توجيه خطاب رسمي يتطلب فهمًا دقيقًا للسياق والمغزى.

في هذا المقال، سنستكشف كتابة وتوجيه خطاب رسمي، مسلطين الضوء على خطوات الكتابة ونماذج تطبيقية.

للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء تواصلوا معنا

دليل أنواع الخطابات الرسمية وتوجيه خطاب رسمي

أسباب كتابة وتوجيه خطاب رسمي

توجيه خطاب رسمي يعتبر عملية لها دوافع وأسباب متعددة ترتبط بالاحترافية والاحترام في المجتمع.

إليك بعض الأسباب الرئيسية لكتابة وتوجيه خطاب رسمي:

  • لتوثيق المعلومات أو القرارات بشكل رسمي ومهني.
  • لتقديم الشكر لشخص أو مؤسسة على جهودهم أو مساهماتهم.
  • للتواصل بشأن استفسارات أو طلبات معينة.
  • لتقديم ملاحظات أو شكاوى بطريقة رسمية.
  • لطرح أفكار أو حلول لتحسين الأوضاع أو العمليات.
  • لدعوة الأشخاص لحضور اجتماع أو فعالية معينة.

خطوات كتابة وتوجيه خطاب رسمي

كتابة وتوجيه خطاب رسمي يتطلب تتبع خطوات مدروسة لضمان الاحترافية والفعالية.

إليك الخطوات الرئيسية:

التحضير والتخطيط:

 قبل البدء في كتابة الخطاب، حدد الهدف منه والجمهور المستهدف  واجمع المعلومات الضرورية.

موضوع واضح:

 اختر عنوانًا يعكس محتوى الخطاب بشكل واضح وجذاب، ويجب أن يكون الموضوع ملخصًا للفكرة الرئيسية.

كتابة المقدمة:

 ابدأ بمقدمة تلخص الغرض من الخطاب وتلفت انتباه المتلقي.

تحديد النقاط الرئيسية:

 حدد النقاط الرئيسية التي تريد تناولها في الخطاب، ويفضل ترتيبها بتسلسل منطقي لتسهيل فهم المتلقي.

التفصيل والشرح:

 قدم تفاصيل محددة تعزز الفهم وتدعم النقاط الرئيسية.

الختم الرسمي:

 اختم الخطاب بشكل رسمي يتضمن شكرك وتوقيعك 

التذييل:

 قم بتذييل الخطاب بمعلوماتك الشخصية للتواصل.

ستفيدك المقالات التالية:

نصائح عند كتابة وتوجيه خطاب رسمي

عند كتابة وتوجيه خطاب رسمي، هنا بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في تحقيق الاحترافية والتأثير، كالآتي:

  • قدم الأفكار بتسلسل منطقي يجعل القارئ يتبع التدرج بسهولة.
  • تجنب استخدام لغة عامية أو غير رسمية.
  • عند تقديم معلومات، تحقق من دقتها وصحتها قبل تضمينها في الخطاب.
  • تجنب استخدام كلمات غامضة واختر كلمات بسيطة وواضحة للتواصل بشكل فعال.
  • تجنب تكرار الفعل والكلمات بشكل زائد.
  • لا تكتب الخطاب بسرعة دون التفكير الجيد واختر كلماتك بعناية وافحص الهيئة والنحو.
  • لا تنجرف في الأسلوب العاطفي الزائد وحافظ على الاحترافية والتوازن في التعبير.
  • قبل إرسال الخطاب، قم بمراجعة نهائية وتأكد من أن جميع العناصر متواجدة والرسالة واضحة.
  • افحص الخطاب بعناية لضمان خلوه من الأخطاء اللغوية أو التهميش.
نصائح عند كتابة وتوجيه خطاب رسمي
نصائح عند كتابة وتوجيه خطاب رسمي

أنواع الخطابات الرسمية

تستخدم الخطابات الرسمية في العديد من المجالات، سواء كانت تجارية أو حكومية، وتتنوع هذه الخطابات حسب الغرض منها، إليك بعض أهم أنواعها:

1. خطاب الشكر والتقدير:

يُستخدم  خطاب الشكر والتقدير للتعبير عن الامتنان والاعتراف بالجهود المبذولة من شخص أو مؤسسة.

2. خطاب الطلب:

يُستخدم خطاب الطلب لتقديم طلب للحصول على شيء معين، سواء كان معلومات أو خدمة أو استرحام أو منتج.

3. خطاب الرد:

يُستخدم  للرد على خطاب، سواء كان طلبًا أو شكوى أو دعوة.

4. خطاب التهنئة:

يُستخدم خطاب التهنئة للتعبير عن التهنئة بمناسبة معينة، مثل الترقية أو النجاح أو الزواج.

5. خطاب الشكوى:

يُستخدم خطاب الشكوى للتعبير عن عدم الرضا عن منتج أو خدمة معينة أو الشكوي من شئ معين، وطلب حل للمشكلة.

6. خطاب الاستقالة:

يُستخدم للإبلاغ جهة العمل برغبة الموظف في ترك العمل.

7. خطاب الدعوة:

يُستخدم لدعوة شخص أو مجموعة من الأشخاص لحضور مناسبة معينة.          

8. خطاب التقديم:

يُستخدم لتقديم عرض أو اقتراح لمنتج أو خدمة معينة.

9. خطاب الاسترحام:

يُستخدم لطلب مساعدة مالية أو تمديد مهلة أو تخفيف عبء أو تسديد قرض.

10.خطاب طلب منحة:

يُستخدم لطلب دعم مالي أو منحة أرض لتمويل مشروع أو دراسة أو بحث.

نموذج خطاب رسمي

بعد الاطلاع على الخطوات والنصائح لكتابة خطاب رسمي وتوجيهه اطلع على النموذج التالي:

الاسم/

العنوان/

رقم الهاتف/

البريد الإلكتروني/

التاريخ/

إلى السيد/السيدة

[اسم الجهة الحكومية]

[العنوان الكامل للجهة]

تحية طيبة وبعد،

الموضوع:……………………………

أود من خلال هذا الخطاب أن أقدم لسيادتكم (شرح مختصر للموضوع). أكتب إليكم بشأن (تفاصيل الموضوع/الطلب)، حيث (شرح التفاصيل والحقائق المتعلقة بالموضوع).

أرجو من سيادتكم النظر في هذا الطلب بعين الاعتبار واتخاذ الإجراءات اللازمة. إني على ثقة بقدرتكم على حل هذه المشكلة/تلبية هذا الطلب في أسرع وقت ممكن.

في الختام، أشكر لكم حسن تعاونكم واهتمامكم، وأتطلع إلى ردكم الكريم في أقرب فرصة.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.

الاسم/

التوقيع/

الصفة/المنصب/

ستفيدك المقالات التالي:

للمزيد من خدمات معاريض الكتابية تواصلوا معنا

دليل أنواع الخطابات الرسمية وتوجيه خطاب رسمي

أهم الأسئلة الشائعة

ما هي أهم أنواع الخطابات الرسمية؟

خطاب الشكر، خطاب الطلب، خطاب الشكوى، خطاب الاستقالة، خطاب الطلب، خطاب استرحام، خطاب استقالة، وغيرها.

كيف يمكنني تحسين أسلوب كتابة الخطابات الرسمية؟

من خلال اتباع تسلسل منطقي، تحديد الموضوع باختصار، استخدام لغة رسمية واضحة، ومراجعة النص لتجنب الأخطاء اللغوية والإملائية.

ما هي العناصر الأساسية في خطاب رسمي؟

تتضمن المقدمة، الموضوع، صلب الموضوع، الخاتمة، والتذييل.

ما أهمية توجيه خطاب رسمي؟

يساعد في توثيق المعلومات، تعزيز العلاقات، والتعبير عن الاحترام في التواصل.