كتابة خطاب رسمي تتطلب احترافية ودقة لضمان إيصال الرسالة بوضوح واحترام.
تعتبر هذه الرسالة وسيلة فعالة للتواصل في العديد من السياقات العملية والرسمية.
في هذا المقال، سنقدم لك خطوات كتابة خطاب رسمي بالتفصيل لضمان أن تكون رسالتك متوافقة مع البروتوكولات ومعبرة عن الهدف بشكل فعال.
للمزيد من خدمات كتابة الخطابات تواصلوا معنا
جدول المحتويات
تُعد كتابة خطاب رسمي للديوان الملكي عملية حساسة تتطلب احترافية واحترامًا للبروتوكولات الرسمية.
إليك خطوات يمكنك اتباعها لكتابة خطاب رسمي فعّال موضحة في الجدول التالي:
الخطوة |
الوصف |
كتابة البسملة |
تبدأ الخطاب بكتابة “بسم الله الرحمن الرحيم” في أعلى الصفحة. |
تحديد الجهة المستلمة |
كتابة التحية وتوجيه الخطاب إلى الجهة المناسبة. |
كتابة التحية |
ألقَ التحية الرسمية المناسبة على الجهة المعنية. |
تقديم الشكر والتقدير |
بعد التحية، ابدأ بتقديم الشكر والعرفان مثل: “أتقدم لمقامكم الكريم بأسمى آيات الشكر والتقدير على جهودكم المباركة”. |
ذكر الغرض من الخطاب |
في هذه الخطوة تشرح بوضوح سبب إرسال الخطاب، سواء كان طلبًا أو شكوى. |
دعم الطلب أو الشكوى |
إذا كان هناك مستندات أو أدلة تدعم طلبك أو شكواك، قم بتوضيحها هنا أو ذكر أنك مستعد لتقديمها إذا لزم الأمر. |
8. الدعاء |
اختم الخطاب بالدعاء مثل: “أسأل الله أن يوفقكم لما فيه خير البلاد والعباد، وأن يديم عليكم الصحة والعافية”. |
9. التحية الختامية |
ختم الخطاب بعبارة رسمية مثل: “وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير”. |
10. كتابة اسم المرسل |
اكتب اسمك الكامل ورقم الهوية الوطنية أو رقم التواصل. |
11. التوقيع |
وضع التوقيع أسفل الخطاب. |
كتابة خطاب رسمي للوزير تتطلب دقة واحترافية للتعبير عن الأمور بطريقة تليق بمكانتهكم.
إليكم نموذج تطبيقي جاهز:
بسم الله الرحمن الرحيم إلى خادم الحرمين الشريفين الملك سلمان بن عبد العزيز آل سعودحفظه الله ورعاه الموضوع: طلب مساعدة مالية من الديوان الملكي تحية طيبة وبعد، أتشرف بأن أتقدم لمقامكم السامي بخالص الاحترام والتقدير، وأسأل الله أن يديم عليكم الصحة والعافية وأن يوفقكم لما فيه خير المملكة وشعبها. أرفع إلى مقامكم الكريم هذا الخطاب لطلب مساعدة مالية عاجلة تغطي تكاليف علاج حالة طبية حرجة تخص (ذكر علاقة الشخص المعني)، الذي يعاني من (تفاصيل المرض/الحالة الطبية) ويتطلب علاجًا عاجلًا في مستشفى ……، حيث تفوق تكلفة العلاج قدراتي المالية بكثير. وقد أرفقت مع هذا الخطاب جميع التقارير الطبية والمستندات التي توضح الحالة الصحية بالتفصيل، بالإضافة إلى التكاليف المتوقعة للعلاج. إنني أثق في الله ثم في كريم عطفكم على أبناء الوطن، وأتمنى من الله أن يشملنا فضلكم بمساعدتكم الكريمة. ختامًا، أدعو الله أن يديم على مقامكم الكريم الصحة والعافية، وأن يجزيكم خير الجزاء على كل ما تقدمونه من عون للمواطنين. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير. اسم مقدم الطلب/ رقم الهوية/ رقم الجوال/ التوقيع/ |
اطلع على المقال التالي: معروض جاهز للديوان الملكي doc
لكتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية لا تختلف قليلًا عن الخطوات السابقة، إليكم نموذج جاهز:
بسم الله الرحمن الرحيم إلى رئيس السفارة السعودية ………………… حفظه الله ورعاه السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد: الموضوع: طلب وظيفة لقد اطلعت على إعلانكم الخاص بتوفر وظيفة………..لديكم بمرتب قدره ………..، ومؤهلات…………….. ويسعدني أن أتقدم بطلب للحصول على هذه الوظيفة نظرًا لتطابق مؤهلاتي مع متطلباتها. أود أن أعلمكم أنني تخرجت من كلية………، قسم …… عام ……… وقد حصلت على تقدير…………. ولدي من المهارات والخبرات الأكاديمية ما يجعلني مؤهلاً تمامًا لشغل هذا المنصب. كما أنني على أتم الاستعداد للبدء في العمل فور قبول طلبي، وأتمنى أن أكون جزءًا من فريق عملكم. لقد أرفقت مع هذا الخطاب نسخة من سيرتي الذاتية، ويمكنني تزويدكم بأي أوراق أو مستندات أخرى قد تكون مطلوبة لإتمام عملية التقديم. أشكركم على وقتكم واهتمامكم، وأتطلع إلى ردكم الكريم بقبول طلبي. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير. اسم مقدم الطلب/ رقم الهوية الوطنية/ رقم الجوال/ البريد الإلكتروني/ التوقيع/ |
سنلقي نظرة على الخطوات الأساسية لكتابة خطاب رسمي إلى وزير، كالآتي:
الخطوة |
الوصف |
ذكر المسمى الوظيفي |
بعد تحية المدير، اذكر مسماه الوظيفي كاملاً مثل: “سعادة المدير العام/الأستاذ……. مدير …..” |
التقديم الشخصي |
قم بتقديم نفسك ووضعك الحالي في الشركة. |
ذكر الطلب أو الهدف بوضوح |
حدد الهدف أو الغرض من الخطاب بوضوح ودقة. |
توجيه الطلب بشكل مهني |
يجب أن يكون الطلب موجهًا بشكل مهني مع التركيز على أن الحل المقترح أو الطلب يخدم أهداف الشركة. |
تقديم حلول أو اقتراحات |
إذا كان الموضوع يتطلب حلًا أو تحسينًا، يمكنك اقتراح بعض الحلول أو تقديم أفكار عملية. |
شكر على الوقت والاهتمام |
ختم الرسالة بشكر المدير على وقته واهتمامه. |
إعداد خطاب رسمي باللغة الإنجليزية، من المهم اتباع هيكل رسمي مع مراعاة اللغة المناسبة واللباقة. إليك الخطوات الأساسية لكتابة خطاب رسمي باللغة الانجليزية:
استخدم تحية رسمية مثل “Dear Mr./Ms. [Last Name]”، أو إذا كنت لا تعرف اسم المستلم “Dear Sir/Madam,”.
قدم نفسك باختصار ووضح الغرض من الخطاب مباشرةً.
اشرح موضوعك أو طلبك بوضوح وبالتفصيل، مع التركيز على المعلومات الهامة أو الطلبات التي تود توضيحها.
اختتم الخطاب بشكر الجهة المعنية أو التعبير عن تطلعاتك للرد مثل “I look forward to your response” أو “Thank you for your time and consideration.”
استخدم عبارة ختامية مثل “Sincerely,” أو “Yours faithfully,” تليها توقيعك واسمك الكامل.
بعد الاطلاع على خطوات كتابة خطاب رسمي باللغة الإنجليزية إليكم نموذج جاهز:
Your Address Your Street Address Date Recipient’s Name = [Company/Organization Name] [Street Address] [City, Postal Code] [Country] Dear Mr./Ms. [Last Name], I hope this letter finds you well. My name is [Your Name], and I am writing to express my interest in the [Job Title] position that was recently advertised by your organization. I hold a degree in [Your Degree] from [Your University], majoring in [Your Major], and I believe that my skills and experience make me an ideal candidate for this role. I am eager to contribute to your team and bring my expertise in [mention relevant skills or experience]. I am available to begin work immediately and am confident that I can meet the expectations set for this position. Attached to this letter is my resume, which provides further details of my education and experience. Should you require any additional documentation, please feel free to contact me at [Your Phone Number] or [Your Email Address]. Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to discuss how I can contribute to your organization. Sincerely, Your Name Your Signature |
للمزيد من الخدمات الكتابية الاحترافية تواصلوا معنا
تحديد الجهة المستلمة، توضيح الغرض من الخطاب بوضوح، تقديم الشكر والتقدير، ودعم الطلب بالمستندات اللازمة، واختتام الخطاب بتحية رسمية وتوقيع.
ابدأ بكتابة التحية الرسمية مثل “معالي الوزير”، ثم عرف نفسك بشكل مختصر. حدد الغرض من الخطاب بوضوح مع تقديم التفاصيل الضرورية والداعمة للطلب.
تجنب استخدام اللغة العامية، الابتعاد عن التكرار، والتأكد من الالتزام بالبروتوكولات الرسمية والمراجعة الدقيقة للخطاب قبل إرساله.
موقع معاريض منصة متخصصة تقدم خدمات متعددة في مجال تقديم الخطابات والمعاريض والشكاوى بشكل محترف وفعّال، كما يوفر الموقع خدمات إدارة الحملات الإعلانية عبر مختلف الوسائط الإعلانية، بالإضافة إلى تحسين محركات البحث (سيو), كما يوفر خدمات التصميم بما في ذلك تصميمات السوشيال ميديا والمواد التسويقية الأخرى.
كل الحقوق محفوظة لموقع معاريض © 2024
Powered By
Seegha