقدير،

مقدم الطلب/

التاريخ/

رقم الهاتف/

عنوان البريد الإلكتروني/

التوقيع/

اطعل على المقال التالي: احصل على صيغة خطاب طلب زيادة راتب في 3 خطوات

النموذج الثاني: نموذج خطاب رسمي لطلب ترقية

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى مدير عام الشركة….المحترم

حياكم الله تحية طيبة وبعد..

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الموضوع: طلب ترقية

أتقدم إليكم بهذا الخطاب طلبًا لترقيتي، حيث إنني أعمل في الشركة منذ حوالي سبع سنوات، ولم أتحصل على ترقية خلال هذه الفترة رغم حصولي على درجة الماجستير في تخصصي.

لقد أثبتت جدارتي وخبرتي في العمل، وكنت دائمًا مخلصًا وجادًا في أداء مهامي، دون أي تقصير أو إنذارات. بينما تم ترقية زملاء آخرين ممن انضموا بعدي، بقيت في نفس المنصب رغم تزايد مسؤولياتي.

نظرًا لأن مدير القسم الذي أعمل فيه قد تم ترقيته إلى منصب أعلى، ولم يتم تعيين بديل له حتى الآن، أطلب منكم التفضل بترقيتي إلى منصب مدير القسم. أرفقت مع الخطاب تزكية من المدير السابق تثني على أدائي.

أرجو من سيادتكم النظر في طلبي والتوجيه بما ترونه مناسبًا.

مع خالص الشكر والتقدير،

الاسم/…

رقم الهاتف/…

رقم الهوية الوطنية/..

محل الإقامة/…

التوقيع/……

للمزيد اقرأ المقال التالي: كتابة صيغة خطاب طلب ترقية مقنع

النموذج الثالث: نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

بسم الله الرحمن الرحيم

إلى.…………………………. المحترم

الموضوع/

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أود من خلال هذا الخطاب أن أقدم لسيادتكم (شرح مختصر للموضوع). أكتب إليكم بشأن (تفاصيل الموضوع/الطلب)، حيث (شرح التفاصيل والحقائق المتعلقة بالموضوع).

أرجو من سيادتكم النظر في هذا الطلب بعين الاعتبار واتخاذ الإجراءات اللازمة. إني على ثقة بقدرتكم على حل هذه المشكلة/تلبية هذا الطلب في أسرع وقت ممكن.

في الختام، أشكر لكم حسن تعاونكم واهتمامكم، وأتطلع إلى ردكم الكريم في أقرب فرصة.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.

مقدمة الطلب/

التاريخ/

رقم الهاتف/

عنوان البريد الإلكتروني/

التوقيع/

اطلع على المقال التالي: احصل نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية في 3 خطوات

تواصل معنا واطلب الخطاب الخاص بك

خطوات كتابة صيغة الخطابات الرسمية

النموذج الرابع: صيغة خطاب رسمي لوزير

بسم الله الرحمن الرحيم

معالي وزير الداخلية الموقر،

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،

يسرني أن أرفع إلى معاليكم هذا الخطاب، راجياً من الله العلي القدير أن تكونوا في أتم الصحة والعافية.

أود من خلال هذا الخطاب أن أعرض على معاليكم (اشرح موجز للموضوع أو المشكلة) لقد واجهت (توضيح الحالة بالتفصيل)، وأرى أن تدخلكم الكريم يمكن أن يساعد في (الحل أو الإجراء المطلوب).

وأنا على يقين بأن معاليكم لا تألون جهداً في خدمة الوطن والمواطنين، لذا فإنني أتطلع إلى توجيهكم الكريم لمعالجة هذه المسألة بما يحقق العدالة والمصلحة العامة.

أرجو من الله أن يحفظكم ويرعاكم، وأن يوفقكم لما فيه خير الوطن والمواطن.

ولكم مني أطيب التحيات والتقدير.

الاسم:

رقم الهوية:

العنوان:

رقم الهاتف:

التوقيع:

نموذج خطاب رسمي جاهز word

حمل نموذج خطاب رسمي قابل للتحميل عن طريق الرابط التالى:

صيغة الرد على الخطابات الرسمية

بعد الاطلاع على صيغ خطابات رسمية اطلع على نموذج للرد على صيغة الخطابات الرسمية:

التاريخ/

المرسل إليه/
الموضوع/

تحية طيبة وبعد،

إشارةً إلى خطابكم المرسل بتاريخ ………، والذي يتناول موضوع …..، نود أن نعرب لكم عن شكرنا وتقديرنا على التواصل معنا.

بعد مراجعة ما ورد في خطابكم، يسرنا أن نؤكد على (تأكيد الموضوع أو القبول) ونلتزم بـ (التفاصيل المتعلقة بالالتزام أو الاتفاق). كما نود أن نؤكد على أهمية (النقطة الرئيسية)، ونعمل جاهدين على تحقيق أفضل النتائج بالتعاون معكم.

في الختام، أتطلع إلى استمرار التعاون بين مؤسستينا، وأرحب بأي استفسارات إضافية قد تكون لديكم.

ولكم مني خالص التحية والتقدير.

مع خالص الشكر،
الاسم/
البريد الإلكتروني/

 

للحصول على خدمات معاريض الكتابية تواصل معنا

خطوات كتابة صيغة الخطابات الرسمية

أسئلة شائعة حول كتابة صيغة الخطابات الرسمية

كيف طريقة كتابة الخطابات الرسمية؟

ابدأ بتحية رسمية ثم قدم الموضوع بوضوح واختتم الخطاب بالشكر والتقدير، ووقع باسمك وتفاصيل الاتصال الخاص بك.

كيف اكتب خطاب لجهة حكومية؟

ابدأ بالبسملة ثم التحية الرسمية وذكر اسم الجهة بوضوح، ثم قدم طلبك أو استفسارك بشكل محدد ومهني، اختتم الخطاب بالشكر.

ماذا اقول في بداية الخطاب؟

ابدأ بالتحية الرسمية: “بسم الله الرحمن الرحيم،” ثم استخدم تحية مناسبة للجهة مثل: “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.” بعد ذلك، قدم نفسك وتناول موضوع الخطاب.