الكثير من الشركات قد تحتاج في فترة ما تعيين موظفين جدد وذلك لتدعيم الشركة فيقوم المسؤول عن ذلك بكتابة خطاب طلب احتياج موظفين ففي هذا المقال سوف نتحدث عن طريقة كتابة هذا الخطاب وعن كل ما يتعلق بهذا الموضوع.

يمكنك التواصل معنا لمزيد من النماذج الرسمية المختلفة، وأفضل طرق الكتابة بشتي أنواعها عبر الواتس التالي: 0533243424

كتابة خطاب طلب احتياج موظفين

في النقاط التالية سنتعرف سويًا على طريقة كتابة خطاب طلب احتياج موظفين بشكل رسمي ومنسق:

  • تعتبر الخطابات الادارية والرسمية وأيضاً التقارير التي يتم كتابتها هي واحده من المهارات و التي يلزم على الموظفين في كافة المؤسسات العامة إتقانها بشكل جيد.
  • كما أنه من الواجب أيضاً على جميع الأشخاص العاملين في أي من القطاعات الخاصة إتقان كتابة هذه الخطابات الرسمية.
  • بجب إتقان هؤلاء الموظفين لتلك الخطابات وذلك لأن أي عمل إداري يتطلب التنسيق وأيضاً التنظيم الدائم في جميع المهام التي يتم اسنادها إليه.
  • بالإضافة إلى مواكبة كافة التطورات المستمرة والكبيرة و التي يلجأ إليها القطاع الخاص في هذا العصر.
  • كما أن كتابة كلا من الكتب الإدارية وأيضاً الرسمية أصبح إتقانها معيار مهم جدًا حيث يتم من خلالها الحكم على معيار كفاءة كل موظف أو عامل في جميع القطاعات المختلفة والوظيفية.
  • كما يضاف إلى هؤلاء العاملين أيضاً جميع الأشخاص الذين يبحثون عن عمل فكتابة تلك الكتب يمكنها تحديد معيار التشبع المهني لهؤلاء الباحثين عن الوظائف الإدارية.
  • كما يمكنها أيضاً أن تحدد للأشخاص الباحثين عن عمل الإدراك التام للأهمية المحددة لتلك المخاطبات وذلك في عملية تسيير كافة أمور هذا العمل بالإضافة إلى نجاحه.
  • يمكن تقسيم المراسلات الخاصة بالإدارة إلى العديد من الأنواع المختلفة وذلك تبعًا للغاية منها وأيضاً موضوعها و الجهة المحددة أو الجهة الإدارية و التي يتم إرسال الخطاب لها.
  • وهذه المراسلات قد تحتاج إلى بعض من الضوابط وأيضاً القواعد العامة التي يلزم على أي إداري أن يتقيد بهذه الضوابط واتباعها حيث يستطيع تقديم الطلب الإداري بشكل صحيح وذلك حسب كلًا من القواعد والأصول.
  • بالإضافة إلى أنه يجب أن يكون هناك تراسل إداري بين جميع المؤسسات وأيضاً العاملين والموظفين بها وأيضاً يكون هناك تراسل بين الإدارات وجميع الموظفين، أو يكون هذا التراسل بين الموظفين و المؤسسة التي يكون هناك تعامل بينهم.

القواعد العامة لكتابة طلب إداري

و التي تتمثل في النِّقَاط التالية:

أولاً: يتم مراعاة التسلسل الإداري أو السلم الوظيفي

  • وذلك بمعنى أنه يلزم أولًا تقديم الخطاب وتوجيهه للسلطة الإدارية الأولى في هذه المؤسسة ولكن يشترط أن يمر الخطاب عبر المؤسسات وأيضاً الإدارات الوسيطة معها.
  • بعد ذلك يتم مراسلة القسم أو يتم مراسلة الجهة الموجه لها ذلك الخطاب وذلك كأن يتم ذكر لقب معين مثل السيد الوزير أو ذكر الإدارات الوسيطة وذلك تنازليًا.
  • كما يتم بعد ذلك كتابة كافة الجهات التي يمكن للرسالة أو الخطاب المرور عليها أو كافة الأقسام الفرعية وذلك تصاعديًا.

ثانياً: يتم كتابة الاسم المعنوي

  • يتم توجيه الطلب الخاص بالإدارة إلى الشخص المسؤول عن ذلك والمعني أيضاً بصفته الرسمية والإدارية.
  • يتم ذلك دون اللجوء إلى كتابة الاسم الشخصي لهذا المسؤول ويكون ذلك على سبيل المثال كقولنا السيد رئيس شؤون العاملين دون ذكر اللقب أو حتى الاسم.
  • عندما يتم ذكر لقب أو اسم هذا المسؤول الإداري فذلك يؤدي إلى نزع الصفة الأساسية والرسمية في تلك المراسلات.

ثالثاً: الأفضل ابتداء الخطاب بالحمد وأيضاً البسملة

  • يتم البَدْء في الخطاب بالحمد و البسملة وذلك ليكون هناك انسجام مع كافة مبادئ الإسلام وذلك في المعاملات بصورة عامه.
  • عند كتابة الحمد والبسملة في بداية الخطاب يفضل أن تتوسط الصفحة من أعلى.

رابعاً: توضيح خط الطلب

  • يجب أن يكون الخط الذي يتم كتابة الخطاب به مفهوم وواضح وأيضاً صحيح من الناحية الإملائية والصياغة وأيضاً البناء الجيد للجمل.

خامساً: الترويسة أو ما يقصد بها رأس الطلب

  • يتم كتابة رأس هذا الطلب الإداري والرسمي في الجهة اليمنى للصفحة من أعلى وذلك في حالة كانت الجهة التي يتم إرسال الخطاب لها شخصية أو إدارية.

سادساً: صيغة تاريخ الطلب

  • عند كتابة التاريخ فانه يفضل كتابته بالصيغة الميلادية وأيضاً الصيغة الهجرية.

سابعاً: تحديد تاريخ ومكان الإرسال

  • يلزم تحديد مكان وأيضاً التاريخ الذي تم الإرسال له وذلك في الجهة اليسرى للصفحة الأساسية والرئيسية من أعلى.

ثامناً: معرفة الشخص المرسل إليه

  • يجب تحديد الشخص الذي يتم الإرسال إليه بالإضافة إلى ذكر كافة الإدارات أو حتى الأقسام و التي يمكن للرسالة المرور عليها.

تاسعاً: وجود دِقَّة عند كتابة الموضوع والمتعلق بطلب هذه الإدارات

  • يلزم مراعاة التركيز والدقة وأيضاً الوضوح عند كتابة هذا الموضوع حتى نستطيع توصيل المغزى أو الفكرة الأساسية من هذا الطلب وذلك بصياغة وصورة متقنة وعبارات تم اختصارها.
  • مما سبق يؤكد على إنه يلزم أن يكون هذا الطلب الإداري في أي مره من المرات لا يشمل إلا طلب واحد لا اكثر.

عاشراً: تدوين المراجع والوثائق والمستندات

  • يتم تقييد جميع المستندات والمراجع وأيضاً الوثائق و التي يمكننا الرجوع إليها عندما يتم تقديم هذا الطلب.
  • يجب تدوين كل هذه المراجع وذلك تحت عنوان مراجع الطلب أو الموضوع ويكون ذلك في الصفحة من اسفل.

يمكنك الاطلاع على: صيغة شكوي لحقوق الإنسان.

أنماط كتابة خطاب طلب احتياج موظفين

تتمثل الأنماط الداخلية المختلفة لكتابة خطاب طلب احتياج موظفين في النِّقَاط التالية:-

كتابة التحية بأسلوب راقي

يلزم تقديم التحية وذلك بطريقة مهذبة وراقية ورسمية وذلك عند انتهاء كتابة كلًا من مقدمة الطلب والموضوع.

توضيح شخصية كاتب الخطاب

يتم توضيح شخصية كاتب هذه الرسالة إذا كانت بطابع شخصي “فردي” فمن المعروف انه لا يمكن كتابة أي طلب إداري بصورة جماعية.

تحديد الأوراق المطلوبة

الالتزام بحجم كافة الأوراق التي يتم تقديمها في أي من المعاملات الإدارية الرسمية كما أنه يتم تحديد هذه الأوراق باللون الأبيض.

يجب مراعاة قواعد وضوابط الصياغة الصحيحة

  1. يجب أن تمتاز بالبساطة وأيضاً الوضوح التام.
  2. يلزم أن يكون هناك شفافية عند الطرح.
  3. يجب أن يراعي الأسلوب والطريقة الإدارية الجيدة والصحيحة.
  4. كما يتم عمل ثلاث نسخ من هذا الطلب الإداري ويتم توزيعها كما يأتي:
  • نسخة تظل مع الشخص وتكون هذه النسخة حاملة لتاريخ الإرسال وأيضاً رقمه.
  • ونسخة للرئيس بشكل مباشر لكي يحتفظ بها.
  • يتم إرسال الطلب الأصلي بالإضافة إلى نسخة أخرى وذلك للجهة المحددة.

ختام الرسالة أو الطلب

  • يتم ختام هذا الطلب بكلمة واحدة فقط وهي السلام وكذلك كتابة عبارات خاصة بالشكر و عبارات للمجاملات.

التأكد من توقيع كافة النسخ

  • يجب التأكيد على كافة النسخ التي تم استخراجها بأنها موقعة من قبل ذلك الشخص الذي قام بتقديم هذا الطلب.
  • التوقيع على هذه النسخ يكون عن طريق كتابة كلًا من الكنية والاسم كما يتم التوقيع أيضاً من قبل تلك الجهة و التي يتم في أثناء رفع الطلب لجهات الإدارة الأخرى.

وضع خانة المرفقات في نهاية الطلب

يتم إرفاق جميع المستندات والوثائق و التي يمكن من خلالها خدمة قَبُول هذا الطلب ويتم وضعها في خانة مخصصة لها في نهاية الصفحة وتسمى هذه الخانة بالمرفقات.

وبذلك نكون قد انتهينا من كتابة هذا المقال و الذي تحدثنا فيه عن تقديم خطاب طلب احتياج موظفين وعن كل ما يتعلق بهذا الموضوع وفي نهاية هذا المقال أتمنى أن يكون قد أفادكم ونال إعجابكم.

ولمزيد من التوضيح والمعلومات تواصل معنا عبر رَقَم الواتس التالي: 0533243424