يُعدّ خطاب عرض سعر وثيقةً رسميةً تُقدّمها الشركات للعملاء المحتملين، تُوضّح فيها تفاصيل المنتجات أو الخدمات التي تُقدمها، مع أسعارها وشروطها وأحكامها.
ويُمثّل هذا الخطاب أداةً فعّالةً لجذب العملاء وإبرام الصفقات، حيث يُقدّم للعميل معلوماتٍ واضحةً ومُفصّلةً عن العرض المُقدّم، ممّا يُساعده على اتخاذ قراره الشرائيّ بثقةٍ أكبر.
عزيزي القارئ، يمكنك طلب خدمة كتابة عرض سعر أو خدمات كتابية من خلال التواصل معنا عبر الواتساب على الرقم التالي: 0533243424.
جدول المحتويات
خطاب عرض سعر
ما هو خطاب عرض سعر؟
هو خطاب يتم تقديمه من العميل أو الزبون إلى إحدى الشركات، أو إلى عدد من الشركات يطلب منهم تزويده بعرض سعر مناسب للبضاعة المحددة والمذكورة معه، وكلمة عرض السعر تعني أن يتم عرض سعر الشركة المناسب لديها من أجل كسب العميل، والتعامل معه، غير أن عرض السعر لن يكون به السعر فقط، بل يوجد أيضًا الجودة والكمية والشركة المصنعة وتاريخ الانتهاء؛ أي كل التفاصيل التي يحتاجها المُشتري.
وقد يكتب العميل خطاب عرض سعر ويرسله إلى العديد من الشركات المورِّدة والتي ستدعمه في تزويده بالبضاعة المطلوبة، وبعد أن يحصل على نماذج عرض الأسعار التي قدمتها له العديد من الشركات فإنه سوف يختار المناسب له من عدة نواحٍ من حيث السعر والجودة، ولن ينسى أن يضع في الحسبان أيضًا تاريخ الصلاحية للبضاعة التي سيحصل عليها، خصوصًا إذا كانت من المواد الغذائية أو المشروبات، فإن تاريخ الصلاحية يعتبر عاملًا أساسيًّا ومهمًّا في جودة البضاعة.
تقديم عرض سعر
لماذا هذا الخطاب مهم لأصحاب الأعمال؟ لأن التعامل مع الشركات في هذا الأمر لا بد أن يأخذ طابع الروتين لذلك عليك معرفة أهمية هذا الخطاب وكيف يمكنك كتابة نموذج منه.
أهمية خطاب عرض الأسعار:
في الحقيقة لعرض السعر أهمية كبيرة جدًا، وسنذكر بعضًا من تلك الأهمية في الفقرات التالية:
إن عرض السعر يحمي المشتري والبائع من تقلبات الأسعار المفاجئة، ولذك تجد أن نموذج عرض السعر له تاريخ معين، أو له فترة صلاحية معينة ومناسبة فقط، وفي ذلك يكون نموذج عرض السعر بعد تاريخ الانتهاء هذا غير صالح، ويحتاج إلى عرض سعر جديد، في حالة كان هناك أي تغيير في الأسعار.
عندما يقوم البائع بعمل نموذج عرض السعر فإنه يعمل في حسبانه الأشياء الثابتة والمتغيرة، والثابتة هي الأجور والرواتب والإيجارات وغيرها مما هو ثابت لا يتغير، أما المتغير فإنه مثل البضائع ومقدار التغذية المقدمة للعمال، لذلك يجب عليه أن يحرص على حساب ذلك بكل دقة وحساب التكاليف الثابتة والمتغيرة بشكل جيد ودقيق.
يعد معروض عرض سعر قانونيًّا موجبًا على الطرفين، حيث يحتاج كل من الطرف الأول والطرف الثاني فقط إلى الموافقة عليه ليصبح ملزمًا وموجبًا، وبهذا فإن الموافقة من الطرف الثاني وهو المشتري على نموذج عرض السعر الذي قدمه له الطرف الأول وهو البائع يعتبر عقدًا بينهما، وقد يحتاج إليه في أي مسألة قانونية قد تحدث في المستقبل، لذلك فإنه من الضروري جدًّا الاحتفاظ به حتى بعد الانتهاء من عملية البيع والشراء، فربما تكون هناك حاجة إليه.
كما أن معروض عرض سعر يجعل الأمور مرتبة ومنسقة، حيث يتيح لكل من الطرف الأول وهو البائع والطرف الثاني وهو المشتري، في ترتيب أمورهما، وتنسيق ما يحتاجون إلى تنسيقه، فالمشتري يعرف ما له وما عليه، ويستطيع أن يحدد ميزانية المشروع، أو كما يحتاج إلى مبالغ مالية من أجل تجهيز مشروعه، أو شراء البضاعة المناسبة لعمله، وهو يعتبر شيئًا أساسيًّا ومهمًّا في كل هذه الأمور، لذلك كان من الضروري تجهيز خطاب عرض سعر بشكل جيد ومناسب وبما يخدم العميل.
نموذج صيغة عرض سعر
بعد أن تعرفنا على أهمية خطاب عرض سعر يقول أحدكم: ولكن ما هي العناصر التي يجب أن يحتويها خطاب لعرض السعر، ويكف يتم كتابته، فالمشتري يحتاج إلى بعض العناصر التي يراها مهمة بالنسبة له، ويرى أن نموذج عرض السعر يجب أن يكون فيها، لذلك يحدد في خطاب عرض السعر العناصر التي يريدها، ولمعرفة ذلك كله نقرأ السطور التالية:
عناصر مهمة عند كتابة خطاب يُقدم لعرض السعر:
- التاريخ:
وهو عنصر مهم وقوي يجب أن يكون في بداية نموذج عرض السعر، فهو يحدد متى تم عمل عرض السعر، حتى وإن كان عرض السعر عامًّا، وقد تم عمله قبل يوم أو يومين، فإن المشتري لا يقبل بذلك، بل يطلب منهم عمل عرض سعر في اليوم نفسه الذي تم تقديم خطاب عرض سعر إليهم.
- تاريخ صلاحية نموذج عرض السعر:
وهذا أيضًا يعتبر مهمًّا جدًّا للمشتري وللبائع على حدٍّ سواء، وذلك حتى يعرف المشتري كم الفترة المسموح له بدراسة عرض السعر والموافقة عليه قبل انتهائه، وبالنسبة للبائع فإنه يريد أن يدرس تغير السوق بالنسبة للبضاعة التي تم تسجيلها، وفي حالة كان عرض السعر دون تاريخ فإن الأسعار قد تتغير وقد يخسر البائع في بضاعته، لذلك يجب أن يكون تاريخ صلاحية نموذج عرض السعر مسجلًا وبالخط العريض.
- رقم خطاب عرض السعر:
وهذا يرجع إلى المشتري، حيث يساعده في الوصول إليه هذا الخطاب بشكل سريع من خلال رقمه المدرج.
- رقم هوية العميل:
وهذا رقم خاص بالعميل، بحيث يكون مدرجًا في القائمة وفيه كل البيانات الخاصة به، وهي هوية الزبون.
- العنوان:
وهو عنوان العميل نفسه، وفي عنوان المؤسسة التي يعمل فيها، مع تسجيل بيانات التواصل معه، مثل رقم المؤسسة، مع البريد الإلكتروني، وكذلك رقم الفاكس.
عرض السعر للشركات
ما ذكرناه سابقًا في الفقرة السابقة هو عبارة عن كتابة معلومات يجب ذكرها، متعلقة بالعميل، وتعرض السعر من ناحية تاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء، وفي النقاط التالية نذكر العناصر المهمة التي يريدها المشتري من البائع في البضاعة التي يريد الحصول عليها؛ لأنَّ مواصفات البضاعة مع السعر يعد مهمًّا جدًّا بالنسبة للمشتري، وهو أساس عرض السعر، وهذه العناصر هي:
- وصف المنتج:
في هذا العنصر يجب أن يحتوي على وصف بشكل دقيق، حيث يعتمد وصف المنتج على تحديد اسم المنتح مع الحجم، فقد يكون لهذا النوع من المنتجات أحجام مختلفة لذلك من المهم والضروري تحديد ذلك في عرض السعر.
- الشركة المصنعة:
كما نعلم جميعًا فإن الشركات المصنعة في جميع أنحاء العالم أصبحت لا تُحصى، ولذلك فإن تحديد اسم الشركة وبلد المنشأ يعتبر شيئًّا أساسيًّا، حيث يطلب المشتري من البائع تحديد اسم الشركة المصنعة، مع بلد الصنع، من أجل الحصول على المعلومات الضرورية حول جودة المنتج، فجودة المنتج قد يتحدد من قبل الشركة والبلد، فعندما تشتري منتجًا ألمانيًّا من شركة معروفة، لن يكون مثل أن تشتري المنتج نفسه ولكن من شركة صينية فإن الجودة تختلف باختلاف المصنعين.
- الكمية المطلوبة:
يطلب المشتري من البائع الكمية التي يحتاج إليها، كما يطلب منه أن تكون هذه الكمية جاهزة خلال فترة أقصاها كذا، وهذا توضيح للبائع في هذا الأمر، وهل سيكون قادرًا على تجهيز هذه الكمية أم لا، على أن الكمية يجب أن توصف بالوصف المناسب لها: مثلًا كرتون، أو طبق، أو حبة، أو غير ذلك من الوصف المناسب للكمية المحددة لكل صنف.
- الملاحظات:
هذه الخانة قد يحتاج إليها البائع، حيث يمكنه تسجيل فيها ما يناسب من ملاحظات، حيث يستطيع كتابة ما يريد كتابته من ملاحظات، مثلًا: هذا الصنف يجب الدفع فيه فورًا، وهذا، ولا يتم تأجيل المال، أو الحساب بالتقسيط.
- الشروط التوضيحية:
يطلب المشتري من البائع أن يتم تحديد الشروط التي يجب على المشتري أن يلتزم بها، وهذه الشروط تتعلق في طريقة الدفع، وطريقة استلام البضاعة، ومتى المواعيد المناسبة لاستلام البضاعة، وما إلى ذلك من ملاحظات يجب أن يتم فيها تنبيه المشتري عليها.
هذه هي العناصر التي يجب أن تكون مسجلة في نموذج عرض السعر، والتي يتم طلبها بواسطة خطاب عرض سعر، فالعميل يحتاج إلى عرض واضح، يبني عليه خططه، ويوضح فيه كل ما يحتاج إليه من أمور مستقبلية، من ميزانية مالية وغير ذلك.
بعد أن تعرفنا على أهمية خطاب عرض سعر، ثم انتقلنا إلى محتويات خطاب عرض سعر، ننتقل وإياكم للحصول على خطابات تطبيقية حتى يتضح بذلك المقال، ونتعرف على ذلك في الفقرة القادمة.
نموذج خطاب عرض سعر مقاولات
يتم تقديم عرض سعر للمقاولات وذلك من أجل تحديد سعر مناسب لرسم الميزانية المناسبة للعمل الإنشائي، فعرض السعر المناسب يجعل من المشروع أن يُبنى على أساس صحيح من حيث الميزانية، كما أنه يجب على المورد أن يقدم للمشتري أو العمل السعر المناسب والذي يحقق من ورائه الربح القوي له.
يحتوي عرض سعر المقاولات على الآتي:
- بيانات العميل.
- بيانات المورد.
- رقم عرض السعر.
- تاريخ العرض.
- تاريخ وصول واستلام البضاعة المطلوبة.
- البضاعة التي سيتم تجهيزها وتقديمها.
- البضاعة التي لن يتم تجهيزها وتقديمها، لعدم توفرها أو لغير ذلك.
- تحديد جداول الإنجاز ومتى يتم تقديم الخدمة للعميل وفي الوقت المناسب.
- تحديد مكان وتاريخ التوقيع والاتفاق على نموذج خطاب عرض سعر مقاولات.
الأمثلة التطبيقية لخطاب عرض سعر:
المثال الأول:
“بسم الله الرحمن الرحيم
إلى شركة ……………..
حياكم الله تحية طيبة وبعد..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الموضوع/ نموذج خطاب لعرض أسعار المقاولات.
إشارة إلى الموضوع أعلاه فإننا نطلب منكم تزويدنا بعرض سعر مقاولات، لما هو مبين في الجدول المرفق، كما أن الكمية لصنف ……………. هي كبيرة، لذلك نرجو منكم تزودينا بالكمية التي تحت أيديكم ومتى سيتم تزودينا بالكمية المتبقية، وعلى هذا نرجو منكم تقديم عرض سعر مناسب ودقيق.
ويشرفنا التعامل معكم.
مع تمنياتنا لكم بالتوفيق والنجاح.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
المقاول/ …………….
رقم الهاتف/ …………..
عنوان مكتب المقاولات/ ……………..”
مقدمة عرض سعر
“بسم الله الرحمن الرحيم
إلى من يهمه الأمر
الموضوع/ خطاب عرض سعر.
بالإشارة إلى الموضوع أعلاه فإننا نطلب منكم تزودينا بمنتج ………….. الكمية …………… التابع للشركة المصنعة ………… في البلد ………… تاريخ صلاحية المنتج ……………
غير أننا في حاجة ماسة لهذه الكمية من هذا المنتج وبالمواصفات المحددة في فترة أقصاها …………….
وعليه نرجو منكم التقديم بنموذج عرض سعر مناسب ومقبول.
وتقبلوا خالص التحيات.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
اسم الشركة ………..
رقم هاتف الشركة للتواصل …………
موقع الشركة ……………
الختم ……………”
اقرأ أيضًا: الخطوات المثالية لكتابة خطابات شركات
أهم الأسئلة الشائعة حول خطاب عرض سعر:
1. ما هو خطاب عرض السعر؟
خطاب عرض السعر هو وثيقة رسمية تقدمها الشركات للعملاء المحتملين،
تشرح فيها تفاصيل المنتجات أو الخدمات التي تقدمها، مع أسعارها وشروطها وأحكامها.
2. ما هي فوائد استخدام خطاب عرض السعر؟
جذب العملاء: يُقدم خطاب عرض السعر معلومات واضحة ومُفصّلة عن العرض المُقدّم، مما يُساعد على جذب انتباه العملاء المحتملين.
إبرام الصفقات: يُشجّع خطاب عرض السعر العملاء على اتخاذ قرار الشراء من خلال توضيح قيمة العرض المُقدّم.
تحسين علاقات العملاء: يُساعد خطاب عرض السعر على بناء الثقة مع العملاء من خلال تقديم معلومات صادقة وشفافة.
3. ما هي العناصر التي يجب أن يتضمنها خطاب عرض السعر؟
بيانات المرسل والمرسل إليه: اسم الشركة وعنوانها وبيانات الاتصال بها، و اسم العميل وعنوانه وبيانات الاتصال به.
تاريخ إصدار العرض و رقمه: تاريخ كتابة خطاب عرض السعر ورقم يُستخدم لتحديد العرض المُقدّم.
عنوان العرض: عنوانٌ يُلخّص محتوى عرض السعر.
مقدمة: مقدمةٌ تُعرّف بالشركة ومنتجاتها أو خدماتها.
وصف المنتجات أو الخدمات: شرحٌ مُفصّلٌ للمنتجات أو الخدمات التي تُقدمها الشركة، مع إبراز ميزاتها وفوائدها.
الأسعار: أسعار المنتجات أو الخدمات، مع توضيح أيّ رسومٍ أو ضرائب إضافيةٍ.
شروط الدفع: شروط الدفع المُتاحة، مثل تاريخ الاستحقاق وطرق الدفع.
شروط وأحكام: شروط وأحكام العرض، مثل سياسة الاسترجاع والتأمين.
ختام: ختامٌ يُشجّع العميل على التواصل مع الشركة لمزيد من المعلومات أو لإبرام الصفقة.
توقيع: توقيع مُمثّل الشركة.
4. ما هي النصائح لكتابة خطاب عرض سعر فعّال؟
استخدم لغةً واضحةً ومُوجزةً: يجب أن يكون خطاب عرض السعر سهل الفهم من قبل العميل، دون استخدام لغةٍ تقنيةٍ مُعقّدةٍ.
ركز على ميزات وفوائد منتجاتك أو خدماتك: أبرز ما يُميّز منتجاتك أو خدماتك عن منتجات وخدمات المُنافسين.
استخدم عروضًا جذابةً: قدّم عروضًا جذابةً لجذب انتباه العملاء، مثل الخصومات أو العروض المُحدّدة بوقتٍ مُعيّنٍ.
ادعُ إلى اتخاذ إجراء: شجّع العميل على التواصل معك لمزيد من المعلومات أو لإبرام الصفقة.
تأكد من صحة المعلومات: تأكد من صحة جميع المعلومات الواردة في خطاب عرض السعر، بما في ذلك الأسعار وشروط الدفع وشروط وأحكام.
احرص على التصميم الجذاب: استخدم تصميمًا جذابًا لخطاب عرض السعر يُساعد على جذب انتباه العميل وجعله يُقرؤه باهتمام.
5. متى يجب استخدام خطاب عرض السعر؟
يُمكن استخدام خطاب عرض السعر في مختلف المواقف، مثل:
- عند تقديم عرضٍ لعميلٍ جديدٍ.
- عند الرد على استفسار من عميلٍ محتملٍ.
- عند الترويج لمنتجٍ أو خدمةٍ جديدةٍ.
- عند تقديم عرضٍ خاصٍّ أو مُحدّدٍ بوقتٍ مُعيّنٍ.
بهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية حديثنا لهذا اليوم خطاب عرض سعر قدمناه لكم بطريقتنا المميزة والمتألقة، مع ذكر المعلومات المهمة والمفيدة، على أننا احتوينا الموضوع في أكثر من جوانب، لطلب الخدمة يمكنكم التواصل معنا عبر الواتساب على الرقم التالي: 0533243424.
