تعرف على كيفية تنسيق خطاب رسمي باحترافية

تنسيق الخطابات الرسمية يعتبر أمرًا حيويًا للتواصل الفعّال في عالم الأعمال والحياة الاجتماعية.

يعكس الخطاب الرسمي ليس فقط الشخصية والمهنية للكاتب ولكن أيضًا يتسم بالأهمية القصوى في السياق الثقافي العربي.

في هذا المقال، سنستكشف كيفية تنسيق خطاب رسمي بشكل صحيح لضمان التأثير والجاذبية.

للحصول على خدمات كتابة الخطابات على أيدي نخبة من الخبراء تواصلوا معنا

 

---

خطوات تنسيق خطاب رسمي

إليك أهم خطوات تنسيق خطاب رسمي بشكل فعّال:

تحديد الهدف الرئيسي	في البداية، حدد الهدف الرئيسي للخطاب.
استخدم خط واضح عند التنسيق	عند تنسيق الخطاب استخدم خط سهل للقراءة مثل  Calibri Light Arial  Times New Roman
تحديد الجهة المستهدفة	حد الجهة المستهدفة ثم ألقِ التحية الرسمية المناسبة.
المقدمة	اكتب مقدمة واضحة ومباشرة تلفت الانتباه، وسبب كتابة الخطاب.
الجسم الرئيسي	قدم الأفكار بتسلسل واعرض الموضوع بذكر التفاصيل اللازمة.
الختام	قم بشكر الجهة المستهدفة على وقتها مع الإشارة بأنك تنتظر ردها.
التوقيع والتذييل	في بالتوقيع في نهاية الخطاب مع تذييله بمعلوماتك الشخصية للتواصل.

مزيد من المقالات:

• نموذج خطاب رسمي جاهز
• نص خطاب رسمي
• خطاب رسمي للجامعة

نصائح عند تنسيق خطاب رسمي

إليك بعض النصائح الهامة عند تنسيق خطاب رسمي:

• ابدأ بتحديد هوامش متساوية واستخدم خطًا سهل القراءة .
•  استخدم فقرات قصيرة وواضحة، وتجنب الفقرات الطويلة المعقدة.
• تجنب المصطلحات غير الرسمية وعبارات العاطفة، وركز على الوضوح والدقة.
•  اقرأ الخطاب عدة مرات للتأكد من عدم وجود أخطاء لغوية أو إملائية.

أخطاء شائعة عند تنسيق خطاب رسمي

إليك بعض الأخطاء الشائعة التي يمكن تجنبها عند تنسيق خطاب رسمي:

• استخدام حجم خط غير مناسب.
• تجاهل ترويسة أو هوامش الصفحة.
• عدم ذكر اسم المستلم بشكل صحيح.
• استخدام لغة غير رسمية أو غير مناسبة.
• عدم تنظيم المحتوى في فقرات واضحة.
• إغفال معلومات الاتصال الخاصة بالمرسل.
• عدم تضمين عنوان الموضوع.
• عدم مراجعة الخطاب قبل الإرسال.
• عدم ترك مساحة كافية للتوقيع.

أجزاء تنسيق الخطاب الرسمي

إليك الأجزاء الأساسية لتنسيق الخطاب الرسمي:

المقدمة: تحديد بيانات المستلم يعكس احترامك للمستلم واهتمامك بالتفاصيل. يساعد أيضًا في توجيه الخطاب بشكل صحيح. تتضمن المقدمة: بيانات المستلم،  اسم المستلم،  وظيفته،  اسم الشركة المستلمة،  عنوان الشركة.

جسم الخطاب: يتضمن هذا الجزء شرحًا مفصلًا للنقاط الأساسية، ويقسم إلى فقرات.  هذا يسهل على القارئ استيعاب المعلومات. إذا كان هناك حاجة لإثبات نقطة معينة، يُفضل تقديم أدلة أو أمثلة تدعم المحتوى.  يمكن أن تتضمن هذه الأدلة بيانات، إحصائيات، أو أمثلة عملية. يجب تنظيم الأفكار بشكل يتبع تسلسل منطقي، يمكن أن يكون ذلك تسلسلًا زمنيًا، أو هيكليًا حسب الأهمية.

الخاتمة  بعد عرض جميع التفاصيل، يجب إنهاء جسم الخطاب بتلخيص سريع للنقاط الرئيسية، يساعد هذا على تذكير المستلم بالمعلومات المهمة. يُفضل إنهاء الجسم بدعوة للمستلم للقيام بإجراء معين، مثل الرد على الخطاب، أو اتخاذ قرار معين.

تنسيق خطاب رسمي وورد

 

---

للمزيد من الخدمات الكتابية الاحترافية من معاريض تواصل معنا

أهم الأسئلة الشائعة:

كيف أكتب خطابات رسمية؟

اتبع الخطوات التالية: اكتب البسملة، وبيانات المستلم، ثم قدم مقدمة واضحة توضح الغرض من الخطاب، تليها محتوى منظم يدعم النقاط الأساسية، واختتم بدعوة للإجراء والتوقيع.

كيف يتم تنسيق الكتابة في الوورد؟

استخدم أدوات التنسيق مثل تغيير نوع الخط، الحجم، والمحاذاة من شريط الأدوات، واستخدم الفقرات لتحديد المسافات والتباعد بين الأسطر، بالإضافة إلى إدراج الترويسات والتذييلات.

كيفية كتابة طلب رسمي؟

ابدأ بتحديد المرسل والمستلم، ثم اكتب التاريخ وترويسة واضحة، ابدأ الطلب بمقدمة توضح الغرض، ثم قدم تفاصيل الطلب، واختم بتوجيه الشكر وتوقيعك.